"Антивирусные" меры для бизнеса: корпоративное управление на дому

LIGA.net публікує серію колонок про те, як бізнесу протистояти коронавірусу та працювати в умовах жорсткого карантину, слабкої договірної дисципліни, кризи довіри, нерозвиненого електронного документообігу, відсутності цифрового нотаріату та електронного суду. Спойлер: протистояти та, як завжди, вистояти.

Першу колонку про те, як в умовах карантину налагодити електронний документообіг та договірні правовідносини читайте тут. 

Будь-який український бізнес із хоча б невеликою історією має імунітет від кризових явищ. Планування безперервної роботи, або business continuity, в умовах пандемії коронавірусу та масового карантину – це нове, безпрецедентне випробування навіть для сильних компаній. А також досвід, який всі ми отримаємо, щоб стати сильнішими.

Для планування, головним завданням якого є віддалена підтримка бізнес-процесів, слід врахувати регуляторні правила, які не обов’язково завадять, а іноді навіть прийдуть на допомогу. Ця унікальна криза, яка тимчасово переселила всіх нас у віртуальний світ, сподіваємося, виконає роль "магічного пенделя" та запустить різноманітні трансформаційні процеси в державі та в діловій сфері, зробивши їх більш стійкими до негараздів світу матеріального.

Також покладаємо надію на те, що ситуація стабілізується набагато раніше, ніж всі необхідні "антивірусні" заходи та трансформації зможуть бути втілені, що, однак, не зменшить їх користі для загальної гігієни бізнес-середовища.

Приймайте тільки необхідні рішення й шукайте "запасних" підписантів

Бізнес має подбати про стабільність роботи органів контролю та управління під час карантину/віддаленої роботи посадових осіб, або їх тимчасової непрацездатності.

Великі бюрократичні організації та компанії з розвинутою системою корпоративного управління є більш стабільними щодо власної керованості. Інші підприємства мають переконатися, що зможуть приймати рішення, підписувати договори та інші документи у випадку тимчасового виходу з гри генерального директора.

Якщо статут не передбачає делегування повноважень одноособового виконавчого органу, необхідно вдаватися до змін: надати йому право видавати довіреності щодо виконання управлінських функцій та підписання документів, розширити ці повноваження на інших посадових осіб, перетворити виконавчий орган на колегіальний. Якщо в компанії працює правило двох підписів (початковий рівень корпоративного контролю), зрозуміти, хто страхує обох підписантів та забезпечити довіреностями "запасних" – інших співробітників в корпоративній ієрархії та/або представників безпосередньо учасників.

Читайте також - Чужий проти хижака: карантин страшніший, аніж коронавірус

Також слід переконатися, що усі підписанти мають належно оформлений доступ до клієнт-банку та вміють ним користуватися. Минулого року скасували обов’язок подавати до банку нотаріально засвідчені зразки підписів директора та головного бухгалтера. Тепер компанія за підписом керівника в довільній формі або у формі встановленій банком, подає йому перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунком, а кількість таких осіб необмежена (п. 9 Інструкції про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків).

На жаль, фізичного контакту з банком не уникнути: всі уповноважені особи мають залишити в переліку свій власноручний підпис. Залежно від внутрішніх процедур банк також може зажадати особистого візиту підписантів до відділення. Рекомендуємо уточнити процедуру подання переліку підписантів, навіть якщо ви нещодавно її проходили, адже банк міг змінити правила задля безпеки.

Відвідайте нотаріуса

Без нотаріуса не обійдуться жодні зміни в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) (нові правила діють з листопада 2019 року): протоколи, які подаються реєстратору (або нотаріусу-реєстратору), повинні бути на нотаріальних бланках, документи має подавати директор або особа за нотаріальною довіреністю від нього. Найближчим часом доступ до нотаріусів може бути обмежений: Нотаріальна палата рекомендує їм утриматись від прийому громадян. Тому варто зробити наступне:

1. терміново здійснити всі необхідні нотаріальні дії;
2. готуватися до сценарію, коли неможливо буде внести зміни до реєстру, наприклад, включити підписантів чи змінити склад виконавчого органу;
3. знайти вже видані довіреності, а якщо вони втрачені, помріяти про часи, коли довіреності стануть цифровими. 

