Электронные накладные будут обязательны в 2022 году. Как это работает и кого касается

В разгар подготовки к новому году украинским предпринимателям, пользующимся услугами перевозчиков, следует учитывать новое требование. Уже с 1 августа обязательна только электронная форма товарно-транспортных накладных (ТТН). Чтобы не тратиться на штрафы из-за неправильного заполнения ТТН, позаботиться о настройке соответствующих бизнес-процессов стоит уже сейчас.

LIGA.net расспросила одного из разработчиков новой системы е-ТТН Антона Зинченко, руководителя проектов в сфере цифровизации ОО "Институт аналитики и адвокации", как она будет работать и что именно нужно сделать бизнесу, чтобы подготовиться к новым правилам.

Вот что он рассказал.

Как работает система ТТН сейчас

Товарно-транспортные накладные относятся к трем участникам: грузоотправитель, перевозчик, получатель. Согласно действующему законодательству, для каждого из них должны быть созданы отдельные экземпляры накладной. Но бизнес печатает по четыре экземпляра – чтобы последний со всеми подписями вернулся к заказчику, и тот смог рассчитаться с перевозчиком.

Система очень зависима от "человеческого фактора" – бумажки часто теряются или с ними происходит неразбериха, бизнес теряет деньги. Есть случаи, когда водители возят за собой по 150 различных заказов и соответственно по четыре копии ТТН для каждого из них.

В прошлом году, согласно данным Госстата, для перевозки более 150 млн тонн грузов предпринимателям пришлось распечатать около 150 тонн документов. Переход в "цифру" обещает ускорить процессы обмена накладными более чем на 90%.

А что мешало перевести все "в цифру" раньше?

Еще в 2013 году крупные украинские компании попытались перейти на электронный документооборот (ЭДО) – получилось не у всех, но проект получил будущее. В июле 2019 года в Украине вступил в силу приказ Министерства инфраструктуры №413, позволивший бизнесу пользоваться электронными ТТН на уровне с бумажными бланками. Но кроме разрешения на пользование документ никак не регулирует процессы оформления и обмена е-ТТН, из-за чего возникает немало путаницы, как именно и где это делать.

Поэтому бизнес довольно "холодно" воспринял новые возможности. За два года существования проекта, ввести е-ТТН в свои бизнес-процессы удалось около 500 юридическим лицам или физическим лицам-предпринимателям – более 25 000 украинских предприятий по итогам 2020 года.

Создавать e-TTN украинские предприниматели могут на популярных платформах электронного документооборота. Сейчас аттестованы восемь провайдеров таких услуг: "Вчасно", "Документ-онлайн", EDIN, "ППЛ 33-35", MEDoc, "Совтес", "Смарттендер", "Оптіма ДОК".

Однако чтобы процессы обработки электронных документов работали должным образом и все участники цепочки могли обмениваться ими – и отправитель, и транспортная компания, и грузополучатель должны использовать систему электронного документооборота, интегрированную с центральной базой данных Министерства инфраструктуры Украины. Собственно, она и должна обеспечивать так называемую интероперабельность. Провайдеры интегрируются с центральной базой данных, после чего будет возможным обмен данными с базой МИУ и между собой.

Это единственная проблема?

Нет. Даже при использовании электронных форм всеми тремя участниками, бизнес пока все равно должен иметь одну бумажную копию со всеми подписями. Именно ее требуют инспекторы Государственной службы безопасности на транспорте, поскольку им пока не хватает оборудования для проверки электронных документов и нет доступа к базе данных.

Еще одна проблема состоит в том, что как только наложена КЭП (квалифицированная электронная подпись) одного из участников цепи, электронная товарно-транспортная накладная становится неизменным документом. После этого ее – как бы она ни выглядела и какого бы формата ни была – уже невозможно изменить. Единственный вариант вносить изменения – создавать корректирующие акты, но все участники процесса должны повторно наложить свои КЭПы или подтвердить согласие с изменениями, что несколько усложняет процесс.

Когда заработают новые правила?

Поскольку приказ МИУ не регулирует условия создания и обмена е-ТТН, мы при поддержке международных доноров предложили внести соответствующие изменения в законопроект "Об автотранспорте" – с 1 октября он вступил в силу. Закон дает определение реестра товарно-транспортных накладных, необходимого для создания общей базы данных. И это ключевое отличие от действующей системы – благодаря реестру удастся избежать существующих проблем.

Теперь правительству осталось принять постановление о функционировании реестра – после этого с 1 августа 2022 года е-ТТН станет обязательным для всех перевозок общей группы товаров.

Но уже сейчас провайдеры интегрируют свои электронные базы – чтобы присоединиться к системе, доработать свои платформы и пройти тестирование (касается даже зарегистрированных) – у них есть время до 1 марта.

Что еще изменится?

