Google видає 4 млн результатів по запиту "‎програма обліку робочого часу"‎. Є реклама та органічні результати компаній, що пропонують тайм-трекери. Перехід на кожне посилання і читання переваг видається нереальною затією. То що залишається?

1. Рекомендації друзів.

Відгуки компанії Yaware показують, что близько 16% користувачів тайм-трекера скористалися цією стратегією.  

"Ми не вибирали — сервіс порекомендували", "сисадмін поради", "програмою користувався наш партнер", "зізнаюся чесно, інших програм практично не розглядав, тому що отримав хороші рекомендації про даний сервіс".

2. Порівняння B2B продуктів.

На скріншоті ви бачите такі сайти, як Best support, UK.meservername та інші. Вони виконали частину роботи за вас — зібрали в одному місці топ-програми та їх переваги. Залишилось вибрати найкраще рішення під ваші потреби. Як це зробити? Розповідаємо нижче.  

По яких критеріях вибрати тайм-трекер?

Загальні моменти, які варто враховувати

1. Які пристрої та операційні системи ви використовуєте?

Інструменти створені з урахуванням конкретних пристроїв; деякі з них для Windows, деякі — для Mac чи Linux, і вибирати потрібно під себе. Якщо ви часто працюєте поза офісом, знадобиться додаток для iOS і Android, можливо із GPS.

2. Як ви працюєте? 

Подумайте про свій звичайний робочий день і постарайтеся вибрати програму, яка впишеться у процес. Ви використовуєте додатки для управління проектами, як Trello чи Asana? Ви розробник, який працює з JIRA? Ви спілкуєтеся зі своїми клієнтами та колегами через додатки? Використовуєте бізнес-програми та сервіси для підвищення продуктивності? 

Якщо дедлайни — важлива частина вашої роботи, вам знадобиться інструмент, який має нагадування, оцінки та дозволяє порівнювати дані у реальному часі. Словом, постарайтесь вибрати програму, яка інтегрується з ПО, яким ви користуєтесь щодня.  

Роман, співзасновник будівельної компанії розповідає, що вибирали тайм-трекер виключно під конструкторів, під те, що вони працюють в Archicad і Autocad. І облік часу повинен вестися одночасно на двох моніторах. 

Автоматичний облік. Фото: Yaware.TimeTracker

3. Які ваші потреби? 

Ще раз обміркуйте свій робочий процес і запишіть всі функції, які повинен мати інструмент. Приблизний перелік:

• моніторинг відпрацьованого часу;
• перелік використаних програм та сайтів;
• аналіз продуктивності;
• облік часу за межами ПК;
• фіксація запізнень та інших порушень графіка;
• розрахунок зарплати;
• табель обліку робочого часу;
• управління проектами та задачами;
• явний та прихований моніторинг;
• кастомізація звітів та інше.   

4. Наскільки легко користуватися програмою?

Основне завдання тайм-трекера — економити час, відстежуючи його, і ви не зможете цього зробити, якщо будете витрачати години на користування. Основні функції повинні бути чітко викладені, а додаткові — менш помітні, і доступні за пару клацань мишкою. 

"Ми швидко вибирали і встановили неправильний продукт: "важкий" і з низькою юзабіліті. Витрачали годину на формування звіту по одному працівнику, а в нас їх 350", — розповідає Ігор Беспалов, компанія SoftClub.

5. Який ваш бюджет? 

Вибрати тайм-трекер допомагають гроші. Є компанії-розробники, що встановлюють щомісячну або річну фіксовану плату, в інших ціна залежить від кількості користувачів, а деякі формують індивідуальні пропозиції.  

"Нам потрібно чітко і збалансовано відстежувати витрати, а не просто ткнути пальцем в небо. Тому, ми вибрали Yaware. Програма дешевша, ніж розкручені аналоги, і нічим не поступається в функціоналі." — ділиться досвідом Тетяна Коваль, компанія Visotsky Consulting. 

Типи програм та їх особливості 

Тайм-трекери бувають:

• Автономні. 

Означає, що програма розроблена спеціально під облік часу — це її головне призначення.

• Частина іншого програмного забезпечення. 

Як от тайм-трекінг по завданнях в Bitrix24 чи вбудований таймер у системи управління проектами.

• SaaS або хмарні рішення. 

Розміщують інформацію на зовнішніх серверах. Звичайно, використовують не DropBox або OneDrive. Вибирають щось більш надійне, наприклад сервери Amazon. Оскільки їх стандарти безпеки підходять для банківського середовища, розробники тайм-трекерів впевнено зберігають там свої дані.

• Коробкова або локальна версія. 

