Как выбрать лучший тайм-трекер для компании: советы пользователей

Google выдает около 4 млн результатов по запросу "‎программа учета рабочего времени"‎. Есть реклама и органические результаты компаний, которые предлагают тайм-трекер. Переход по каждой ссылке и чтение преимуществ кажется нереальной затеей. Так что остается? 

1. Рекомендации друзей.

Отзывы компании Yaware показывают, что около 16% пользователей тайм-трекера воспользовались этой стратегией.

"Мы не выбирали — сервис посоветовали", "сисадмин посоветовал", "программой пользовался наш партнер", "сознаюсь честно, что другие программы не рассматривал, потому что получил хорошие рекомендации о данном сервисе".

2. Сравнение B2B продуктов.

На скриншоте вы видите сайты, которые уже выполнили часть работы за Вас — собрали в одном месте ТОП-программы и их преимущества. Осталось лишь выбрать наилучшее решение под ваши потребности. Как это сделать? Расскажем ниже. 

По каким критериям выбирать тайм-трекер?

Общие моменты, которые нужно учитывать

1. Какие операционные системы вы используете?

Инструменты созданы с учетом конкретных устройств; некоторые из них для Windows, некоторые — для Mac или Linux и выбирать нужно под себя. Если вы часто работаете вне офиса, понадобится приложение для iOS или Android, возможно с GPS. 

2. Как вы работаете? 

Подумайте о своем обычном рабочем дне и постарайтесь выбрать программу, которая впишется в процесс. Вы используете приложения для управления проектами, такие как Trello или Asana? Вы разработчик, который работает с Jira? Вы общаетесь со своими клиентами и коллегами через приложения? Используете бизнес-программы и сервисы для повышения продуктивности?

Если дедлайны — важная часть вашей работы, вам понадобится инструмент, в котором есть напоминания, оценки и позволяет сравнивать данные в реальном времени. Словом, постарайтесь выбрать программу, которая интегрируется с ПО, которым вы пользуетесь ежедневно.

Роман, сооснователь строительной компании, рассказывает, что выбирали тайм-трекер исключительно для конструкторов, под то, что они работают в Archicad и Autocad и учет времени должен вестись одновременно на двух мониторах.  

Автоматический учет. Фото: Yaware.TimeTracker

3. Какие ваши потребности? 

Еще раз обдумайте свой рабочий процесс и запишите все функции, какие должен иметь инструмент. Приблизительный список: 

• мониторинг отработанного времени;
• перечень использованных программ и сайтов;
• анализ продуктивности;
• учет времени за пределами ПК;
• фиксация опозданий и других нарушений графика;
• расчет заработной платы;
• табель учета рабочего времени;
• управление проектами и задачами;
• явный и скрытый режимы мониторинга;
• кастомизация отчетов и т.д.   

4. Насколько легко пользоваться программой?

Основное задание тайм-трекера — экономить время, отслеживая его, и вы не сможете сделать это, если будете терять часы на использование. Основные функции должны быть четко показаны, а дополнительные — менее заметны, но доступны в паре кликов мышкой.

"Мы быстро выбирали и поэтому установили неправильный продукт: "тяжелый" и с низким юзабилити. Тратили целый час на формирование отчета по одному работнику, а у нас их 350", — рассказывает Игорь Беспалов, компания SoftClub.

5. Какой ваш бюджет?

Выбрать тайм трекер помогают деньги. Есть компании-разработчики, которые устанавливают ежемесячную или годовую фиксированную плату, у других цена зависит от количества пользователей, а некоторые формируют индивидуальные предложения. 

"Нам нужно четко и сбалансированно отслеживать затраты, а не просто ткнуть пальцем в небо. Поэтому и выбрали Yaware. Программа дешевле, чем раскрученные аналоги и ничем не уступает в функционале." — делится опытом Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting. 

Типы программ и их особенности

Тайм-трекеры бывают: 

• Автономные. 

Означает, что программа разработана специально под учет времени — это ее главное предназначение. 

• Как часть другого программного обеспечения. 

Как, например, тайм-трекинг по задачам в Bitrix24 или встроенный таймер в системы управлениями проектами.  

• SaaS или облачные решения. 

Размещают информацию на внешних серверах. Естественно используют не DropBox или OneDrive. Выбирают что-то более надежное, например, сервера Amazon. Поскольку их стандарты безопасности подходят для банковской среды, разработчики тайм-трекеров уверенно сохраняют там свои данные.