Читайте також - Жорсткий карантин: 10 тез про стан банківської системи та фінансових ринків

Мрії про цифрові довіреності також можуть розділити всі нотаріуси та працівники Міністерства юстиції України, які залишились удома, хоча принциповий крок до омріяного цифрового нотаріату – Закон "Про електроні довірчі послуги" – був написаний ще у 2017 році. Якби нотаріуси активно просували власну цифровізацію, сьогодні їм, озброєним кваліфікованими електронними підписами та печатками, було б певною мірою начхати на карантин.

Змінювати корпоративні правила та ролі поспіхом не варто. Треба зберігати спокій та оцінювати потреби у прийнятті юридично значущих рішень у перспективі найближчих місяців, а також враховувати, що потреба в таких рішеннях може зменшитись у зв’язку із загальним сповільненням ділової активності.

Проводьте загальні збори онлайн

Незалежно від того, наскільки обмежені або гнучкі повноваження директора, всі вони поглинаються правами вищого органу компанії – загальних зборів, які в разі потреби також зможуть "попрацювати" директором. Особливо цінними сьогодні виглядають норми Закону "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю", які дають учасникам право проводити загальні збори віртуально – у режимі відеоконференції, що дозволяє бачити та чути всіх учасників загальних зборів одночасно (ч.3 ст. 33 Закону).

Whatsapp, Skype, Zoom, Facebook Messenger та інші популярні сервіси також підійдуть. Закон не містить вимоги про те, що можливість відеоконференції повинна бути прямо передбачена статутом, отже, це - норма прямої дії. 

Читайте також - Коронавірус і бізнес: зараз треба перейти в режим максимальної економії

Однак, порядок проведення загальних зборів у формі відеоконференції законом не регламентований: ідентифікація присутніх ("на цьому відео був не я!"), запис конференції, зберігання файлів та доступ учасників до них ("я приєднувався до конференції, але не пам’ятаю, які рішення були прийняті").

Тому, доцільно було б детально прописати ці пункти в статуті. Роль секретаря в організації віртуальних зборів є визначальною, до того ж її має виконувати особа, якій всі довіряють. Тут хочеться сказати "наприклад, один із співвласників бізнесу", однак ми пам’ятаємо кількість та запеклість корпоративних спорів. Віртуальна процедура має бути чіткою й однозначною.   

Альтернативні "олдскульні" варіанти проведення зборів без незвичних технічних прийомів: опитування (статті 35,36 Закону) та заочне голосування, для якого учасникам все-таки доведеться вийти з дому або запросити додому іншого "олдскульного" гостя (який може і відхилити запрошення) для нотаріального засвідчення свого підпису.

Якщо збори не на часі, але варто додати визначеності щодо майбутнього, власники (та інші особи) можуть укласти корпоративний договір, за яким учасники товариства зобов’язуються реалізовувати свої права та повноваження певним чином або утриматись від їх реалізації (ч. 1 ст. 7 Закону про товариства з обмеженою відповідальністю). Договір достатньо укласти у простій письмовій формі, тож цей крок від нотаріуса не залежить.

Читайте також - Коронавірус і економіка: будемо жити погано, але недовго

Особливо слід замислитися недовірливим власникам бізнесів, які все ще є і акціонерами, і директорами, і головами наглядових рад, роками відкладаючи "на потім" побудову системи корпоративного управління або звичайну наступність керівництва.

Епідеміологічна криза може бути серйознішою за кризу довіри. Якщо немає часу на світоглядні та нормативні системні зміни (а його немає), варто видати довіреності на розпорядження корпоративними правами та на управління бізнесом найбільш довіреним, близьким особам. У першому випадку довіреність може бути безвідкличною – це рішучий крок, який треба детально зважити, якщо він вчиняється виключно під впливом поточних драматичних обставин. А для такої довіреності знадобиться згаданий вище корпоративний договір (ст. 7 Закону про ТОВ). Ще перевірити свій заповіт. Пам’ятаючи, звичайно, що все буде добре.