Корпоратив без негатива

Компании подводят итоги уходящего года, премируют отличившихся сотрудников, укрепляют боевой дух коллективов перед следующим рабочим годом. И если веселье сопровождает большинство таких мероприятий, то их эффективность в разных компаниях далеко не всегда на одном уровне. А зависит это как раз от умения правильно провести такое мероприятие.

О том, как должно проводить корпоративные события и чего при этом следует избегать, в интервью корреспонденту BIZ.liga.net рассказала режиссер-постановщик корпоративных событий, директор компании "Gloria Event Management" Наталья Пигулевская.

- Наталья, каковы основные цели корпоративных мероприятий?

- Корпоративы - показатель благосостояния страны. Чем больше праздников – тем выше уровень обеспеченности малого и среднего бизнеса (крупный – никогда или почти никогда не отказывает себе в таких удовольствиях, как корпоративный Новый год). И для того, чтобы новогодний корпоратив не стал просто потраченными на ветер средствами и не отозвался утренней головной болью, нужно соблюсти несколько правил.

Прежде всего, нужна четкая постановка цели. Как правило, цель новогоднего корпоратива – подведение итогов года. Плюс руководство должно показать свою заботу о сотрудниках и/или партнерах. Для того, чтобы хорошо работать – нужно хорошо отдыхать.

Корпоративы – мероприятия в году единичные и от того, как пройдет предновогоднее мероприятие, во многом зависит, как будут чувствовать себя сотрудники компании в течение ближайшего полугодия, какую заинтересованность в себе они почувствуют со стороны руководства.

Мы так же считаем уместным решение на корпоративных мероприятиях объединяющих задач, напоминание ценностей компании, объяснение целей и задач развития на следующий год. Но только в уместной форме - не более 5-10% времени всего мероприятия, чтобы не разрушать ощущение долгожданного праздника. Информационную часть можно выделить в отдельный блок, длительностью не более часа и для него снять отдельный зал по соседству с банкетным.

Основными целями корпоративов могут быть:

- А как часто стоит проводить корпоративные мероприятия?

- Большинство наших клиентов проводят мероприятия 2-4 раза в год. Как правило, это праздничное итоговое новогоднее мероприятие и летний выездной пикник, временами сочетающийся с командообразованием.

Возможны так же осенние командообразующие мероприятия, совмещенные с обучением персонала, либо предварительное подведение итогов года.

Практикуются так же инсентив-туры – корпоративные выезды за рубеж либо по Украине (в бюджетном варианте) – рафтинг (сплав по горным рекам), совместные покорения вершин, и т.д. и т.п., но последние проводятся в случае подготовленного и довольно молодого персонала компании.

Календарь корпоративных мероприятий на год может выглядеть следующим образом:

- Расскажите, в каком формате проведение таких мероприятий наиболее эффективно?

- Командообразующие мероприятия мы рекомендуем делать летом, на природе и открытых площадках, тем более, что в данный момент приспособленных площадок более чем достаточно – загородные рестораны позволяют проводить мероприятия от 50 до 5000 человек.

Для информационных мероприятий необходим качественный зал с хорошей сценой, чтобы была возможность видеть ведущих и руководство компании. Поэтому для таких мероприятий, как правило используются концертные залы, либо залы, где есть возможность разместить всех сотрудников вместе и устроить импровизированную сцену.

Я считаю, что импровизировать с форматом в таких делах бывает довольно опасно. К примеру, одна компания попыталась заказать у нас недавно тим-билдинг на 1 тыс. человек в одном из выставочных центров столицы. Мы считаем проведения такого мероприятия – неэффективным. Однако можно с успехом организовывать различные командообразующие мероприятия на меньшее число людей, используя для этого стандартные залы.

- Какие форматы для корпоративов недопустимы?

- Недопустимы мероприятия, которые понижают ценность человека в глазах компании и в глазах окружающих его сотрудников. Т.е. недопустимо злоупотребление, тем более намеренное, спиртными напитками, (чему, увы, мы не раз были свидетелями), номера и активности, располагающие к проявлению низменных качеств, которые могут привести к отрицательным последствиям, в частности, после завершения мероприятия (к примеру - унижение достоинства других людей, артистов, участников конкурсов, пр.).

Также мы не практикуем на мероприятиях стриптиз, поедание закусок с обнаженных девушек и другие действия, которые, по нашему мнению, не эстетичны, могут оскорбить чье-то достоинство, и переходят этические рамки присутствующих. Мы считаем, что некоторые развлечения – индивидуальны и не вписываются в корпоративную культуру компаний, а также дурно влияют на мотивацию персонала, поскольку могут демонстрировать в людях не лучшие качества, о которых коллегам по работе знать не обязательно.

Очень часто бывают не кстати плохо организованные квесты. Скажем, люди готовились к банкету или торжественному вечеру (к примеру, на Новый год), а вместо этого руководство решило сыграть в командообразование и предложило своим сотрудникам пробежать по заснеженному Киеву в поисках сомнительных "сокровищ". Такие мероприятия, как правило, вызывают только негатив у участников.