• Коробочная или локальная версия. 

Это тайм-трекер, который разворачивается на серверах клиента. Все данные находятся полностью под контролем пользователя и хранятся в соответствии с корпоративными стандартами.

• Автоматические.

Запускаются вместе с ПП, записывают всю деятельность работника и данные в отчетах не редактируются. Но такие программы можно ставить на паузу. Удобно, если фрилансер работает с собственного ноутбука и не хочет фиксировать активность вне работы. 

Индивидуальные настройки тайм-трекера. Фото: Yaware.TimeTracker

"Мы хотели выбрать "легкую" программу второго, или, даже, третьего плана, которая не мешает людям заниматься своей деятельности. Работает на фоне и бе старт-стоп таймера." — Игорь Беспалов. 

• С таймером.

Работник начинает выполнять задания — запускает учет времени. Вручную ставит его на паузу и останавливает. Недостаток в том, что люди допускают ошибки, забывают проделывать эти манипуляции, накручивают статистику.

"Прихожу в понедельник, а задача в Bitrix24 2 суток как выполняется. В пятницу я так спешила домой, что забыла остановить трекер. Результат: задача просрочена, эффективность снижена и еще на работу, которую я выполняю за 1,5 часа, как будто потратила 2,5 суток." — Алина, копирайтер IT-компании.

Выбор решения под ваш бизнес.

Потребности людей, которые управляют большим и малым бизнесом, отличаются. В большинстве случаев именно размер компании влияет на выбор тайм-трекера.

Если вы фрилансер, вам понадобится простая программа с разными параметрами экспорта и отправки данных, чтобы клиенты могли отслеживать ваш прогресс в проекте и видеть, на что пошла каждая оплачиваемая минута.

Разница между фрилансером и дистанционным работником состоит в том, что последние часто есть частью команды. Тогда как фрилансеры, обычно, работают поодиночке. Итак, для удаленной команды подойдет тайм-трекер, где можно объединять людей в команды, назначать менеджеров, показывать рейтинг и то, чем занимаются коллеги, даже на расстоянии. 

Группировка работников по отделам. Фото: Yaware.TimeTracker

Небольшим компаниям лучше выбрать недорогие и простые решения, иногда и бесплатные. Некоторые разработчики предлагают базовый функционал без оплаты, для малого количества пользователей. Большие компании ценят корпоративную безопасность, часто просят индивидуальные доработки программы и выбирают решения подороже. Корпорации ценят интеграции и наличие API.

Потребности разнятся и для разных отраслей. То, что ищут учебные заведения не подойдет IT-компаниям. Одни ценят разделение денег по проектам, биллинг, оплату почасовой работы, а другие — оповещения о переработке. Кто-то ищет тайм-трекер для эффективности, а кто-то — для контроля.

Руслан Савчишин, сооснователь компании Yaware, сказал в интервью MC.Today: "Мы не можем контролировать как используют наш инструмент, но всегда даем рекомендации, как сделать так, чтобы и работнику и руководителю было комфортно. Правильно, когда подают как способ улучшить эффективность и самодисциплину. Неправильно — позиционировать его как инструмент жесткого контроля".

Неочевидные вещи, на которые следует обратить внимание 

Мы упомянули ключевые моменты, по которым вы уже можете выбрать качественный тайм-трекер для своей компании. Если хотите погрузиться в детали, приводим список дополнительных опций, которые необходимо учитывать:

• Наличие скрытого и явного режимов мониторинга.
• Функция скриншотов и снимков веб-камеры.
• Функция снимков с камеры ПК или ноутбука.
• Украинский разработчик и гарантия, что ваши данные не попадут в руки чужому государству.
• Лицензия компании.
• Понимание разработчиком реалий отечественного бизнеса.
• Блокировка непродуктивных ресурсов: социальных сетей, сайтов с фильмами, онлайн-коммерции и т.п.
• Методы оплаты за сервис и налоги.
• Наличие приоритетной поддержки.

Перечень использованных ресурсов. Фото: Yaware.TimeTracker

Итог 

Выбирая тайм-трекер составьте список своих потребностей и ожиданий. Ваш выбор будет зависеть от разных факторов. Размер компании и рабочий процесс наиболее точно определяют функции, которые вам понадобятся. Разработчики предлагают презентации, тестовый период, демо-версию, демонстрацию продукта. Воспользуйтесь всем этим, чтоб посмотреть программу в действии, прежде чем платить за нее.