Це тайм-трекер готовий для розгортання на серверах клієнта. Всі дані знаходяться повністю під контролем користувача і зберігаються відповідно до корпоративних стандартів.

• Автоматичні.

Запускаються разом із ПК, записують всю діяльність працівника і дані у звітах не редагуються. Але такі програми можна ставити на паузу. Зручно, якщо працює фрілансер з приватного ноутбука і не хоче фіксувати активність в поза роботою. 

Індивідуальні налаштування тайм-трекера. Фото: Yaware.TimeTracker 

"Ми хотіли вибрати "легку" програму другого, або навіть третього плану. Яка не заважає людям займатися своєю діяльністю. Працює на фоні і без старт-стоп таймера." — Ігор Беспалов. 

• З таймером.

Працівник починає виконувати завдання — запускає облік. Вручну ставить його на паузу і зупиняє. Недолік у тому, що люди допускають помилки, забувають виконувати ці маніпуляції, накручують статистику.  

"Приходжу в понеділок, а завдання в Bitrix24 вже 2 доби, як виконується. В п’ятницю, я так поспішала додому, що забула зупинити таймер. Результат: завдання протерміноване, ефективність знижена і ще й на роботу, яку я виконую за 1,5 години, я нібито витратила 2,5 доби." — Аліна, копірайтер ІТ-компанії. 

Вибір рішення під ваш бізнес

Потреби людей, як управляють великим та малим бізнесом, відрізняються. У більшості випадків саме розмір компанії впливає на вибір тайм-трекера. 

Якщо ви фрілансер, вам знадобиться проста програма з різними параметрами експорту та відправки даних, щоб клієнти могли відстежувати ваш прогрес в проекті і бачити, на що пішла кожна оплачувана хвилина. 

Різниця між фрілансером і дистанційним працівником полягає в тому, що останні часто є частиною команди. Тоді як, фрілансери зазвичай працюють поодинці. Отже, для віддаленої роботи підійде тайм-трекер, де можна об'єднувати людей у командилш, призначати менеджерів, показувати рейтинг і те, чим займаються колеги, навіть на відстані. 

Групування працівників по відділах. Фото: Yaware.TimeTracker

Малим компаніям краще вибрати недорогі та прості рішення, інколи і безкоштовні. Деякі розробники пропонують базовий функціонал без оплати для малої кількості користувачів. Великі компанії цінують корпоративну безпеку, часто просять про індивідуальні доопрацювання програми і обирають дорожчі рішення. Корпорації цінують інтеграції та доступ API. 

Потреби різняться і для різних галузей. Те, що шукають навчальні заклади не підійде  ІТ-компаніям. Одні цінують розподіл грошей по проектах, білінг, оплату погодинної роботи, а інші — сповіщення про перепрацювання. Хтось шукає тайм-трекер для ефективності, а хтось — для контролю.  

Руслан Савчишин, співзасновник компанії Yaware, сказав у інтерв’ю MC.Today: "Ми не можемо контролювати, як використовують наш інструмент, але завжди даємо рекомендації, як зробити так, щоб і працівнику, і керівнику було комфортно. Правильно, коли подають як спосіб поліпшити ефективність і самодисципліну. Неправильно позиціювати його як жорсткого контролю."

Неочевидні речі, на які варто звернути увагу 

Ми згадали ключові моменти, по яких ви вже можете вибрати якісний тайм-трекер для своєї компанії. Якщо бажаєте зануритися у деталі, наводимо перелік додаткових опцій, які варто враховувати:

• Наявність прихованого моніторингу.
• Функція скріншотів та знімків веб-камери.
• Український виробник і гарантія, що ваші дані не потраплять у руки чужій державі, як це описував ресурс Internetua. Читайте: СБУ прийшла в ІТ-компанії з обшуком та звинуваченням у продажі шпіонського тайм-трекера. 
• Ліцензія компанії. 
• Розуміння розробниками реалій вітчизняного бізнесу. 
• Блокування непродуктивних ресурсів: соціальних мереж, сайтів з фільмами, онлайн-комерції та інші. 
• Методи оплати за сервіс та податки.
• Наявність пріоритетної підтримки

Перелік використаних ресурсів. Фото: Yaware.TimeTracker

Підсумок 

Обираючи тайм-трекер, складіть список своїх потреб та очікувань. Ваш вибір буде залежати від різних факторів. Розмір компанії і робочий процес найточніше визначають функції, які вам знадобляться. Розробники пропонують презентації, тестовий період, демо-версію, демонстрація продукту. Скористайтесь всім, щоб подивіться на програму в дії, перш ніж за неї платити.  

тайм-трекерYaware