Платформа для организации командировок Raketa оцифровывает рынок

В начале осени, на украинский рынок вышла платформа для организации командировок Raketa Powered by Online4Business.

Платформа позволяет клиентам создавать весь процесс организации командировки онлайн - от приказов на командировку, расчета суточных, бронирования услуг до автозаполнения авансового отчета и многое другое. Raketa существенно экономит время и ресурсы компаний. 

Мы спросили у соучредителя Raketa powered by Online4Business Елены Мартынчук, как рынок принял платформу, что произошло за первые месяцы, и как она видит развитие бизнес тревел в Украине?

Елена, кому интересна ваша платформа в первую очередь?

Это решение для среднего и крупного бизнеса. Для компаний, в которых организация деловых поездок заметно влияет на внутренние процессы и обычно "оттягивает" ресурс сотрудников, отвлекает от текущих бизнес задач, иногда раздражает и демотивирует, поскольку весь процесс в целом длится от полутора до двух часов рабочего времени.

Большое количество международных и украинских компаний переосмысливает способ выполнения бизнес задач и создает отдельные инновационные или цифровые департаменты, цель которых перевести рутинные задачи в технологическое русло и освободить руки и головы коллег для креатива, который и создает наибольшую дополнительную ценность в наше время. 

Именно такие компании сразу обратили внимание на появление корпоративной онлайн платформы, оцифровали все внутренние архаичные процессы по организации командировки и показали столь желанный результат - 15 минут от приказа на командировку до авансового отчета. 

Традиционно это, в первую очередь - IT компании, аудиторы и консалтинговые организации. Именно они создают команды из мотивированных и уверенных в себе талантов и больше заботятся об их лояльности. Мы были приятно удивлены количеством запросов от таких компаний уже в первые недели с момента запуска платформы в Украине. 

Сейчас мы также ведем активные переговоры с более традиционными для Украины бизнесами - аграрным, фармацевтическим и металлургическим. Основная цель таких организаций - контроль и оптимизация расходов. За счет интеграции с 1С или SAP все данные по расходам на командировки отражаются в учете предприятия без вмешательства бухгалтерии. Прямая экономия на стоимости услуг за счет доступа к бронированию в режиме реального времени составляет минимум 11% от общей суммы расходов на деловые поездки в первый год использования. Интеллектуальные модули платформы контролируют и даже моделируют поведение пользователей, собирают и анализируют данные о расходах компании, то есть выполняют все те привычные требования корпоративного клиента, только теперь автоматическом режиме.

И наше главное достижение - два из пяти крупнейших корпоративных тревел агентств Украины уже выбрали платформу Raketa powered by Online4Business своим технологическим провайдером, признав ее главную ценность по отношению к другим подобным решениям - это первая платформа, полностью адаптированная под украинский рынок.

Собственно Raketa для всех этих компаний - инструмент, который поможет существенно сэкономить важнейшие ресурсы: финансовый и ресурс времени. Корпорации могут использовать нашу платформу в партнерстве с собственным контрактным агентством. Такое преимущество очевидно всем участникам процесса. 

Какие функциональные возможности интересуют клиентов?

Для пользователей, которые организуют командировки для себя или своих коллег, в первую очередь важен простой интерфейс, возможность оформлять все бухгалтерские документы онлайн, бронировать все услуги на одной платформе, а также не тратить время на заполнение авансового отчета и сбор документов для него (все сохраняется непосредственно в корзине путешествующего под каждую поездку отдельно). 

Для руководителей стало необходимостью автоматизировать процессы контроля расходов (мы делаем соответствующие настройки политики компании), утверждение поездки руководителем (одним кликом по электронной почте), бухгалтерской отчетности (прямая интеграция с 1С или SAP) и статистики / аналитики по командировке в режиме реального времени.

Raketa стала первым игроком на украинском B2B-рынке, который смог обеспечить прямое подключение крупнейшего поставщика отелей Booking.com. Доступ к максимальному количеству объектов с Booking.com в «Ракете» будет открыт 1 декабря 2019 года. Корпоративному клиенту важно, чтобы процесс организации командировки проходил без лишних посредников. Прямая интеграция с Booking.com стала еще одним шагом навстречу такой потребности - теперь клиент может бронировать нужный контент, не выходя из корпоративной системы и придерживаясь политики компании.

Важен также аспект адаптации под украинский рынок - на платформе Raketa есть возможность сформировать отчетность украинского формата, забронировать локальные услуги, вроде гостиниц в Украине и билетов Укрзализныци, сделать оффлайн запрос с мгновенным отображением на стороне агентства или пообщаться в онлайн чате с профессиональным консультантом.

Есть ли у вас данные, сколько ресурсов компаний экономит "Ракета", при ее внедрении?

