Онлайн-закупки на примере Концерна Хлибпром и SmartTender.biz
На правах рекламы
В 2017 году объемы производства хлеба, хлебобулочных и мучных изделий в Украине сократились на 2,7 п. п. по отношению к 2016 году. В 2017 году объем реализованной продукции данной категории составил 30669,5 млн грн. Соответственно, несколько сократилось и потребление мучных изделий. Эксперты связывают такую тенденцию с демографической и экологической ситуацией в государстве.
По данным ритейл-аудита Nielsen, средние ежемесячные расходы украинцев на продукты питания и товары повседневного спроса значительно ниже затрат жителей стран Европы. Так, киевские семьи тратят на продукты питания 3140 грн / мес. (58% месячного заработка). Для сравнения, в Минске - 192 евро, в Варшаве -178, в Вильнюсе - 231 евро. В структуре питания украинцев хлебобулочные изделия все еще занимают одно из первых мест. Именно поэтому производство качественных мучных изделий является важной составляющей промышленного производства Украины.
Один из лидеров на рынке украинского хлеба - ЧАО "Концерн Хлибпром" ежедневно производит около 300 тонн хлебобулочной продукции. Для обеспечения таких объемов производства необходима отлаженная система управления финансовыми потоками, запасами и процессом закупок. Мы пообщались с Татьяной Сорокой, начальником Управления снабжения ЧАО "Концерн Хлибпром", по внедрению новых технологий компании через переход на онлайн-закупки в сотрудничестве с площадкой SmartTender.biz.
Татьяна, скажите, пожалуйста, как давно на рынке работает "Концерн Хлибпром" и когда началось сотрудничество с площадкой SmartTender.biz?
Хлибпром на украинском рынке - 15 лет. Концерн основан на базе двух производственных предприятий: "Львовский хлебозавод №5" и "Винницахлеб". Сосредоточенное в двух областях производство дает возможность обеспечивать широкую географию сбыта, которая не ограничивается исключительно этими регионами, но и смежными областями Украины и сбытом на экспорт. Для обеспечения бесперебойной работы производства важно эффективно управлять запасами и процессом закупок, расширяя пул надежных поставщиков сырья. Именно поэтому для "Концерн Хлибпром" вопрос прозрачных процессов закупок всегда актуален.
В 2013 году было принято решение централизовать все цепи закупок концерна. Реализовать это без электронного инструмента было невозможно, поэтому возникла необходимость в поиске электронной площадки для осуществления закупок.
Так мы и наладили сотрудничество со специалистами площадки SmartTender.biz, которые помогли нам усовершенствовать процесс закупок, учитывая особенность нашего направления деятельности.
Насколько для Вашей компании важно иметь эффективное управление запасами и закупками? Как закупки организовывались до внедрения решений от SmartTender.biz?
ЧАО "Концерн Хлибпром" - это одно из крупнейших предприятий украинского рынка хлеба. В состав хлебпрома входит семь перерабатывающих предприятий: 5 заводов и 2 мельницы. Такая структура компании требует эффективного управления процессом закупок.
Управление запасами по умолчанию является важной частью работы каждого производственного предприятия, поскольку влияет на финансовые показатели компании. Например, на концерне разработаны оптимальные и страховые запасы каждой из групп товаров. Это позволяет обеспечить бесперебойное производство продукции и избежать "замораживания средств" компании.
К моменту внедрения электронной площадки SmartTender.biz процесс закупки занимал много времени. В зависимости от вида закупки и, несмотря на то, что все этапы проведения тендеров осуществлялись механическим способом, этот процесс мог длиться от 3 до 14 дней. Процесс включал несколько этапов: определение потребности в закупке товара, работ или услуг; написание заявки на участие в тендере, направления ее контрагентам по электронной почте; приглашение дополнительных участников тендера в телефонном режиме. Далее - сбор предложений, анализ результатов, выбор победителя и ознакомление участников внутренних процессов с результатами тендера.
Сейчас я не могу назвать механическую систему закупок эффективной. Она отнимала слишком много времени на коммуникацию и сбор информации. Точка контроля формирования потребности в закупке увеличивалась на время оформления и проведения закупок, что негативно отражалось на финансовых показателях компании.
Закупки же в онлайн-режиме является удобными и прозрачными для участников тендера или аукциона.