Негативную реакцию вызывает и тотальная экономия. Если Вы ощущаете, что компания прилично на Вас заработала за год и при этом к Новому году Вам предлагают выпить водку в плохом ресторане из пластиковых стаканов – думаю, в следующем году Вы исправите это досадное недоразумение, и компания на Вас заработает значительно меньше.

Если по какой-то причине нет возможности организовать солидный корпоратив, то, во-первых, следует сообщить сотрудникам об этой причине, во-вторых – следует подумать над форматом. Ведь если нет денег на посещение хорошего ресторана – возможно, имеет смысл арендовать сторожку в лесу и побаловать сотрудников шашлыками,и подарками ручной работы, которые они сами могут сделать друг другу своими руками, либо организовать в офисе конкурс "Ану-ка, девушки" на приготовление самого новогоднего оливье?

Выход можно найти из любой, даже самой сложной ситуации. Тем более, что то, как выглядят мероприятия, как правило показывает то, как руководство относится к своим сотрудникам. Любит ли оно их, уважает ли их мнения и интересы. И я абсолютно уверена, что заботливому руководству коллектив ответит взаимностью.

- Каков приблизительный сценарий хорошего корпоратива?

- Сценарий – это, в первую очередь, индивидуальная работа, основанная на уникальных потребностях того или иного клиента, того или иного коллектива. Поэтому трудно дать идеальный рецепт. К примеру, если не предполагаются никакие изыски, то схема может быть следующей:

1. Аперитивная часть – гости собираются и пьют легкие напитки, которые снимают напряжение перед началом, общаются.

2. Начало программы – официальная часть – сообщается цель мероприятия и необходимая официальная информация. Тут же может быть премирование лучших, либо сообщение результатов работы компании, и т.д. и .т.п. Эта часть должна быть динамичной, чтобы не понизить настроение аудитории. Мы рекомендуем несколько выступающих и, по возможности, сопровождение аудио-визуальными материалами.

3. Концертно-игровая часть – конкурсы перемежаются с выступлениями артистов. Также вошла в моду активность со стороны сотрудников – многие сотрудники готовы принять участие в концерте либо участвовать в совместных играх и решении командообразующих задач. Такое мероприятие, однако, требует четкой организации и большого опыта стороны организующей стороны.

4. Подведение итогов игровой части, вручение заработанных в играх наград и призов – желательно всегда финализировать мероприятие, о чем сообщить участникам заранее. Таким образом, они будут ждать финала, что удержит многих от чрезмерного употребления алкогольных напитков или раннего отъезда домой.

5. Свободное общение – дискотека. После подведения итогов – хорошо дать возможность людям повеселиться так, как они это видят сами. При этом желательно обеспечить беспрепятственный отъезд с мероприятия для семейных и объявить заранее общий дэдлайн.

В целом, общей формулы хорошего корпоратива не существует. Главное – четко услышать и понять потребности коллектива, а потом четко отразить их в форме мероприятия.

Иногда хорошо бывает устроить опрос пожеланий сотрудников по теме и по форме корпоратива – тогда люди поймут, что к их мнению прислушиваются, что они принимают участие в общественной жизни и могут на нее влиять. Так же можно обсудить готовый сценарий с организационной группой, принимающей участие в подготовке мероприятия.

В любом случае, сценарий корпоратива должен быть составлен четко, исходя из требований и особенностей коллектива, который будет принимать в этом празднике участие.

- В каких случаях лучше провести корпоратив в офисе, а когда на выезде (в ресторане, на природе, за рубежом)?

- Мероприятия в ресторане – как правило торжественные, итоговые (вручение наград, призов, премирование).

Мероприятия на природе – командообразующие, когда есть возможность что-то делать вместе плюс любимый многими традиционный пикник.

Мероприятия за рубежом – как правило, премирование за хорошую работу. Либо для части коллектива, либо по итогам успешной работы (например, после крупной сделки или по хорошим итогам года).

Мероприятие в офисе – незначительные даты, где форма не важна, а важен только факт проведения самого мероприятия. Поздравление сотрудников с 8-м марта, 23 февраля, некруглой датой компании, новогодний вечер в кризис.

- Не секрет, что практически в каждом коллективе есть часть сотрудников, которые хронически избегают корпоративов под разными предлогами. Что делать с ними?

- Найти причины таких действий и устранить их на очередном корпоративе. Например – люди не хотят возвращаться поздно домой – изменить время проведения корпоратива (начать в 11.00 и закончить в 18.00) и организовать хороший транспорт.

А может быть кто-то не согласен с принципами награждения коллег. Тогда можно составить рейтинг награждаемых прямо на корпоративе, либо перед ним с участием несогласных и оповестить всех об этом.

- На кого руководству целесообразно возложить обязанности по организации корпоративов в компании?

- Как правило, внутренние мероприятия, которые так же называются корпоративными (т.е. те, что устраивает "корпорация" сама для себя, для своих сотрудников) организует отдел кадров. Это те люди, которые знаю коллектив компании лучше всего, понимают атмосферу в коллективе в данный момент, а так же цели и задачи по работе с людьми.

