Электронный документооборот: инструмент для бизнеса в условиях карантина

Можно ли бизнесу стабильно работать в период карантина? Когда встречи с контрагентами и подписание сделок тет-а-тет невозможны, а короткие паузы в работе приводят к потере прибыли, сокращению команды или вынужденному закрытию.

Опыт компании ZEO Alliance показал, что компании, которые заблаговременно перешли на электронный документооборот (ЭДО), оказались в лучшей ситуации и продолжили стабильно работать. Им не пришлось перенастраивать бизнес-процессы. Всю работу IT-компания оптимизировала и автоматизировала еще в мае 2018 года, когда стала использовать сервис «Арт-Офис».

Справка: Сервис «Арт-Офис» — это уникальная разработка украинской компании «ДИСИЕНСИ», которая несколько лет успешно занимается интеграцией корпоративных решений при внедрении электронного документооборота.

«Нашей целью было максимально сократить бумажный документооборот и перепрограммировать его в электронный. Что касается согласования и подписания документов, то мы стремились уменьшить количество очных коммуникаций. Понимали, что ЭДО нам очень нужен», — рассказывают в ZEO Alliance.

Справка: ZEO Alliance — крупная международная IT-компания с головным офисом в Киеве. Уже шесть лет разрабатывает оригинальные IT-продукты (софт и hardware) и продает их пользователям по всему миру от Америки до Азии.

Большим успехом в компании считают то, что на карантине документооборот остался на том же уровне, что и до указанного периода. Инструменты ЭДО и возможность онлайн-коммуникации с партнерами помогли IT-компании избежать простоя в бизнесе.

Работа в дистанционном режиме не требовала адаптации. Все задачи по текущим и новым сделкам решались эффективно и своевременно. Во время карантина, как и раньше, подписывали договоры и выполняли обязательства перед клиентами.

«Арт-Офис» позволяет работать удаленно, поэтому из-за вынужденного перехода со стационарной работы на ремоут компания не почувствовала стресса. Сервис помогает экономить время и чувствовать себя уверенно. Сейчас даже представить сложно, как можно работать по-другому», — говорит представитель IT-компании.

Одним из вызовов, которые стоят перед компанией, является расстояние, ведь ее контрагенты не только в Украине, но и за ее пределами. Чтобы быть рядом с заказчиками и пользователями в прямом и переносном смысле, приходится искать все возможные пути общения и передачи важной информации. Электронный документооборот существенно облегчает жизнь бизнесу. 

При выборе сервиса для обмена электронными документами IT-компания имела четкий перечень требований. Эти факторы оказались для ZEO Alliance решающими при выборе «Арт-Офиса»:

• Сервис соответствует политике безопасности компании. А вопрос секьюрности сейчас стоит очень остро, ведь в работе есть моменты использования личных данных, которые переплетаются с денежными суммами. Это всегда деликатный вопрос.

• Совместимый с привычной средой работы предприятия, легко встраивается в бизнес-процессы компании, требует минимальных затрат времени на запуск.

• Может масштабироваться и использоваться с ростом предприятия.

• Может мгновенно предоставить доступ к документам контрагентам в режиме 24/7.

• Поддерживает форматы документов, с которыми работает компания: можно подписывать персональные, бухгалтерские, нотариальные и другие бумаги.

• Легкий и простой в использовании, имеет понятный функционал. Работает в любой точке света, где есть интернет. Пользователь сервиса может подписать необходимые документы за 5 минут на любом гаджете.

• Гарантирует неизменность формата и содержания подготовленного для подписания документа.

• Оказывает квалифицированную и своевременную техническую поддержку. 

Подписание сделки онлайн — это безопасно, быстро, удобно: что изменилось в работе компании

Юристы ZEO Alliance отмечают, что благодаря «Арт-Офису» они стали существенно экономить время. Чтобы согласовать и подписать документы, раньше требовались часы, а то и дни, а теперь считанные минуты. При этом количество ресурсов на выполнение подобных задач, как финансовых, так и человеческих, сократилось в несколько раз. Освободившееся время работники тратят на выполнение других обязанностей.

«Электронный документооборот в сервисе «Арт-Офис», особенно в условиях карантина, — это удобно и эффективно. Но самое главное — документы, созданные и подписанные в «Арт-Офисе», является юридически легитимными, их принимают в налоговой службе и других госучреждениях», — отмечает Татьяна Ткачук, юрист компании ZEO Alliance.

Формат документа со встроенной подписью удобен в использовании. Важно, что документ после наложения КЭП (квалифицированной электронной подписи) невозможно изменить, он остается в исходном формате только с метками сертификатов. В IT-компании работают по принципу «безопасность данных превыше всего», поэтому инструменты работы и коммуникации должны быть высокого уровня надежности и эффективности.

Сервис «Арт-Офис» предоставляет более 20 вариантов работы с электронными документами — от создания и длительного хранения в архиве до массового подписания, комментирования, загрузки и т.д. А главное — оптимизирует расходы и бережет самый ценный ресурс — время.

Давайте посчитаем: отправить конверт с бумагами весом 0,5 кг на подпись из Киева по Украине — это в среднем 5 дней и 41 грн. А если за месяц нужно отправить сотню таких писем, то расходы составят 4100 грн. А в сервисе «Арт-Офис» это занимает несколько секунд, а за абонплату в 1000 грн можно отправить на подпись полторы тысячи документов независимо от их объема и веса!

Пора менять приоритеты и методы коммуникации с партнерами. Оставьте свои данные в форме и наш консультант ответит на все ваши вопросы в телефонном режиме или онлайн. Сервис «Арт-Офис» — ваш надежный помощник при внедрении электронного документооборота в компании.