Экономия компании "Львовхолод" на закупках в три раза превысила ожидания

На правах спонсорства

Торгово-производственная компания "Львовхолод", больше известна как собственник сети магазинов "Рукавычка" — это крупное предприятие с производственными мощностями, логистическим центром, лабораторией, собственным сервисом доставки. "Рукавычка" уже давно попала в топ-5 продуктовых сетей Украины. Но лишь недавно в компании начали использовать электронную платформу для проведения закупок.

Благодаря правильной организации закупочных процессов и применению электронных торгов компании удалось сэкономить втрое больше, чем ожидали. О том, какой путь компания преодолела, чтобы усовершенствовать систему закупок, рассказывает директор департамента закупок для внутренних потребностей ООО ТПК "Львовхолод" Владимир Лыско

Экономия компании "Львовхолод" на закупках в три раза превысила ожидания

Владимир Лыско: "Без автоматизации закупок компания бы и дальше теряла деньги, которые сейчас направлены на ее развитие"

- Владимир, расскажите, как проводили закупки в компании до того, как начался процесс их электронизации?

- Исторически сложилось так, что каждый из департаментов, а их тринадцать, проводил закупки отдельно. Мы понимали, что проведение закупок совсем не профильная функция для многих департаментов. Проблема была общей: процесс закупок был неэффективен с точки зрения экономии бюджета компании и не консолидирован. Путь решения этой проблемы в целом был понятен – правильно организовать работу департамента закупок, описав все политики, бизнес-процессы и регламенты. И еще, перейти на электронные тендерные закупки. Однако, чтобы запустить механизм нужно было не только выйти на электронную площадку, где проходят тендеры, но и внедрить комплексную систему автоматизации закупочных процессов.

Приблизительно в середине 2019 мы пришли к выводу, что необходимо менять закупочные процессы. Для этого нужно было выбрать поставщика решения по автоматизации закупок. Мы проводили много консультаций, советовались с другими ретейлерами, которые уже использовали подобные системы. Рассматривали несколько электронных площадок, но остановили свой выбор на услугах компании Е-Тендер.

- Что было для вас решающим при выборе поставщика электронной платформы?

Прежде всего, нам предложили комплексное решение: от аудита существующих процессов до полной автоматизации закупок. Важным моментом стала гибкость разработчика в вопросах адаптации системы к нашим потребностям и прозрачное ценообразование.

Нам просчитали, что внедрение автоматизации закупок в организации позволит получить реальный экономический эффект уже на начале 2-го полугодия 2020 года. Это было немного фантастично, но мы поверили в этот прогноз. Позже он подтвердился. Мы получили даже больше, чем ожидали.

- Вы говорили, что нужно было консолидировать процесс закупок в компании? Как это происходило?

Очевидно, что компании нужен был отдельный департамент, который бы занимался только закупками. В октябре 2019 года мы создали такой департамент, и я с радостью его возглавил. Постепенно мы начали переводить на себя управление закупками всей компании.

Однако предстояло еще доказать свою состоятельность. У нас была задача получить положительный финансовый эффект уже в первой половине 2020 года. Это была сложная, но амбициозная цель. Нужно было навести порядок в сфере, которой в компании никто системно не занимался.

Здесь следует еще сказать, что мы выбрали путь поэтапного перехода к автоматизации и полностью планируем завершить этот процесс до конца 2020 года. Но главные закупки уже проходят через электронные тендеры.

- По каким критериям Вы посоветуете выбирать систему автоматизации закупок?

- Во-первых, следует выбирать активную электронную площадку с большим покрытием. Площадку, которая будет собирать большое количество поставщиков на каждый тендер. Высокая конкуренция между поставщиками, в итоге, приводит к снижению цены на товар. Во-вторых, интерфейс программного обеспечения должен быть простым и понятным. Например, в нашем департаменте работают люди, которые ранее не были специалистами в сфере закупок. Это большой плюс, когда человек может быстро изучить, как работает система. С работой площадки Е-Тендер мне удалось разобраться самостоятельно, только просмотрев видео-инструкции.

Важными критериями являются также скорость реагирования менеджеров службы поддержки на запросы клиента и своевременность предоставления консультаций.

- Можете подробнее рассказать, как происходило внедрение системы автоматизации закупок в компании?

- Внедрению системы предшествовал аудит действующей системы закупок. Совместно со специалистами Е-Тендер мы разработали соответствующие бизнес-процессы и внедрили систему электронного документооборота e-Docs (ред. – Компания e-Docs разрабатывает и поддерживает одноименную систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов; e-Docs вместе с E-Tender входят в группу компаний E-Tech). Для новых бизнес-процессов была разработана регламентная документация, промполитики и т.д. Благодаря e-Docs мы планируем автоматизировать работу тендерного комитета. Это крайне важно для нашей компании, ведь в комитет входят топ-менеджеры. Собрать их вместе в одно время было делом нелегким. Автоматизация же процесса позволяет принимать решение удаленно, а в период карантина эта функция просто незаменима. Это и есть элементы того комплексного подхода, который нам был нужен.

- Какого экономического эффекта достигла компания по состоянию на сейчас?

- Положительный экономический эффект стал заметным с тех пор, как мы начали оптимизацию закупочных процессов ТПК "Львовхолод".  Уже в первом квартале 2020 года экономия компании по отдельным закупкам оказалась в три раза больше ожидаемой. Чтобы было понятнее, объясню формулой. Мы рассчитали так: задействовав новые механизмы, сэкономим условную сумму n. А получили – n умножить на три. И это только начало.

- Как Вы объясняете, почему удалось достичь такого выдающегося результата?

- Есть такое выражение: "Перевернуть с ног на голову". А мы, наоборот, перевернули систему наших закупок с "головы" на "ноги". Теперь, в соответствии с разработанными новыми бизнес-процессами, контроль происходит еще на этапе заказа товара. А сама тендерная процедура обеспечивает выбор поставщика с наиболее выгодным предложением. Мы проводим системные изменения, и это дает результат.

- Представьте ситуацию, что процесс закупок в компании не перешел в автоматизированный формат управления. Что происходило бы сейчас?

- Компания бы и дальше теряла деньги, которые сейчас направляются на развитие. Но важно понять, компания растет и естественно растут расходы. Значит, с каждым годом потери бы увеличивались. Поэтому мы советуем другим компаниям не затягивать с решением по автоматизации своих закупок. Ведь это направление, может принести много пользы компании, как организационной, так и финансовой.