Обмен электронными документами

Ситуация № 1 (реальная)

Компания "N" успешно и активно сотрудничает в Украине с несколькими тысячами своих контрагентов - физических лиц-предпринимателей (далее мы будем называть их ФЛП), используя старый и привычный всем подход - создает, подписывает и обменивается с ФЛП документами в бумажном виде.

1.1. Подписание документов

Ежемесячно для каждого ФЛП в компании "N" в необходимом количестве экземпляров создаются и распечатываются, затем в определенной последовательности подписываются со стороны руководства компании "N", со стороны компаний-партнеров компании "N" и со стороны ФЛП до полдесятка различных документов в бумажном виде, таких как: счета-фактуры, акты приема-передачи выполненных работ / предоставления услуг по договорам между компанией и ФЛП, акты по договорам аренды помещений, акты по договорам аренды материальных активов / основных средств, акты по договорам предоставления бухгалтерских услуг и т.д. Если допустить, что количество ФЛП, с которыми сотрудничает компания "N", приблизительно равно 3000, а каждый из пяти документов для одного ФЛП изготавливается в двух экземплярах и содержит по 2 страницы, то ежемесячно необходимо распечатать минимум 60 000 страниц документов, а ежегодно - не менее 720 000!

Итак, в компании "N":

1. Каждый месяц офис на несколько дней превращается в небольшую типографию с работающими в непрерывном режиме принтерами и с удушающим всепроникающим запахом тонера для принтеров в воздухе, который перебивает аромат кофе из кухни. Кстати, слово "катастрофа" точно описывает ситуацию, когда в один из таких дней принтер или МФУ внезапно ломается...

2. Каждый месяц пачки качественной (поэтому недешевой) бумаги, необходимой для печати документов, подаются в принтеры почти непрерывно, как когда-то подавался уголь в топки "Титаника", с одним лишь важным отличием: все распечатанные и подписанные сторонами бумажные документы необходимо взять на учет в делопроизводстве компании и должным образом хранить в течение срока, предусмотренного законодательством, в специально оборудованных и достаточно больших по площади архивах бумажных документов. Почему больших? Вспомним приблизительно определенное нами значение общего количества страниц бумажных документов, создаваемых за один год - от 720 000, которое за 10 лет успешной деятельности компании "N" в Украине почти незаметно превращается в десятки миллионов…

3. Каждый месяц после того, как все документы распечатаны, специально обученные сотрудники компании "N" разбирают их на отдельные экземпляры и начинают процесс подписания документов сторонами по правилам, установленным в компании, контролируя каждый этап жизненного цикла документа (например, одним из таких правил, может быть следующее: директор компании подписывает определенные документы лишь при наличии на документе подписей начальника департамента развития и главного бухгалтера). После наложения подписей с одной стороны документ либо передается на подпись к ФЛП, либо ФЛП вызывается для их подписания в офис компании "N". Если ФЛП по причине болезни, отпуска или командировки не может подписать документ, то процесс подписания его документов может длиться недели и даже месяцы (а мы помним, что ровно через месяц для ФЛП должен быть изготовлен и подписан уже следующий пакет документов).

4. Если для обмена бумажными документами между сторонами во время их подписания пользуются услугами почтовых и/или курьерских служб, то к последовательности основных этапов жизненного цикла документа добавляются соответствующие дополнительные этапы: прямая и обратная доставка документов между сторонами, - каждый из которых увеличивает общие риски, а также расход времени и денег.

5. Если ФЛП необходимо срочно получить свои экземпляры документов либо их копии за определенный период, то он попадает в очень некомфортную ситуацию полной зависимости от расписания работы и доброй воли сотрудника компании, отвечающего за изготовление копий и выдачу таких документов. В некоторых компаниях приказом выделено всего несколько часов в определенный день недели, когда ФЛП может обратиться для получения необходимых ему документов. Понятно, что о срочности в данном случае говорить не приходится.

6. Если допустить, что три из пяти документов, заключаемых ежемесячно с каждым ФЛП в двух экземплярах, должны быть подписаны директором компании "N", то каждый месяц за несколько дней директор должен подписать 3 000 х 3 х 2 = 18 000 документов, проверяя перед наложением своей подписи наличие подписей начальника департамента развития и главного бухгалтера (см. пример в пункте 3).

