Понимаете – нужно спасать бизнес от войны. С чего и как начать? Чек-лист вам в помощь

Программа релокации предприятий из пострадавших от войны регионов Украины в более безопасные, продолжается с марта 2022-го. По данным Министерства экономики Украины, за это время в пределах страны перемещено 745 предприятий, 558 из них уже работают. Наибольшая доля компаний переместилась из регионов активных боевых действий во Львовскую (25%), Закарпатскую (16%), Черновицкую (11%), Тернопольскую (8%), Днепропетровскую (7%) и Ивано-Франковскую области (7%).

Релоцировался – помог Украине и себе

Этот процесс существенно помогает экономическому потенциалу Украины. Результат – сохранение и создание новых рабочих мест и активов компаний, запуск оборудования на новых локациях, поддержка внутреннего спроса. Таким образом, украинским предпринимателям удалось не потерять свой бизнес. В Украине продолжают производить продукты питания, бытовые и военные товары, развивается сфера услуг, в том числе экспортных, для обеспечения поступлений в государственный бюджет.

Кроме того, это еще и стимулирует развитие регионов Западной Украины, которые в ближайшем будущем могут стать новыми промышленными центрами страны, пока Восток и Юг будут восстанавливаться.

Хотел, но не знал, как

Но таких релоцированных предприятий могло быть и больше: предприятиям малого и среднего бизнеса часто не хватает подготовленного плана действий, понятных инструкций и информации об особенностях и условиях отдельных западных регионов для того или иного сегмента бизнеса.

Поскольку период хаотических перемещений уже завершился, сейчас есть время, чтобы четко учесть преимущества и недостатки релокации.

Ниже – чек-лист, который поможет лучше организоваться и эффективнее всего переместить бизнес в другой регион.

Два месяца до релокации. Что нужно сделать:

- Выбрать и утвердить команду и руководителя по релокации.

- Подсчитать ориентировочный бюджет переезда.

- Планировать архивирование и перемещение коммерческой информации компании локальных серверов и компьютеров сотрудников.

- Инвентаризировать оборудование компании, определить список обязательного оборудования, которое должно быть перемещено в новую локацию (офисная техника, лабораторное оборудование, электроника, производственное оборудование).

- Проверить техническое состояние оборудования и при необходимости провести техническое обслуживание и ремонт.

- Проверить возможные варианты компаний-перевозчиков, провести переговоры и расчеты бюджета на транспортировку оборудования.

- Проверить действующие договоры на аренду недвижимости, предупредить арендодателя о прекращении их действия.

- Проверить контракты с поставщиками коммунальных и телекоммуникационных услуг, чтобы запланировать даты прекращения предоставления этих услуг и переоформить договоры.

- Если вы выезжаете из офисного центра, предупредите администрацию и зарезервируйте лифт, парковочные места, дополнительные услуги по переезду до даты перемещения.

– Если на фасаде здания была размещена вывеска компании или другие рекламные носители – запланировать демонтаж и перевозку.

– Предупредить основных клиентов и поставщиков о своем переезде. Проконсультироваться со своей страховой компанией, банком и налоговой администрацией по необходимости.

Месяц до релокации. Что нужно сделать:

- Скоординировать работу по подготовке плана по перемещению ИТ и телекоммуникационной инфраструктуры компании. Организуйте безопасное наружное хранилище для данных компании.

- Провести встречу команды по релокации с представителями каждого отдела компании. Запланировать еженедельные встречи для проверки статуса подготовки каждого отдела к перемещению.

- Собрать у сотрудников отделов компании все текущие планы расположения мебели, чтобы учесть ее при планировании размещения на новой локации.

- В случае необходимости подготовить коммуникационные сообщения для клиентов компании, партнеров и поставщиков для рассылки и размещения информации о перемещении вашего бизнеса на информационных ресурсах компании.

- Регулярно анализировать возможные варианты перемещения, чтобы выбрать самый привлекательный вариант.

- Определить несколько безопасных маршрутов для перемещения активов компании, оборудования и сотрудников, при необходимости вместе с семьями.

- В случае необходимости запланировать аренду жилья в месте релокации для переезжающих сотрудников. Также следует организовать командировку части сотрудников в локацию перемещения бизнеса, чтобы заблаговременно подготовить помещение к приезду людей и оборудования компании.

За одну-две недели до релокации. Что нужно сделать:

- Завершить подготовку графика перемещения и организовать инструктаж по переезду сотрудников всех отделов.

- Запланировать доставку упаковочных материалов и этикеток для оборудования, мебели, офисных вещей, товаров и сырья на складе компании.

- Создать постоянный канал связи в мессенджерах для команды по релокации и отдельный для всех сотрудников компании.

- Подготовить и передать сотрудникам список экстренных контактов: номера мобильных телефонов команды по релокации и руководителя по релокации. Определите, к кому и по каким вопросам сотрудникам будет удобно обращаться.

- Подготовить план передачи текущих объектов недвижимости под охрану администрации арендодателя или независимым охранным компаниям, до передачи недвижимости и прекращению договоров аренды.

В день(дни) релокации. Что нужно сделать:

- Следить за работой команды по релокации и координаторам перемещения в точки последующего размещения бизнеса (как активов, так и работников компании).

- Координировать помощь команды на месте релокации для решения вопросов, связанных с переездом.

- Регулярно проверять сохранность оборудования компании и безопасность людей в пути, а также встречу и размещение людей на новом месте.

После релокации

- Сохраняйте команду по релокации и роль руководителя по релокации еще несколько недель для поддержки запросов сотрудников, управления монтажом и запуском оборудования.

- Организуйте подготовку к трудоустройству и обучению новых работников.

- Осмотрите, не повреждены ли активы и оборудование компании. Обеспечьте ремонт по необходимости.

- Опросите сотрудников на наличие пожеланий/предложений по более эффективной организации работы компании на новой локации.

- Просмотрите взаимодействия с текущими поставщиками и клиентами. Организуйте работу привлечения новых клиентов на новом месте.

Перевозить бизнес в другой регион страны в условиях военного времени – задача, требующая учета множества факторов, включая неожиданные сценарии развертывания событий. Однако этот список для самопроверки сделает переезд более спланированным, понятным и эффективным.