Сам себе тайм-менеджер: заставь свой бизнес работать как часы

Чем больше дел, тем чаще не хватает времени. Особенно если нужно не только работать самому, но и следить за тем, как выполняют свои задачи подчиненные.

ЛІГА.net выяснила, как руководителям малого бизнеса помогают навыки тайм-менеджмента. И помогают ли вообще.

Что это такое?

Бизнес-тренеры в комментарии ЛІГА.net пояснили, что тайм-менеджментом ошибочно считают способность человека все успевать и никуда не опаздывать. Достижение этой цели будет, скорее всего, следствием удачного планирования. Глобальная задача тайм-менеджмента - вовремя достигать своих целей. И он особенно важен для управления предприятиями - крупными и небольшими. Без тайм-менеджмента бизнес не будет развиваться и расти.

Одной из главных задач руководителя бизнес-тренеры называют планирование целей компании на год. Для удобства подчиненным можно ставить цели и на более короткий срок - на месяц.

По их словам, когда руководитель видит цель, он должен найти способы, которые помогут ее достичь. Условно говоря, если руководитель ставит цель увеличить прибыль с 1 млн до 2 млн грн, он начнет искать механизмы, как к этому прийти. Он начнет обучать своих подчиненных. Если же кто-то не хочет работать на новый результат, не хочет учиться, руководитель должен уметь с ними распрощаться. И сохранить только тот персонал, который готов идти к обозначенной цели.

Составляющие тайм-менеджмента

Прописать план по достижению цели - это основа тайм-менеджмента. Руководитель должен создать его для себя и для всех подчиненных. Тренеры советуют прописывать задачи на каждый день и учитывать форс-мажорные ситуации.

Составляя план на день, нужно четко рассчитывать время. Каждая задача требует временных затрат, и это необходимо учитывать. Задачи в свою очередь можно условно поделить на жесткие и плавающие. Жесткие четко привязаны ко времени. Они являются приоритетными. На выполнение плавающих задач требуется 10-15 минут, и это можно сделать в любой момент, а можно отложить на время. Но в любом случае такие задачи должны быть решены.

Читайте также: Праздничный маркетинг: как за месяц получить 20% годового дохода

Как учитывать форс-мажоры? Тренеры рекомендуют на непредусмотренные обстоятельства закладывать 20% от общего времени. Это примерно 1,5 часа в день. У каждого сотрудника компании должен быть такой план. А руководитель компании обязан следить за его выполнением: потребовать составление плана на день (месяц/период), а в конце периода попросить отчеты.

Еще одним важным моментом в тайм-менеджменте является обучение растущего персонала. По мнению бизнес-тренеров, для того чтобы сотрудники смогли вовремя расширять свою сферу влияния, им необходимы новые знания.

Суровая реальность

Теперь перейдем к практикуму. Какие навыки тайм-менеджмента украинские предприниматели используют на самом деле?

Владелица магазина конной амуниции koni.ua Юлия Чередникова поделилась с ЛІГА.net небольшими особенностями планирования своего времени. К примеру, предпринимательница старается экономить время в дороге. За рулем автомобиля Чередникова ведет длинные телефонные разговоры. Она составляет список людей, которым должна позвонить, и, садясь за руль, начинает по очереди всех обзванивать. В самолете Чередникова делает презентации и пишет большие документы. По ее словам, это очень удобно, потому что никто не отвлекает и можно без проблем сосредоточиться.

Читайте также: Фактор 3200. Как изменятся налоги для бизнеса

А основательница швейной мастерской Podobed Юлия Подобед старается не работать по выходным и по ночам. И своим подчиненным тоже так организовывает работу. По ее словам, лучше раньше лечь спать и поработать рано утром - так будет продуктивнее. А если сотрудник будет работать на выходных, то в понедельник он придет уставшим. Вся неделя может пройти вяло.

Руководитель ветеринарной аптеки Ешкин кот Артем Быкориз уделяет особое внимание "галочкам". Что это означает? Каждый раз, когда он выполняет какую-то задачу, он ставит в своем плане возле нее галочку. По его словам, подобные действия хорошо влияют на уровне психологии. "Когда человек вручную делает такую мелочь, которая означает, что он решил задачу, он становится более уверенным в себе. У него появляется больше потенциала для перехода к другой задаче", - рассказывает Быкориз.

План - наше все

Всех этих предпринимателей объединяет одно - хорошее планирование задач. Юлия Чередникова каждый вечер составляет план на следующий день. А на выходных обрисовывает схематически, как будет выглядеть ее рабочая неделя. Для своих подчиненных Чередникова прописывает задачи в онлайн-таблицах. Такое решение, кстати, помогает сэкономить время на проведении дополнительных совещаний. Любые изменения сотрудники видят сразу онлайн. Бесплатные интернет-таблицы предлагает Microsoft и Google, например.

Юлия Подобед составляет планы в календаре. Для себя - в Google. Для подчиненных в мастерской висит печатный календарь, где ручкой помечены все задачи. Таким образом, все планы находятся сразу перед глазами и не теряются среди разложенных тканей и фурнитуры. И лишних движений не нужно совершать, чтобы зайти и посмотреть календарь в интернете.

Читайте также: Хардовая идея: как начать производство своего гаджета в Украине

Артем Быкориз составляет план в еженедельнике. Каждая задача у него помечена отдельной буковкой. А - это очень важное задание, b - средней важности, c - задача, которую можно перенести на следующий день. Но в этом случае она приобретает буковку "а". Быкориз и подчиненных учит составлять таким образом ежедневные планы. А в конце рабочего дня Быкориз с подчиненными подводят итоги. Они анализируют, почему не были сделаны какие-то задачи, вместе переносят их на следующий день. Планирование помогает избежать хаоса.

Какие еще есть способы управлять своим временем, можно посмотреть на YouTube. Многие популярные блогеры и бизнес-тренеры выкладывают в свободный доступ видео, где делятся опытом и своими знаниями в области тайм-менеджмента.

Подписывайтесь на аккаунт ЛІГА.net в Twitter, Facebook, ВКонтакте и Одноклассниках: в одной ленте - все, что стоит знать о политике, экономике, бизнесе и финансах.