Как обеспечить эффективность удаленной работы
На правах рекламы
Информационные технологии влияют не только на количество и способ потребляемой нами информации, но и на важную часть жизни, на которую уходит не меньше восьми часов в день. И это не сон. Речь о рабочем процессе.
Лента фейсбука пестрит историями о том, как работать и путешествовать круглый год. Нахождение в офисе уже не есть даже желательным (меньше народа - больше кислорода, да и денег сэкономленных на аренде). В совместных проектах люди могут никогда не встречаться с коллегами вживую. А работать возможно как на рассвете, так и глубокой ночью. Поколение Y голосует за гибкий график, совмещение проектов и отсутствие тотального контроля.
Почему старые методы не работают
Опрос среди молодежи говорит о следующем: более семидесяти процентов людей считают, что работают более продуктивно вне офиса. Тридцать из них полагает, что при этом успевают сделать больше за меньшее время. Треть уверяет, что работают столько же, а результат показывают лучше. Более двадцати процентов согласны работать дольше, но при этом не сидеть в офисе.
На первый взгляд только сотрудники выигрывают от более гибкого графика и возможности работать удаленно. Но и работодатель, однозначно, в плюсе. Ведь можно перейти на офис формата коворкинг без фиксированных рабочих мест и сэкономить, например, арендуя меньшее помещение. Или повысить лояльность сотрудников, выбрав за те же деньги офис меньшего размера, но классом выше, или в более удобном месте.
Когда я работал в Microsoft, как раз ввели практику shared workplace. И, как ни удивительно, процесс прошел гладко. Всем сотрудникам выдали тумбочку на замке, разрешили ее поставить "где хочется". Все остальное - общее. Директор сидел со всеми, только чуть в стороне за точно таким же столом. Единственный бонус, который у него был - право первому забронировать переговорную комнату.
Пока что в Украине многие руководители мыслят рабочими часами, а не задачами. "Соревнования" по отработке времени с девяти до шести - это все еще наша реальность. Сотрудников очень демотивирует, когда вводится учет времени по карточкам и штрафы за опоздания на 5 минут при том, что от этого никак не зависит объем задач, которые они сделают за день. Главная задача руководителя - сформулировать цели для сотрудника, согласовать шаги достижения и точки контроля. А это очень серьезный ментальный переход. Эти правила, конечно, не касаются тех, кто работает в сфере услуг и должен физически принять клиента в девять часов утра, но для всех, кто работает виртуально, такие условности - атавизм.
Получается, что "играть по-старому" уже невозможно. И это не вопрос вкусов и предпочтений, а предоставления сотруднику комфортной среды. Возможно ли сделать работу целой команды максимально продуктивной? Создать условия, которые отвечают запросам времени - мобильные, простые и понятные в использовании. Дальше речь пойдет о программном продукте Microsoft Office 365, который базируется на трех важнейших китах - совместной работе, удаленном рабочем процессе и бизнес-эффективности.
О совместной работе и ее возможностях
Office 365 - это набор сервисов. Сейчас их около двадцати. По сути, это единая среда, где все услуги интегрированы друг с другом.
Например, я выкладываю на портал документ и все, кто работает над определенным проектом или задачей, получают уведомление о том, что я его выложил. И любой сотрудник из проектной команды может связаться со мной. Прямо из документа или электронного письма нажать на мое имя и позвонить. Все происходит в одном окне. Инструменты для работы всегда под рукой, я просто решаю, в какой момент какой из них использовать - это индивидуальная сторона работы.
Вторая сторона - это как раз совместная работа. Очень много инструментов сейчас создано именно для того, чтобы работать вместе. Начиная с самых простых, которые позволяют элементарно предоставить доступ коллеге к документу, чтобы совместно над ним работать и одновременно редактировать, и заканчивая более интересными сервисами, например, для создания виртуального рабочего пространства команде под новый проект. Буквально в несколько кликов мышки можно создать виртуальное пространство для проекта с электронным адресом, почтой, календарем проекта, задачами, документами и заметками. В нем же можно проводить и онлайн-встречи.
Сервис очень гибко масштабируется, нет ограничений по количеству участников. Можно начинать с нескольких опций, по надобности увеличивать или уменьшать количество и функциональное наполнение лицензий. Можно покупать как отдельные сервисы, так и пакеты, адаптированные под задачи малого бизнеса или для большого предприятия.