Неправильно поручать организацию мероприятий отделу рекламы – их задача вести рекламную политику компании, а не работать с персоналом.

За внешние мероприятия, как правило, отвечают маркетологи и маркетинг-директора.

- Некоторые руководители задумываются, проводить алкогольные или безалкогольные корпоративы. Какой вариант лучше и в чем плюсы и минусы каждого варианта?

- За всю историю существования нашей компании мне довелось видеть только один безалкоголный корпоратив – его проводила компания, большинство сотрудников которой не употребляли алкоголь по религиозным соображениям. Все остальные мероприятия были алкогольными – в той или иной степени.

Опыт показывает – нет смысла бороться с пьянством в коллективе путем каких-либо "драконовских" методов. Поскольку употребление или неупотребление алкоголя – личный выбор каждого сотрудника. Как правило, есть определенный "культурный" уровень компании, который напрямую бывает связан с родом ее деятельности, и именно этот уровень определяет и культуру употребления напитков.

По нашим наблюдениям, много пьют: автосервисные компании, компании, которые на 70% состаоят из "продавцов", логистичесикие и транспортные компании.

Если поставить себе цель влиять на употребление алкоголя сотрудниками компании на корпоративном мероприятии, то бесполезно сокращать количество или существенно менять привычный ассортимент. В этой ситуации вы столкнетесь с тем, что Ваши гости привезут все необходимое с собой, и на самом мероприятии будут думать не о корпоративных ценностях, а о том, где бы достать очередную порцию "живой воды".

Самый лучший способ отвлечь людей от пьянства – это занять их интересным делом. На этом следует построить такое мероприятие.

- А Какие ошибки наиболее распространены или фатальны при проведении корпоратива?

- Во-первых - неправильная оценка целевой аудитории. Зачастую сотрудники попросту не испытывают интереса к мероприятиям, которые собралось провести на корпоративе их руководство. И, по нашим наблюдениям, неудовлетворительній результат от корпоратива в 90% случаев связан именно с этой ошибкой.

Прежде чем планировать мероприятие, следует внимательно изучить сотрудников, их интересы и привычки, а также традиции, устоявшиеся в коллективе.

Руководителю можно рекомендовать заполнить для себя примерно такой опросничек:

Еще одной типичной ошибкой является неправильное распределение функций между организаторами события. К примеру, не стоит поручать составление психологических портретов гостей ивент-агентству, а выбор зала и разработку сценария - HR-департаменту. Ясно, что с этими задачами они справятся лучше в точности до наоборот. Каждый должен заниматься своим делом.

Должна констатировать факт: на сегодняшний день еще одной ошибкой может стать привлечение непроверенных организаторов. Как не воспользовавшись услугами узнать, чего они на самом деле стоят и стоят ли вообще? Можно порекомендовать, во-первых, собрать рекомендации у коллег, пользовавшихся услугами данной организации. Естественно, с учетом того, что с вашей стороны все должно быть выполнено так же грамотно, как сделали это те, кто рекомендует ивент-компанию. Иначе рассчитывать на такой же успех преждевременно – подготовка к корпоративу требует грамотного участия как исполнителя, так и заказчика.

Как следствие предыдущей ошибки может явиться следующая: несоблюдение сторонами сроков выполнения работ. В нашей работе есть некоторые сроки, которые просто невозможно сократить даже если очень хочется. Поэтому не стоит решать важные вопросы в последний момент и ожидать от исполнителя чудес. Если время упущено – ситуацию исправит порой просто невозможно.

Еще одной ошибкой является неорганизованность команды. Ошибки могут допускать даже профессионалы, если они работают несогласованной командой и у них отсутствует общее видение процесса и необходимого результата.

Частой ошибкой являются игнорирование непредвиденных расходов. Представьте: вы в хорошем настроении приходите в ресторан ожидая отличный отдых после стольких трудов, а вместо этого вдруг выясняется что, чтобы включили свет, нужно дополнительно заплатить $500 (реальный случай, произошедший недавно с одним из наших партнеров); за пользование посудой требуют отдельно доплатить и т.п.

Ну и напоследок еще одна типичная проблема: все пьяны. Для организаторов это означает одно - все средства, потраченные на празднество, выброшены, собственно говоря, на ветер, поскольку гости, скорее всего, не восприняли в этом состоянии идею, которую стремились до них донести. Что сделать, чтобы гости не переусердствовали со спиртным? Есть несколько проверенных способов.

Так, участники праздника должны быть постоянно заняты (конкурсы, общение, танцы, номера с участием артистов или коллег). Кроме того, не стоит выставлять на столы сразу много алкоголя – аперитив должен быть тщательно рассчитан. Ни в коем случае не стоит побуждать людей употреблять спиртное (например, за счет различных конкурсов), а число тостов следует сделать минимальным. Обязательно на протяжении всего вечера следует выносить закуски с небольшими перерывами.