Как эффективно управлять деловыми поездками корпораций?

На правах рекламы

Тема управления деловыми поездками и снижения расходов сегодня актуальна, как никогда. Как оптимизировать расходы на командировки? Как правильно установить правила деловых поездок для различных категорий сотрудников? Как получить оперативную отчетность и спланировать финансовые потоки?

TICKETS.UA дает 7 рекомендаций по эффективному управлению расходами на деловые поездки.

1. Оптимизируйте процесс заказа тревел услуг

Используйте современные решения онлайн бронирования. Тарифы и стоимость услуг в таких системах, зачастую ниже, чем в традиционных агентствах. Это позволит Вам сэкономить до 15% бюджета на командировки. Передовые онлайн решения позволяют решить важнейшие задачи при планировании командировки: получить доступ ко всем возможным вариантам перелетов.

Практика европейских компаний, показывает, что для оптимизации расходов, корпорации, стараются делать более 70% бронирований самостоятельно в онлайн решении, а сложные маршруты или бронирование гостиниц и других сопутствующих оставлять на обслуживании агентств.

2. Внедрите решение TICKETS.UA по управлению деловыми поездками

Новое онлайн решение TIСKETS.UA по планированию деловых поездок - простое в работе. Интуитивно понятный интерфейс в котором осуществляется заказ и авторизация тревел услуг не отличается от приложений, которыми сотрудники пользуются каждый день. Администратору системы необходимо лишь настроить правила командировок для различных категорий сотрудников.

3. Оптимизируйте затраты на авиаперелеты и наземные перевозки

Авиабилеты, как правильно составляют значительную часть расходов на командировки. Существует множество способов оптимизировать эти расходы. Заблаговременное планирование авиаперелета, использование гибких и специальных тарифов поможет сократить расходы на перелеты.

TICKETS.UA знает, как получить специальные тарифы для корпорации благодаря 3-х сторонним договорам с авиакомпаниями.

Прекрасной альтернативой авиасообщению является железнодорожный транспорт. Не стоит забывать о трансферах и аренде автомобилей. Доля таких перевозок может достигать до 15% от общей стоимости деловой поездки. Эффективное управление этим расходами также позволяет снизить расходы на командировки.

4. Контролируйте расходы на проживание в отелях

Услуги на размещение в отеле, как правило, составляют от 40% до 50% общего бюджета на командировку. Поэтому оптимизация расходов на проживание в гостинице крайне важна. Используйте современные технологии при выборе отелей. Понимаем, как важно удовлетворить ожидания путешествующего по месторасположению гостиницы, уровню комфорта, безопасности, при этом строго соблюдая тревел политики компании, обслуживающая компания всегда может предложить лучшие варианты размещения.

5. Внедрите и соблюдайте правила командировок

Выполнение правил командировок всеми сотрудниками на всех уровней в организации, является краеугольным ключевым фактором процесса оптимизации тревел расходов. В правилах должны быть прописаны все процедуры бронирования, оплаты авиа и жд билетов, номеров в отелях, подачи заявок на визы, правила аренды автомобилей, критерии выбора рейсов, классов обслуживания. Также должны быть отражены четкие инструкции по оформлению командировки. Кроме того должны быть прописаны единые требования для сотрудников различных уровней менеджмента, указаны бюджеты в рамках которых сотрудник имеет право бронировать услуги. Четкое следование правилам командировок позволяет снизить расходы на деловые поездки. А прописанные правила командировок позволяют автоматизировать процесс планирования деловой поездки, таким образом, что сотрудникам различных категорий будут доступны только тарифы в рамках установленного для них лимита на поездку.

6. Получайте оперативную отчетность за счет интеграции в учетные системы компании

Залогом успеха в процессе управления расходов на деловые поездки является интеграция решений олнайн бронирования деловых поездок в учетные системы предприятия. Это крайне важно для оперативного формирования отчетности по расходам на командировки. Финансовые директора должны иметь возможность в любой момент времени выгрузить отчет, сверить счета и планировать расходы на командировки.

7. Имейте доступ к решению по управлению деловыми поездками всегда и везде

Решении TICKETS.UA доступно 24 часа в сутки, 7 дней в неделю в любой точке мира с компьютера или мобильного устройства.

Чтобы сделать процесс планирования командировок простым, нужен опыт организации деловых поездок и самые передовые технологии.

Мы знаем, как справиться со сложными задачами в организации деловых поездок, оптимизировать расходы, удовлетворить потребности и ожидания сотрудников корпораций и выстроить процесс организации командировок в соответствии с требованиями финансовых директоров.