1.2. Подача отчетности в ГФС

Ежеквартально каждый ФЛП обязан подавать в орган Государственной фискальной службы Украины (далее - ГФС), на учете которого он находится, налоговые отчеты о своей деятельности. ФЛП может исполнять данную обязанность лично либо может оформить нотариально удостоверенную доверенность на представительство своих интересов как плательщика налогов в органах ГФС другим лицом, то есть уполномочить другое лицо подписывать и подавать в орган ГФС налоговые декларации, расчеты и т.п.

Подача налоговых отчетов в ГФС может происходить по различным схемам, которые являются комбинацией таких вариантов:

- отчет подается лично ФЛП либо уполномоченным им лицом;

- отчет подается в бумажном либо в электронном виде.

Компания "N" заинтересована в своевременной подаче отчетности ФЛП, с которыми она сотрудничает. Однако, какой бы схемой подачи налоговой отчетности не воспользовались ФЛП, данный процесс проходит децентрализовано, и компания "N" не имеет возможности своевременно предоставить ФЛП, которым это необходимо, юридическую или бухгалтерскую поддержку в случае возникновения проблемных ситуаций с ГФС, попросту из-за отсутствия этой информации. Как следствие, ФЛП иногда приходится оплачивать штрафы за неподачу либо несвоевременную подачу своих налоговых отчетов.

Не напоминает ли Ситуация № 1 Вашу реальную ситуацию? Узнаете свои ежедневные проблемы?

А давайте оторвемся от жестких и затратных реалий бумажных документов и представим, как все могло бы быть в идеале…

Ситуация № 2 (идеальная)

Компания "M" успешно и активно сотрудничает в Украине с несколькими тысячами своих контрагентов - физических лиц - предпринимателей. До недавнего времени сотрудничество компании "М" с ФЛП точно описывала Ситуация № 1. Однако несколькими месяцами ранее такая ситуация перестала устраивать руководство компании "М".

Компания "M" провела полный анализ наличия в Украине достаточной законодательной базы и надежной технической инфраструктуры для применения в своем бизнесе электронных документов вместо бумажных - и решила перейти к использованию электронных документов для взаимодействия с ФЛП.

Компания "M" сравнила все имеющиеся в Украине предложения на рынке систем обмена электронными документами и выбрала комплексное веб-решение от украинского разработчика, которое наиболее полно удовлетворяет бизнес-потребности компании в рамках выделенного бюджета: Систему обмена электронными документами (далее - Комплексное веб-решение либо Система).

После покупки Комплексного веб-решения компания "M" за один календарный месяц успешно перешла к использованию электронных документов в своем взаимодействии с ФЛП и с группой компаний-партнеров. За этот месяц компания "М" провела такие подготовительные действия:

- Всех пользователей Системы обеспечили ключами электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

- Согласовали с руководством компании "М" и сообщили разработчику Комплексного веб-решения название доменного имени Системы, то есть ее адрес в сети Интернет, предназначенный для входа пользователей в Систему.

- Всем пользователям предоставили доступ к личному кабинету в Системе.

- В корпоративное хранилище электронных документов, являющееся одним из компонентов Комплексного веб-решения, в автоматическом режиме загрузили все документы, необходимые для начала взаимодействия с ФЛП и с группой компаний-партнеров (загрузка выполнена с помощью реализованных в Системе веб-сервисов).

- Провели обучение пользователей работе с Комплексным веб-решением (для упрощения этой задачи разработчик Системы подготовил и опубликовал в свободном доступе в Интернет комплект видео-инструкций).

Вы заметили, что в списке подготовительных действий компании "М" отсутствуют как работы по созданию инфраструктуры, необходимой для функционирования Комплексного веб-решения, так и работы по разворачиванию Системы на площадке компании? Все верно! В нашей идеальной ситуации руководство компании "М" решило, что не хочет тратить ресурсы компании на установку, настройку, техническое обслуживание, обновление и поддержку работы Системы. Поэтому компания "М" выбрала предложенный разработчиком Системы вариант использования Комплексного веб-решения по модели SaaS (сокращение от "Software as а service"), которая предусматривает разворачивание и полную техническую поддержку Системы на стороне ее разработчика.

2.1. Подписание документов.

