Технологии в помощь. ТОП-5 трендов в закупках

Украинский бизнес уже оценил эффективность электронных торгов, их удобство и экономию. Учитывая развитие цифровых сервисов, неудивительно, что их использование становится все более активным и в этой сфере.

Еще вчера закупщику необходимо было собрать заказы от всех отделов внутри компании, изучить цены, прописать требования к тендерной документации, обзвонить поставщиков, выбрать подходящих и пригласить их в торги. А сегодня он автоматизирует рутинные задачи, чтобы заняться  аналитикой и стратегическими вопросами.

И здесь на помощь приходят новые технологии, которые еще вчера казались фантастикой.

Использование чат-ботов. Они автоматизируют процесс закупки и минимизируют необходимость вовлечения закупщиков. Как это работает? Например,  кому-то из сотрудников понадобился стул. Этот человек обращается к чат-боту с просьбой его купить. Дальше идет поиск товара в базе предыдущих закупок. Если чат-бот видит, что в компании уже кто-то покупал стул, то предлагает приобрести его у того же поставщика, что и в прошлый раз. Предварительно система сверяет стоимость закупки. Если она больше, отправляет запрос поставщику с просьбой сделать скидку. Когда цена согласована - чат-бот закупает товар. И только в случае если чат-боту по какой-то причине не удается приобрести необходимое, запрос направляется на обработку закупщику.

Синхронизация всех систем. В данный момент компании очень активно интересуются автоматизацией всех околозакупочных процессов. В частности, есть большой запрос на интеграцию внутренней учетной системы с внешней площадкой для электронных тендеров. Это даст возможность автоматизировать весь процесс: сформировать заявку на закупку, объявить ее, а после выбора победителя с помощью электронного документооборота подписывать контракт и отправлять его поставщику. Подобные решения уже есть на рынке.

Алгоритм “machine learning”. Технология уже используется некоторыми площадками, и в будущем будет совершенствоваться. Алгоритм анализирует поведение поставщиков и тендеры, в которых они участвовали. Затем отбирает наиболее релевантных и рекомендует закупщику пригласить их в торги. Компания-заказчик может ознакомиться с досье рекомендованного поставщика. Если он подходит, то система автоматически отправит текстовое приглашение от имени закупщика с просьбой принять участие в тендере. Алгоритм постоянно обучается и поэтому предлагает организатору закупки все более и более релевантную выборку поставщиков.

Роботизация. Это не такое далекое будущее, как нам казалось несколько лет назад. Более того, некоторые украинские компании уже используют роботов. Например, они заполняют контракты, причем речь не только о каких-то типичных документах. Система автоматически распознает данные и вводит необходимую информацию. Все документы, в которых  не удалось распознать данные, передаются сотрудникам для заполнения оставшихся полей. В результате существенно сокращается “ручной труд”, ведь зачем человеку тратить время на то, что успешно может сделать система. Лучше направить эти усилия на более важные задачи.

Виртуальная реальность. Мы привыкли, что она активно используется в индустрии развлечений, но в закупках это ожидаемый тренд. Подобными инструментами могут пользоваться как компании-заказчики, так и поставщики. Например, организатор тендера, работая на площадке, может подгрузить к ТЗ виртуальный тур по своему предприятию. Посмотрев его, участник сможет лучше понять, какие потребности есть у закупщика, и как их следует удовлетворить. В свою очередь, поставщик может использовать VR, чтобы компания-заказчик могла ознакомиться с его производством или складом и убедиться, что он обеспечит надлежащее качество товара.

Безусловно, на развитие и интеграцию новых технологий потребуется время. Но, как и цифровизация закупок, эти инструменты позволят решить ключевую задачу для любой компании – сэкономить время и ресурсы.