Конечно, Raketa имеет много успешных кейсов на других рынках и ведет статистику по фактической экономии бюджетов на командировки. Кроме 11% экономии на стоимости за счет онлайн бронирования, о котором я уже сказала в начале, основной финансовый эффект от внедрения корпоративной онлайн платформы наблюдается от автоматического применения правил политики компании и происходит во время бронирования и согласования расходов на поездку. При нарушениях тревел политики платформа рекомендует пользователю корректирующие действия и / или запрещает оформление услуг и / или сообщает лицам, имеющим право авторизации. В результате такого процесса:

• сотрудники на 40% чаще соблюдают правила раннего бронирования авиабилетов и гостиниц, соответствующий экономический эффект составляет 15% от общих затрат компании на "срочные командировки";

• использование приоритетных поставщиков становится автоматическим, а выбор сотрудника прозрачным и контролируемым. Соответствующий экономический эффект - уменьшение на 80% упущенной выгоды.

Эффект от работы модуля контроля логики путешествующего, который, в том числе, отслеживает возвращения за неиспользованные авиабилеты составляет минимум 3% от суммы расходов на авиабилеты, 65% таких билетов оформлены для руководства компаний с гораздо высшей, чем средняя, стоимостью за билет.

Эффект от работы модуля, где хранятся результаты поиска стоимости каждой услуги. Здесь пользователь пытается делать выбор не только в соответствии с известной ему тревел политикой, но и пытается выбрать самый дешевый вариант. В наибольшей степени достигается снижение стоимости услуг у тех пользователей, которые ранее были замечены в выборе более дорогого варианта.

Как вы видите перспективы внедрения “Ракеты” на украинском рынке бизнес тревел, через месяц работы?

Ключевая потребность компаний, которую мы успели определить за эти два месяца неизменна - оптимизация расходов на деловые поездки. Что стало менее ожидаемым - желание получить максимально адаптированное под процессы этих организаций сервисно-технологическое решение. Быстрое и простое (в идеале, работающее в несколько «кликов»). 

Действительно, внедрение базовой версии платформы происходит довольно быстро, с минимальным привлечением сотрудников и руководства компаний, особенно, если участие принимает профессиональное тревел агентство. Более того, наша модель не предусматривает оплаты за имплементацию. За использование базовой версии платформы Raketa взимается транзакционный сбор, в зависимости от количества оформленных в системе услуг - чем больше онлайн адаптация клиента, тем меньший сбор он платит. Платформа постоянно дополняется новыми возможностями, универсальные для рынка Украины доработки также будут автоматически доступны всем клиентам и тревел агентствам. 

Теперь, относительно так называемой кастомизации платформы согласно требованиям заказчика, например, необходима передача в платформу уникального параметра услуги / командировки или интеграция с собственными модулями контроля / управления клиента. В таком случае, разработчики Raketa дорабатывают API, с использованием которого передается необходимая информация. Это требует времени и дополнительных инвестиций со стороны компании заказчика. 

До сих пор большинство компаний, проявивших интерес к онлайн платформе Raketa - представители большого бизнеса, они нуждаются именно в таких персонализированных разработках. Поэтому трудно прогнозировать насколько быстро Raketa powered by Online4Business станет распространенным инструментом для украинского бизнеса в целом. Очевидно, пока мы заинтересованы быть полезными "здесь и сейчас" для компаний среднего размера, которые также нуждаются в диджитализации процессов организации командировки.

Как вы в целом охарактеризуете рынок бизнес тревел в Украине и мире?

С развитием технологий и внедрением автоматизированных инструментов меняется и роль бизнес тревел агентств: на первый план выходит умение интегрировать технологические решения в бизнес-процессы клиентов и правильно ими пользоваться. Именно поэтому для Raketa, как технологического провайдера, крайне важно сотрудничать с профессиональными тревел агентствами. Сотрудники же агентств переквалифицируются теперь из агентов бронирования в консультантов и «менеджеров по решению проблемных ситуаций».

На фоне этих трансформаций их корпоративные клиенты пересмотрели свое отношение к онлайн инструментам: если раньше это был просто инструмент экономии или автоматизации, то сейчас - это более сложная, с точки зрения принятия решения, конструкция. Большую роль играет теперь соответствие стандартам безопасности данных и международным законодательным актам, репутация и, крайне важно, независимость от агентства. Эта модель использования приближается к западной, когда компании целенаправленно стремятся отделить IT-провайдера от агентств, тем самым, управляя этими двумя составляющими отдельно.

Такой подход дает компаниям возможность объективно проанализировать и оценить экономический эффект от автоматизации текущих и планируемых бизнес-процессов, чтобы понять, как улучшить эффективность управления расходами.

Цифровой мир требует новых привычек. Непреодолимые силы трансформируют рабочие места и способы выполнения рабочих задач. Искусственный интеллект (AI), работы и другие технологии разрушают иерархии, переосмысливают и изменяют навыки людей. Понимание того, какие задачи автоматизируются, а какие все еще будут зависеть в будущем от навыков человека, является критическим. Мы в Online4Business мыслим именно такими категориями и планируем изменить этот рынок концептуально уже в 2020 году.