Что происходит в компании "М" уже через один (!) месяц после покупки Комплексного веб-решения:

1. Дни, когда создаются и подписываются электронные документы, уже ничем не отличаются от всех других дней месяца. В офисе не слышен шум работающих принтеров и из кухни приятно пахнет кофе. Документы, как и ранее, создаются в виде файлов в форматах "DOCX", "XLSX" или "PDF", но уже не отправляются массово на печать! Все файлы подготовленных к подписанию документов загружаются в корпоративное хранилище электронных документов Системы.

2. В дни формирования документов в офисе отсутствует трафик тележек с горами бумаги в направлении к и от принтеров. Уже нет необходимости вносить в планы закупок компании расходы на бумагу (помните, от 60 000 страниц за 1 месяц), тонер для принтеров, регламентное обслуживание и срочный ремонт оборудования. Не надо планировать очередное увеличение площадей помещений, используемых для организации архива бумажных документов, и обосновывать новые расходы на их оборудование.

3. Специально обученные сотрудники компании "М" уже могут не контролировать вручную правильность, очередность и сроки подписания каждого документа на каждом этапе его жизненного цикла, как это было тогда, когда документы формировались в бумажной форме. К каждому электронному документу при первой его загрузке в корпоративное хранилище электронных документов добавляется так называемая политика подписания электронного документа - то есть правила и требования относительно того, кем, когда, в какой последовательности и какими именно ЭЦП должен быть подписан документ для того, чтобы все стороны взаимодействия считали его юридически значимым. Уникальный механизм создания и подписания электронного документа, применяемый в Комплексном веб-решении, гарантирует неизменность формата и контента первичного (подготовленного к подписанию сторонами) электронного документа и его соответствие требованиям и правилам, установленным политикой подписания. Таким образом, задача контроля за исполнением установленных в компании "М" правил составления документов обеспечивается Системой автоматически.

4. Компания "М" полностью избавилась от своей зависимости от почтовых и/или курьерских служб и больше не тратит время и деньги на доставку документов между сторонами. Система оперативно отправляет сторонам на их электронные адреса сообщения о создании, подписании и других изменениях состояния электронного документа. Документ может быть подписан всеми сторонами (т.е. полностью заключен) всего за несколько минут!

5. Все ФЛП и ответственные сотрудники компании "М" и компаний-партнеров имеют возможность в любой момент времени из любого уголка мира зайти на веб-страницу своего личного кабинета и просмотреть, подписать ЭЦП либо отклонить, а при необходимости, сохранить на диск любой из своих электронных документов, поскольку все документы хранятся централизованно в корпоративном хранилище электронных документов и всегда доступны сторонам.

6. Вам интересно, как в нашей идеальной ситуации директор проверяет наличие подписей начальника департамента развития и главного бухгалтера на каждом из 18 000 документов, и как он подписывает все эти документы ЭЦП? Мы свободны в своих мечтах, поэтому представим, что директор это делает в своем личном кабинете в Системе простым нажатием одной кнопки!

2.2. Подача отчетности в ГФС

Каждый ФЛП в личном кабинете в Системе имеет возможность:

- Подготовить, подписать своим ЭЦП, подать в электронном виде в ГФС документ "Угода про визнання електронних документів" и ознакомиться с результатом рассмотрения ГФС этого соглашения.

- Просмотреть любой из загруженных в корпоративное хранилище электронных документов, подготовленных по результатам его деятельности в отчетном периоде: "Податкова декларація платника єдиного податку", "Звіт 1-ДФ", "Звіт ЄСВ", - подписать его ЭЦП, подать в электронном виде в ГФС и ознакомиться с результатом его обработки.

С помощью Системы налоговые отчеты всех ФЛП подаются в ГФС централизованно в электронном виде, поэтому компания "М" имеет оперативную и достоверную информацию для мониторинга процесса подачи налоговых отчетов всеми ФЛП, с которыми сотрудничает, может вовремя заметить возникновение проблемных ситуаций и предоставить ФЛП, которые в этом нуждаются, юридическую или бухгалтерскую поддержку.

Как думаете, такая ситуация может быть реальной?

Откроемся: Да, Ситуация № 2 (идеальная) - сегодня уже реальность!

Комплексное веб-решение, описанное в Ситуации № 2 - это наша разработка "СОЕД Арт-Офис".

Компания "М" - это один из наших довольных клиентов.

Да, мы гордимся тем, что превращаем самые смелые мечты в реальность!

С уважением

Команда разработчиков "Арт-Офис"