Эра автоматизации: зачем компании оптимизируют бизнес-процессы

Украина – один из ключевых игроков на мировом рынке зерна. С каждым годом растут объемы экспортных поставок зерновых за рубеж, и вместе с этим растет и развивается рынок зернотрейдинга, меняются требования к управлению этим бизнесом.

Один из трендов управления зернотрейдинговым бизнесом - автоматизация. Как же правильно выстроить управление операционной деятельностью, вести учет с помощью современных технологий и при этом избежать самых распространенных ошибок, которые могут обойтись компании слишком дорого.

Меньше Excel

До недавнего времени Excel был единственным инструментом для управления и учета операционной деятельности зернотрейдинговых компаний. Эта программа используется многими игроками рынка и сейчас.

Тем не менее, на сегодняшний день существует четкий тренд на отказ от использования Excel в пользу специальных программ учета. В целом динамика такова: чем крупнее зернотрейдинговые компании, тем меньше они используют Excel и активнее переходят на новые технологии. 

Опыт GrainTrack дает возможность наглядно проиллюстрировать эту динамику. Если мы берем компанию до 10 человек, там Excel - это инструмент №1 в работе. Очень редко компании используют какие-то другие инструменты. Когда компания дорастает до 20 человек, она использует Excel в трети случаев, остальная доля  – это либо самописный софт, либо какие-то готовые программные решения.

По данным опроса ComTech Advisory, зернотрейдеры отдают предпочтение Excel в работе за дешевизну этого софта, за легкость и удобность использования – особых знаний не нужно для 80% операций и, соответственно, можно адаптироваться. Это основной вопрос, потому что несмотря на то, что рынок один, бизнес-процессы у разных игроков имеют свои особенности. 

Также в опросе спрашивали о проблемах, с которыми зернотрейдер сталкивается, работая с Excel. Основные:

Чем же объясняется причина отказа растущих и крупных компаний от Excel? Причина проста – чем больше компания, тем больше у нее штат и объемы торговли. В какой-то момент Excel перестает справляться с возложенными на него задачами, становится трудно координировать работу сотрудников. Когда у зернотрейдера есть несколько офисов, становится все сложнее вести координацию менеджеров, приходится постоянно проводить конференц-коллы, собрания, делать звонки, что отвлекает сотрудников и увеличивает время валидации сделки.

Из-за этого компания упускает драгоценное время, необходимое для заключения сделки по выгодной цене. Пока все формальности будут соблюдены, ситуация на рынке может измениться, и шанс будет упущен. Фактически отсутствует целостность сопровождения всех бизнес-процессов. 

Не стоит забывать о безопасности: 

• Пересылка данных через почту чревата ошибкой в строке адресата и весь управленческий учет уходит контрагентам. 
• Неотслеживаемые манипуляции данными в Excel с целью внутренней коррупции (например, внесение закупочного контракта задним числом при понижении цен).
• Промышленный шпионаж. За несколько недель-месяцев, сотрудники получают доступ к серверу с данными, слить которые не является проблемой и никак не отслеживается.
• Использование онлайн-инструментов, доступ к которым может попасть к злоумышленникам, через доступ к почте сотрудников, которые, в большинстве случаев, придумывают слишком легкие пароли, или становятся жертвами соц. инжиниринга.

Также рано или поздно начинают возникать проблемы с введением больших объемов данных в Excel, которые становится сложно пересылать по почте из-за тяжелых файлов.

Кроме этого, у сотрудников нет под рукой четкой схемы последовательности действий для каждой цепочки – составили контракт, провели его валидацию, заключили сделку, дали инструкцию на отгрузку, когда пришло время, получили реестр транспортных средств, разнесли, выставили счет и так далее.

Приходится делать себе какие-то пометки в блокноте и держать много процессов в голове, из-за чего могут возникать ошибки и дублирование данных. Когда контрактов много, сотрудники могут забывать выставлять балансовые инвойсы или выставлять повторно счета по той же самой логистике и так далее.

Если не Excel, то что?

Сегодня компании по-разному решают вопрос оптимизации управления бизнес-процессами. Для этого на рынке есть разные предложения. Первый вариант - это написать специальное программное обеспечение под себя. Сделать это можно либо самостоятельно, наняв команду разработчиков, либо отдать на аутсорсинг. Второй вариант оптимизации управления и учета на зернотрейдинговом предприятии - это воспользоваться готовыми продуктами.

Все подобные предложения, которые сегодня есть на рынке, можно разделить на две группы - унифицированные и специальные.

Среди плюсов универсальных то, что они созданы уже на готовой базе. В них реализован главный функционал, который вам не нужно реализовывать заново. Продукт подойдет зернотрейдинговой компании на 50-60% уже сразу - чтобы он подошел 100%, нужно индивидуально доработать систему.

Из минусов можно выделить сложность адаптации ввиду больших особенностей зернотрейдингового бизнеса в логистике, во взаимоотношениях между контрагентами, документации и постоянно меняющихся цен на товар. Плюс специализированных решений заключается в том, что они делаются под конкретную индустрию, поэтому максимально учитывают особенности бизнеса. Единственный минус таких систем - они есть не для каждой индустрии.

Как интегрировать готовые решения

Если зернотрейдер принял решение автоматизировать процессы с помощью готового решения, нужно быть готовым к тому, что у компании в ходе перехода на новую систему неизбежно возникнут временно-денежные затраты на интеграцию.

Также могут возникнуть проблемы с персоналом, который на первом этапе может бойкотировать внедрение новшеств. Решать эту проблему можно разными способами: как путем принятия жесткого управленческого решения руководителем, так и путем мотивации сотрудников.

Внедрять новую систему следует постепенно. Для каждого сотрудника нужно найти точки, которые будут приносить пользу. Если это логист, который каждый день тратит много времени на то, чтобы разнести реестр транспортных средств, то, показав ему, что этот реестр можно разнести за 10 минут, у него будет мотивация пользоваться системой.

Начинать внедрение нужно с небольшого покрытия бизнес-процессов. У каждой компании есть цепочка и ее процессы, начиная от комплаенса и заканчивая отчетностью, соответственно, не нужно пытаться покрыть сразу все. Нужно покрыть один департамент, потом второй, третий, и лишь потом связывать их вместе. Когда пользователи немного привыкнут, можно будет полностью перейти на новый продукт.