Найти общий язык: 5 трендов внутренних коммуникаций
В основе успешной командной работы лежит синергия, когда сотрудники умножают вклады друг друга. Для этого бизнесу нужны крепкие и четкие связи внутри компании, эффективное общение между людьми. До определенного момента система связей выстраивается сама по себе. Люди общаются, обмениваются новостями и планами, просят у коллег помощи. Но с ростом команды возникает необходимость брать внутренние коммуникации под контроль.
Для этого даже есть специальный термин "число Данбара", согласно которому человек способен эффективно общаться не более чем со 150 людьми. Если из этого количества вычесть родных и друзей, получится, что на работе мы можем коммуницировать с 50–100 коллегами.
В Preply недавно отмечали своеобразный юбилей. К команде присоединился 100-й сотрудник. При таком количестве людей общением в команде уже необходимо управлять.
Цели внутренних коммуникаций
Внутренние коммуникации происходят постоянно. Это любое общение внутри компании: между фаундерами, сотрудниками, передача информации "сверху вниз" и "снизу вверх". Чтобы добиться синергии и повысить эффективность команды, общение нужно систематизировать и направить в нужное русло.
Каждый бизнес будет решать с помощью внутренних коммуникаций свои задачи, но есть три универсальные цели, актуальные для любой команды.
- Сделать так, чтобы каждый сотрудник знал, что происходит в команде, к каким целям стремится компания и как лично он может помочь в их достижении.
- Сделать так, чтобы сотрудники не были перегружены информацией и не отвлекались на ненужные сообщения.
- Построить корпоративную культуру и укрепить командный дух.
Тренды в фокусе
Понимая общую концепцию внутренних коммуникаций, можно переходить к основным вопросам: какие тренды актуальны сейчас и как использовать их на практике.
1. Курс на mobile
Смартфоны становятся функциональнее, качество мобильного интернета повышается. Люди все активнее используют телефоны для работы. Специалисты в области внутренних коммуникаций советуют выстраивать общение внутри компании так, чтобы сотрудникам было удобно реагировать на сообщения с мобильного.
Читайте также - Как стать IT-рекрутером и выжить
В этом контексте весьма полезными будут корпоративные мессенджеры. Например, мы используем для общения о задачах Slack. Некоторые компании решают ограничиться универсальными каналами вроде Facebook Messenger или Telegram. Но если мы говорим о большой команде, которой уже нужна комплексная работа над внутренними коммуникациями, стоит все-таки присмотреться к более специализированным инструментам.
Еще мы используем Workplace от Facebook для съемки и онлайн-трансляции важных мероприятий в компании. Так сотрудники, которые находятся вне офиса, могут наблюдать происходящее в режиме реального времени или позже посмотреть в записи. В email-переписке важно четко разграничивать темы, создавать отдельные ветки обсуждений для каждого вопроса и не делать цепочки слишком длинными. Все это тоже поможет работать с мобильного.
2. Баланс цифрового и личного общения
Диджитал-инструменты полезны, но по возможности нужно дополнять их общением face-to-face. Личное общение позволяет задействовать эмпатию. Сотрудники лучше понимают сложности и стремления коллег, стараются помочь с достижением KPI, если могут на это повлиять.
У нас есть традиция организовывать daily standup — короткие встречи, которые иногда даже проводим в виде переписки в Slack. Участники команды рассказывают о результатах "за вчера" и делятся планами "на сегодня". Раз в месяц стараемся проводить неформальный Thirsty Thursday: собираемся в баре, компания оплачивает всем первый напиток.
Читайте также - Самый ценный навык, который может преобразить вашу жизнь
Чтобы стимулировать личное общение между сотрудниками, мы подключили к Slack бота Donut, который раз в неделю рандомно выбирает человеку партнера из команды и предлагает им двоим вместе пообедать или выпить кофе с пончиком. Так на совместном обеде могут оказаться люди из совершенно разных департаментов.
3. Организация digital workplace
Концепция digital workplace - "цифрового рабочего места" - предполагает, что бизнес создает необходимые условия, в которых сотрудник сможет полноценно и эффективно работать откуда угодно, а не только непосредственно из офиса.
Этот подход особенно актуален для тех компаний, которые разрешают сотрудникам работать удаленно или чья команда рассредоточена по разным городам. Еще один плюс продуманного digital workplace — возможность работать с любого устройства, а не только с рабочего компьютера.
В нашем случае digital workplace формируется из нескольких инструментов. Это уже упомянутый Slack, а еще Jira и Confluence от Atlassian. Первый позволяет управлять задачами, в том числе и параллельными, а второй помогает собрать базу знаний, к которой есть доступ у каждого сотрудника. При такой организации даже новичок может быстро войти в курс дела и подключиться к рабочим процессам. Сюда же стоит отнести и облачные сервисы для хранения данных и совместной работы (например, инструменты G Suite).
4. Интранет: корпоративные соцсети
Еще один яркий тренд — интранет, то есть корпоративные социальные сети. Особо крупные бренды могут позволить себе разработку собственной соцсети. Те, у кого ресурсов поменьше, ограничиваются готовыми решениями.
Мы пока не видим необходимости внедрять такой инструмент в работу. Для 100–200 сотрудников достаточно иметь Slack с разными каналами для разных тем, но в целом эта тенденция довольно популярна. Единственный функционал, которым мы пользуемся в Workplace от Facebook, — это онлайн-трансляции.
Читайте также - Ослы и единороги. Чем занятые люди отличаются от продуктивных?
Корпоративные порталы полезны для крупных компаний, которые хотели бы настроить коммуникацию между различными департаментами. Из известных решений можно рассмотреть SAP Enterprise Portal, WebSphere Portal, Oracle WebCenter Portal.
5. Анализ результатов
И наконец, последний тренд, но один из самых важных. Профессия специалиста по внутренним коммуникациям становится более востребованной, бизнес начинает лучше осознавать важность общения внутри команды, но многие руководители все-таки относятся к подобной задаче скептически.
Главный источник сомнений — отсутствие понятных KPI. Отслеживать эффективность системы внутренних коммуникаций сложно, потому что нет четких критериев для анализа и оценки. Сейчас многие HR- и PR-департаменты (именно они часто становятся ответственными за внутренние коммуникации) ищут способы измерить прогресс в этой сфере.
Нам помогает сервис 15Five, который анализирует настроение сотрудников в динамике. Люди еженедельно заполняют анкету в сервисе: пишут, как у них дела, выставляют оценку. Руководитель видит на графике, как меняется настроение специалистов со временем. Это помогает понять, в каких условиях команде требуется поддержка.
Внутренние коммуникации - один из самых недооцененных процессов. Если ими не управлять, сотрудники не будут понимать приоритетов компании. Заваленные хаотичным потоком сообщений, они начнут делать совсем не то, что полезно для бизнеса. Кроме того, у человека может возникнуть ощущение, что он совсем один и неоткуда ждать помощи. А это тоже не повышает мотивацию. Зато правильно настроенное общение внутри компании поможет бизнесу на 100% использовать командный потенциал и сделать работу максимально комфортной для каждого сотрудника.
Михаил Притула, Head of HR онлайн-маркетплейса для поиска репетиторов Preply