Об эффективности, удаленной работе и мобильности
Само понятие "эффективность" очень относительно, его сложно измерить. Но есть очевидные показатели, которыми можно руководствоваться. Во-первых, как сервис, Office 365 работает везде, где есть интернет. У меня под рукой всегда находится набор инструментов, позволяющий вести бизнес и решать необходимые задачи вне зависимости от того, где я нахожусь. Возможность работать удаленно - часть эффективности. Остался дома, не поехал на работу - все нормально, не выпадаю из процесса. Где-то в городе застал запрос важных клиентов - работаю с мобильного устройства так же эффективно.
Вот, например, интересный расчет реальной экономии времени: порядка 250 часов рабочего времени в год может быть сэкономлено только за счет мобильности. За счет того, что сотрудник не ждет в пробках, не тратит время на дорогу. Он может работать где угодно, ему не нужно бежать на работу, возвращаться в офис, чтобы выполнить задачи. Он может работать и на ноутбуке, и использовать те же сервисы на телефоне, в том числе в нерабочее время.
Огромный плюс - комфорт сотрудников, о котором мы уже говорили. Есть те, кому лучше работать дома, другим просто нет смысла сидеть на офисном стуле. Если нужно что-то обсудить тет-а-тет - люди могут созвониться по скайпу, чтобы пообщаться. Мы только начинаем привыкать к такому формату, но в Европе это распространено.
А есть профессии или направления деятельности, которые не предполагают нахождения в офисе. Например, продажи. Это работа, в которой "ноги кормят". Продажнику не нужно отдельное рабочее место. Потому что он приходит утром в офис, пьет кофе и уезжает на встречи. Или вообще не приходит. И вот здесь как раз shared workplace при условии наличия инструментов для удаленной работы отлично работает. Например, в компании десять продавцов, а мы ставим пять рабочих столов. Потому что люди - "в полях", они продают. Если мы их собираем, то не для того чтобы сидеть вместе, а на конференцию, узнать про успехи, скорректировать планы.
Еще один аргумент в копилку эффективности - моральное состояние сотрудника. То, что он быстрее и легче справляется с задачей, существенно улучшает настроение и рабочую атмосферу. Необязательно человеку сразу приниматься за следующую задачу, но у него, как минимум, есть возможность отдохнуть в сэкономленное время, соответственно, следующую задачу он выполнит так же энергично.
О разнице между Microsoft и Google
Нас часто спрашивают, чем Office 365 отличается от Google Docs, например. Во-первых, то, что бесплатно - это не бизнес-приложение. У Google тоже есть платные приложения для бизнеса - Google Applications for Business, к примеру, они стоят примерно так же, как программы в Office 365. Один из ключевых моментов, который, на мой взгляд, у Microsoft реализован существенно лучше, чем у Google - защита информации.
О внедрении, желании и возражениях
За процесс перехода работы на Office 365, как и за любой другой процесс в компании, должен кто-то отвечать. Если сказать: "Вот вам Office 365, с ним теперь наступит счастье" - ничего не произойдет. Наоборот, могут появиться дополнительные затраты и недовольство. Необходим сотрудник, который, например, организует людей в новую команду, будет модерировать процесс, приглашать в сеть, вовлекать в обсуждение вопросов и задач.
Людям, особенно сотрудникам среднего звена, свойственно противиться изменениям, мы это наблюдаем в 100% внедрений. Чтобы уменьшить сопротивление, предлагаем обучение к проектам по внедрению Office 365. Постепенно, продукт за продуктом, вводим сотрудников в курс дела, а дальше они сами решают, какие сервисы и программы им использовать, а какие - нет.
Переход на Office 365 - достаточно мягкий процесс, не стрессовый. Потому что практически все работают с программами Office - Word, Excel, Outlook. При подключении Microsoft Office 365 - сотрудник продолжает работать с тем же Office - Word, Excel, Outlook. То есть, для него внешне ничего не меняется. Он может даже не знать, что теперь это Office 365. И документы по привычке будет сохранять себе на компьютер, совершенно не понимая, что они теперь уходят в облако, где хранятся, и в какой-то момент попадают к нему на телефон. Это фоновая синхронизация, но для сотрудника это простая функция - сохранить документ на компьютере.
В нашей работе с клиентами самым главным моментом является демонстрация выгоды от продукта. Часто люди воспринимают переход на Office 365 как затраты. Они размышляют примерно следующим образом: "Office 365 стоит 20 долларов в месяц на человека, если у меня 20 человек - это минус 400 долларов из оборота, очень затратно". Мы же объясняем, что, потратив 20 долларов на человека, ваша выгода будет в несколько раз выше. За счет того, что люди быстрее и эффективнее работают, процесс постановки задач и контроля становится проще.