Кроме общего реестра, новая система предусматривает еще одно важное отличие от действующей – формат е-ТТН. Мы последовали принципу европейского формата и использовали международный стандарт UN/CEFACT для формирования структуры XML-файлов – он позволяет дополнять информацией документ каждой стороне. В то же время будет видно, кто что вносил.

Для внесения корректив можно использовать корректирующие акты – например, акт перегрузки из одного транспорта в другой. Будет около восьми вариантов таких приложений: например, изменение пункта разгрузки, использование промежуточных составов, перепломбирование и т.д. Они тоже должны быть электронными. Думаю, уже в начале следующего года будет доступен пример стандартных форм для актов, но бизнес уже сейчас может вносить свои предложения.

Акты также регистрируются в системе, поэтому при проверке инспектор Укртрансбезопасности не сможет их игнорировать. Кстати, о них – в планах службы на 2022 год есть реализация собственного учета проверок. В настоящее время почти у половины инспекторов есть планшеты для проверки е-ТТН – но до 1 августа у ДСБТ есть все шансы полностью укомплектовать оборудованием весь штат.

Где гарантии, что данные е-ТТН предприятий будут защищены?

В самом реестре не будут храниться документы о торгово-транспортных операциях. Система не будет накапливать данные о цене, количестве и т.д. Ее задача собрать метаданные о ТТН участников процесса перевозок, точек, из которой направляется товар, вес товара и его группа – общая или специальная. В системе сохраняется ссылка на автора каждого документа. Создавший его также регистрирует стороны ТТН, система фиксирует и наполняет так называемый конвейер событий, доступный для каждой стороны, именно с помощью этого механизма обеспечивается обмен данными между всеми участниками. Если кто-то из них придет в систему из любого присоединившегося к ней провайдера ЭДО, – он получит все свои документы.

Будут ли различаться условия оформления е-ТТН для разных отраслей?

Да, с 1 августа обязательными е-ТТН станут для бизнеса, перевозящего товары общей группы и где получателем товара является юридическое лицо. Для случаев, когда получателем является физическое лицо, впоследствии тоже попытаемся предоставить инструменты для е-ТТН, но пока это сложно организовать по ряду причин, в частности, потому что у конечных потребителей в большинстве своем нет электронных подписей.

Больше всего от внедрения е-ТТН выигрывает логистический бизнес – не нужно будет возить кучу документов. А наиболее готов к их внедрению ритейл – он уже использует электронные накладные для взаимодействия со своими поставщиками.

Также относительно легко будет интегрироваться в систему бизнесу, работающему в отраслях лесного хозяйства, производстве и продаже спирта и алкогольных напитков. У этих групп товаров уже есть оцифрованные реестры ТТН – им нужно будет только присоединиться к центральному компоненту.

Хотя последняя группа относится к так называемым спецтоварам – также в перечне нефтепродукты, хлеб, молоко и другие – на них требование об обязательных е-ТТН с 1 августа не распространяется. Но она может стать обязательной уже в 2023 году.

А у кого могут возникнуть проблемы?

Самая большая группа риска для внедрения е-ТТН – аграрный бизнес. Не на каждом поле доступен интернет и электронные ключи, чтобы подписать документ. Дополнительные сложности могут быть вызваны слабой цифровой грамотностью рабочих. Также в поле может быть сложно определить правильный вес груза при формовании накладной.

Но поскольку больше всего перегрузов на дорогах именно там, с 1 августа е-ТТН станет для них обязательной. Впрочем, для агрокейсов прорабатывается вариант, когда будет отмечаться приблизительный вес (с допустимым перегрузом), но с требованием: когда машина приезжает на пункт приема, они обязаны зафиксировать четкий вес.

Какова ответственность за нарушение норм об обязательных е-ТТН?

Ответственность уже прописана в законе о габаритно-весовом контроле на транспорте, который вступил в силу 1 октября 2021 года (ст. 132-2 КоАП). В частности, за нарушение требований оформления и внесения сведений в товарно-транспортную накладную "светит" админштраф в размере от 1000 до 3000 необлагаемых минимумов (от 17 000 до 51 000 грн).

Кто против и что делать бизнесу, чтобы подготовиться?

Украинский бизнес можно разделить на серую и белую части. Против внедрения е-ТТН может быть "серый" бизнес, поскольку он опасается, что данные об его перевозках станут доступны Мининфраструктуры и проверяющим органам. Им проще заполнить "на коленках" несколько документов, поставить подписи и поехать дальше, а не декларировать доходы или "светить кэш".

Поэтому первый совет для бизнеса – осознать, что, несмотря на скепсис е-ТТН, действительно станет обязательной уже с 1 августа. Вторая: понять, какую роль исполняет ваш бизнес в цепочке обеспечения товарами, и адаптировать свои процессы под использование электронной формы.

Уже сейчас следует выбрать своего провайдера, с которым будет удобнее работать. Тогда есть все шансы получить от него не пакетный набор услуг, а действительно рабочий адаптированный под ваш бизнес-продукт.