Коронавирус загнал бизнес на карантин. Выход есть - электронный документооборот

LIGA.net продовжує публікувати серію колонок про те, як бізнесу протистояти коронавірусу та працювати в умовах жорсткого карантину. Про те, які міри пом'якшення для бізнесу вже прийняла українська влада та що ще потрібно зробити, читайте тут. 

Внаслідок COVID-19 та впровадження режиму карантину, бізнес уже стикнувся зі складнощами з підписанням документів, затримкою платежів та порушенням виконання умов контрактів. Необхідність роздрукувати, підписати і передати паперові документи змушує співробітників приходити в офіс, незважаючи на офіційно визнану пандемію.

В умовах карантину питання ефективного обміну інформацією, а також офіційними документами постає особливо гостро. Однак ці загрози і обмеження можна розглядати як нові можливості – можливості для підвищення рівня автоматизації, зокрема переходу на електронний документообіг (далі – ЕДО). 

Подписывайтесь на рассылки Liga.net - только главное в вашей почте

Оперативне і правильне підключення до ЕДО дозволить потурбуватися про здоров’я персоналу і не створювати ризиків уповільнення критичних процесів компанії.

Крім того, що ЕДО дозволяє обмінюватися документацією швидко, ефективно і безпечно, а також убезпечує співробітників від зайвих контактів, ЕДО має низку інших переваг.

• Екологічність. Це одна з головних складових соціальної відповідальності багатьох прогресивних компаній.
• Діджіталізація процесів. Дозволяє ефективніше керувати процесами компанії, тримати все під контролем і скорочувати витрати часу персоналу на рутинні завдання.
• Швидкість і комфорт. Дає можливість отримати, узгодити і підписати документи в найкоротші терміни без прив'язки до офісу. 

Уже більше року тому ми в компанії вирішили самі перейти на ЕДО з контрагентами і працівниками. Сьогодні ми використовуємо ЕДО в частині обміну первинною документацією з постачальниками, а зараз працюємо над впровадженням цього функціоналу у взаємодії з клієнтами і співробітниками.

Читайте також - "Антивірусні" закони: навала надомників і форс-мажор для всіх

Впроваджуючи ЕДО, передусім ми зосередилися на таких аспектах: безпека обміну даними, автоматизація документообігу, висока швидкість роботи з документами, економія коштів на логістику, папір, копіювальну техніку і архівацію документів, оптимізація бізнес-процесів та спрощення ведення архіву документів. Наступними кроками стала інтеграція з обліковими та ERP-системами, а також внутрішній документообіг.

ЕДО, безумовно, корисна річ, проте законодавчі колізії певним чином обмежують можливість його повноцінного використання. На практиці ми зіштовхнулися з деякими труднощами:

• можливість ведення електронної кадрової документації;
• подання  документів під час перевірок державним контролюючим органам;
• дата визнання періоду відображення доходів/витрат, а також податкового кредиту/зобов'язань в залежності від дати накладання електронного підпису;
• документи, що регулюють правовий статус ЕДО в організації;
• відсутність роумінгу між різними платформами ЕДО;
• необхідність документального оформлення переходу на ЕДО з контрагентами.

Наш досвід підказує, що компаніям, які надають послуги в галузі ЕДО, та державним органам, необхідно впровадити низку змін для успішної роботи з ЕДО в Україні.

• Створити умови для якнайшвидшої реалізації роумінгу між системами надавачів послуг ЕДО.
• Легітимізувати на державному рівні європейського, американського та інших світових стандартів електронних підписів для спрощення обміну документами з міжнародними партнерами.
• Внести зміни на законодавчому рівні щодо електронних кадрових документів та періоду відображення доходів/витрат на підставі електронних первинних документів.
• Внести уточнення до Податкового кодексу України в частині визначення дати виникнення податкових зобов’язань при оформлені первинного електронного документу та періоду включення до податкового кредиту.
• Дати роз’яснення та інструкції по роботі з електронними документами для податківців під час перевірки.
• Спростити процедури видачі електронних цифрових підписів (КЕП) віддалено (онлайн) 24/7 без фізичної присутності отримувача.
• Вдосконалити процедуру щодо ведення електронного архіву, в тому числі для документів тривалого зберігання.

ЕДО – дієвий інструмент роботи, покликаний спростити дистанційне ведення бізнесу, а також вберегти ваших співробітників від поїздок в офіс у період карантину. З нетерпінням чекаємо на конкретні кроки держави у бік просування цього функціоналу. 

Автор висловлює подяку Валентині Березкіній, Вікторіїї Мельничук, Олені Срібяник та Кирилу Лобачу за роботу з запуску ЕДО в компанії та допомогу з написанням цієї статті