Внедрение электронной площадки как инструмента для осуществления закупок позволило нашей компании не только сократить время на обработку процесса закупок, но и расширить базу поставщиков для создания эффективной конкурентной среды и получить экономию средств.
А как часто Ваша компания объявляет тендеры на площадке?
Каждый день. Ежесуточно ЧАО "Концерн Хлибпром" может разместить до 10 новых тендеров / аукционов по различным категориям товаров. Объемы закупок у нас - весьма значительны.
Насколько широка география поставщиков у Концерна? Большая ли конкуренция между участниками тендеров? Вам есть, из кого выбирать?
География поставщиков не ограничивается локальными контрагентами, а охватывает всю Украину, а также зарубежье. Расширить базу поставщиков и создать эффективную конкурентную среду нам помогла компания SmartTender.biz, которая имеет достаточно большой спектр поставщиков в различных сферах.
Какие ИТ-решения внедрили эксперты SmartTender.biz для ЧАО "Концерн Хлибпром"?
Специалисты SmartTender.biz разработали для нас шаблон со всеми показателями процесса закупок. Внедрение такого шаблона не только сократило время на обработку результатов тендера, но и помогло устранить ошибки, возникающие из-за влияния человеческого фактора на процесс.
С целью устранения любого воздействия закупщиков на прозрачность проведения тендеров и честной конкуренции, для них был ограничен просмотр процесса закупок. Введен контроль закупок службой безопасности "Концерн Хлибпром" на всех этапах проведения электронного тендера.
На сайте Хлебпром в открытом доступе дублируется актуальный перечень всех действующих тендеров Концерна. Это позволяет новым контрагентам видеть все торги и принимать в них участие.
Кроме того, мы смогли ускорить время согласования тендеров с помощью электронного продукта "Bitrix". Внедрение этого решения позволило перейти от бумажного вида согласования тендеров к электронному и, соответственно, существенно ускорить принятие финальных решений о проведенных тендеров.
Специалисты площадки внедрили также для вас решение "приведённая стоимость". Чем оно полезно для "Концерн Хлибпром"?
Любой бизнес нуждается в финансах как на развитие, так и на решение текущих задач. Сейчас реализация хлебобулочных изделий осуществляется на условиях последующей оплаты с отсрочкой платежа. Во избежание дефицита средств есть необходимость осуществлять закупку на таких же условиях оплаты. Это позволяет экономить средства внутри компании от времени фактической поставки товара до момента фактической оплаты контрагенту.
То есть, при равных коммерческих предложениях, выгодным будет предложение того поставщика, который предложит больше отсрочки платежа для нас как организаторов тендера. Если условный товар стоит 100 грн у поставщика А и 100 грн у поставщика Б, однако у поставщика А условия оплаты будут 3 дня, а поставщика Б - 30 дней, то предложение последнего для нас будет выгоднее. За этот период мы успеваем отдать сырье в производство, испечь хлеб, реализовать его и собрать деньги на счетах для расчета с поставщиком. Такая система значительно упрощает нашу работу и оптимизирует бюджет компании. Именно поэтому показатель "Приведённая стоимость" является весомым фактором при выборе победителя тендера.
Что последнее вы закупали на площадке? Что закупаете чаще всего? Какова структура закупок?
ЧАО "Концерн Хлибпром" - производитель хлебобулочных изделий. Соответственно, основными категориями, которые мы закупаем является мука и ингредиенты для хлебобулочных изделий. В четвертом квартале 2017 мы централизовали закупки и провели торги через электронную площадку SmartTender.biz на следующие группы товаров: канцтовары, автозапчасти, спецодежда, медикаменты, транспортная тара, моющие и дезинфицирующие средства.
Берет ли "Концерн Хлибпром" участие в закупках на поставку товаров?
Да, с ноября 2017 года и по настоящее время. Мы поставляем наши хлебобулочные изделия в военные части, больницы, ВУЗы, детские сады. Участвуем в тендерах на поставку продукции бюджетным организациям, работающим в регионах нашей деятельности.
Какие у Вас планы по дальнейшему развитию системы закупок? Возможно, внедряете новые решения?
Процесс закупок требует постоянного совершенствования, поэтому "Концерн Хлибпром" не останавливаться на достигнутом. В 2018 году планируем завершить процесс централизации закупок групп товаров, расширить базу поставщиков. Также планируем начать следующий этап автоматизации процесса закупок:
- автоматизированное формирование потребности в закупке;
- автоматизированное формирование заказа на победителя тендера.
