Внутренний стартап: как стать лидером закупок на ProZorro

Компанія Епіцентр бере участь у публічних закупівлях на ProZorro з вересня 2016 року і відтоді регулярно входить до топ-3 найбільших постачальників цієї системи електронних публічних та державних закупівель (за кількістю перемог). У 2018 році компанія виграла 2 690 тендерів на загальну суму більше 223 млн грн. Щомісяця компанія бере участь приблизно у 500 тендерах, з яких третину виграє. Ефективно взаємодіяти з ProZorro компанії допомагає власна унікальна розробка - внутрішнє програмне забезпечення. 

Середня сума тендеру, який виграє компанія складає лише трохи більше 80 000 гривень. Як бачимо, це не декілька виграних тендрів-мільонників, а кропітка щоденна робота. Епіцентр бере участь майже у всіх тендерах вище 2 000 гривень у всіх регіонах України та по всіх групах товарів. Найуспішніші у тендерних закупівлях відділ продукції з дерева, побутової техніки, будівельних матеріалів та виробів з металу. Крім того, компанія приймає участь у тендерах із закупівлі товарів, які не представлені на полицях торговельних центрів Епіцентр. Наприклад, два роки поспіль компанія була постачальниками етилен глюколя для Міністерства оборони України.

Брати участь у тендерах може будь який з 52 торговельних центрів мережі, для чого у компанії розробили власне програмне забезпечення. 

Згідно з вимогами законодавства, у одному тендері не можуть брати участь пов'язані компанії. Для того, щоб виконати вимоги законодавства, у Епіцентрі кожен з торговельних центрів перш ніж подати заявку на участь у тендері на ProZorro бере участь у внутрішньому конкурсі. Кожен постійно моніторить цікаві йому тендери та до 10-ї ранку подає заявки на участь у них до внутрішньої програми.

Читайте також - Тендерний безлад: як "Слуга народу" змінить систему закупівель

У ній всіх охочих взяти участь у тому чи іншому тендері оцінюють за шести показниками: вартість доставки, скільки раз ТЦ взаємодіяв із замовником, сума виграних тендерів замовника, відсоток перемог за тендерами замовника, відсоток дискваліфікацій та доля ТЦ у обороті по тендерним процедурам. Всі ці показники враховуються за рік на дату подачі заявки, що стимулює торговельні центри до постійної роботи і не дозволяє тим, хто раз на рік виграє великі тендери спочивати на лаврах.

За цими показниками система автоматично вибирає ТЦ, який буде брати участь у тендері. Конкуруючий ТЦ може оскаржити це рішення, надавши свої аргументи до тендерного департаменту.

Усі внутрішні тендерні процедури в компанії максимально автоматизовані. Процес участі в закупівлях доволі складний у порівнянні із процесом роздрібної торгівлі, і вимагає оцінки результатів на різних етапах: на стадії оголошення закупівлі, прийом пропозиції, аукціон, кваліфікація, укладення договору, а далі ще цікавіше – графік поставок, виконання договірних умов та закриття договору.

Внутрішнє програмне забезпечення дозволяє координувати роботу різних департаментів над одним тендером, адже за підбір товару, надання ціни та підготовку договорів у компанії відповідають різні відділи. 

Читайте також - Кейс Херсонської нафтоперевалки: як "згорає" АРМА

Завдяки інтеграції з базою ProZorro через електронну площадку SmartTender, у внутрішній програмі Епіцентр доступна інформація по потенційно цікавим тендерам, аналітика по найбільш успішним товарним групам, виграним тендерам тощо. Завдяки цій програмі аналітики компанії можуть прогнозувати попит на ті чи інші групи товарів, бачити незайняті ніші або ті, в яких брати участь в тендерах вже недоцільно. Є і аналіз замовників тендерів зі своїм "чорним списком". 

Фактично, тендерні закупки у Епіцентр - це своєрідний внутрішній стартап. І, хоча вони на сьогоднішній день займають лише 5% безготівкового обороту компанії, але є велика надія на зміни в законі про публічні закупівлі щодо контролю за порушниками тендерного процесу, умов оскарження, з'являться електронні шаблони тендерної документації і тоді наша держава стане ще більш відритою, а значить бізнес, який прагне чесно продавати, отримає свій шанс.

А без участі нових бізнесменів у тендерах є великий ризик, що недобросовісні постачальники знайдуть спосіб перейти до електронної системи разом зі своїми корупційними схемами.