Опыт мировых практик: 7 шагов для решения любых бизнес проблем

Під час роботи за кордоном постійно ставив собі запитання: чому ми, українці, багато в чому поступаємося іноземцям. Список відповідей є дуже різним. Починаючи від недостатньої уваги до "м’яких навичок" (англ. softskills) та планування і закінчуючи обмеженими природними ресурсами та історичними травмами. 

Однак доволі типовою проблемою саме в бізнесі є невміння структуровано підходити до розв’язання проблем. З якоїсь причини  цьому не вчать. Спробуємо почати заповнювати цю прогалину сьогодні.

Нещодавно Всесвітній економічний форум визначив уміння структурованого підходу до розв’язання комплексних проблем однією з ключових навичок в 2020 році. Така навичка не є вродженою, однак її можна виховати. Ця навичка є одним із елементів магії стратегічних консультантів, тому не дивно, що найчастіше книги, які описують підходи до розв’язання комплексних бізнес-проблем, виходять із-під пера чинних чи колишніх консультантів. 

Читайте також - Режим онлайн: як зробити віддалену роботу ефективною для бізнесу і комфортною для людей

Серед різноманітних існуючих підходів, пропоную ознайомитися з підходом, представленим широкому загалу колишніми консультантами McKinsey Чарльзом Конном та Робом МакЛіном: "Гарантоване вирішення проблем: навичка яка змінює все". Вибір цей зроблено не лише тому, що це підхід провідної консалтингової компанії світу, але й тому, що я не одноразово мав нагоду використовувати його у своїй практиці.  

Він передбачає сім кроків для структурування й розв’язання проблем. Для наочної ілюстрації кожного з кроків уявімо собі підприємство ТОВ "Стиль" (будь-які співпадіння є випадковими), яке кілька років успішно шило одяг для українців, однак у квітні цьогоріч зіткнулося з проблемою: закінчилися гроші на зарплату працівникам. Як цей підхід можна застосувати, щоб допомогти підприємству? 

Крок 1. Визначіть проблему

Це може здаватися дивним, але в процесі роботи виникає стільки запитань, що часто реальна проблема, зникає з фокусу. Критично важливо пам’ятати контекст і периметр проблеми: що слід владнати зараз, а що не потрапляє у фокус на цьому етапі. 

Читайте також - Підвищення мінімалки - економічний злочин. Думаєте, українці цього не зрозуміють?

У випадку ТОВ "Стиль" проблемою є не низька ціна на його продукцію чи недостатня присутність в містах-мільйонниках, а недостатній рівень коштів на розрахункових рахунках / проблеми з робочим капіталом. Тож завдання, яке слід виконати для розв’язання проблеми, буде таким: "Забезпечити протягом місяця і до завершення карантину на рахунках підприємства достатній запас коштів, щоб мати змогу виплачувати заробітну плату працівникам в повному обсязі із запасом на два місяці без залучення додаткового капіталу власників чи позикового капіталу (овердрафтів)". 

Крок 2. Декомпонуйте проблему

З яких елементів може складатися розв’язання проблеми? Як розкласти проблему на компоненти? Ці компоненти об’єднуються в  "дерево проблеми": розгалуження компонентів, яке може розбиватися на декілька рівнів дрібніших елементів. Важливою особливістю є те, що на кожному рівні компоненти "дерева" мають бути незалежними один від одного.

У випадку ТОВ "Стиль" компонентами проблем робочим капіталом можуть бути низька кредиторська заборгованість, високий рівень запасів чи високий рівень дебіторської заборгованості. 

Крок 3. Пріоритезуйте компоненти

На які із компонентів слід звернути увагу, а які з них не є критичними для розв’язання проблеми? У світі математики і фінансів, якщо відкинути критерій критичності, цифри підказують все самі: що більший показник (абсолютний чи відносний – все залежить від контексту), то вищий пріоритет для того чи іншого компоненту.

Читайте також - Підвищення мінімальної зарплати - погане рішення. А про великий герб - непотрібне

У випадку ТОВ "Стиль" кредиторська заборгованість залишалася на рівні попередніх періодів, рівень запасів був на 20% нижчим за стандартні показники для цього періоду року, однак дебіторська заборгованість в п’ять разів перевищила рівень дебіторської заборгованості в аналогічний період минулого року. 

Крок 4. Створіть графік роботи

Кожен із компонентів проблеми має бути відображеним у графіку збору даних та аналізу. З урахуванням пріоритезації компонентів можна виділяти більше ресурсів на аналіз пріоритетних напрямків, однак не рекомендується повністю виключати з графіку роботи компоненти з низьким пріоритетом, адже в процесі аналізу можуть бути виявлені додаткові факти, що впливають на початкові гіпотези.

У випадку ТОВ "Стиль" рішення слід ухвалювати у максимально стислі строки на всю роботу виділити п'ять днів, із яких три дні - на вивчення причин росту дебіторської заборгованості, та по дню - на аналіз змін у запасах та кредиторської заборгованості. 

Крок 5. Проведіть критичний аналіз

На цьому етапі важливо не просто шукати факти, які підтверджують ваші гіпотези (англ. confirmation biases), а системно і послідовно проаналізувати всі факти. В окремих випадках для виявлення важливих фактів достатньо поверхневого аналізу, однак буває і так, що тільки складний аналіз із залученням різносторонніх експертів дозволить прояснити зміни параметрів у тих чи інших компонентах проблеми. У таких неоднозначних випадках різнорідність команди, яка працює над аналізом, вважають запорукою якісного результату.

Читайте також - Скасування ПДВ і податку на прибуток недостатньо: яка податкова система потрібна Україні

У випадку ТОВ "Стиль" в процесі аналізу дебіторки вдалося виявити 10 крупних контрагентів, які перестали розраховуватися за своїми зобов’язаннями. Однак власники контрактів у ТОВ "Стиль" не вели з ними регулярну роботу та не застосовували можливості штрафних санкцій за затримки платежів. Причиною цього стала низька увага до дисципліни платежів як з боку менеджерів із продажів, так і з боку фінансового департаменту.

Також вдалося з’ясувати, що падіння запасів стало наслідком перебоїв постачання тканин із Китаю, яке несе загрозу для подальших виробничих планів і потребує негайного залучення керівництва для пошуку альтернативних джерел постачання критичних товарів.

Щодо кредиторської заборгованості, то в період карантину новим стандартом індустрії стало збільшення відстрочок платежів в середньому на 15-30 днів та зменшення на 50% орендних платежів за офісні приміщення. 

Крок 6. Синтезуйте висновки з аналізу

На етапі синтезу отриманих висновків проводять додатковий тест, чи не суперечать висновки одне одному та наскільки логічно і переконливо вони звучать для розв’язання головної бізнес-проблеми.

Читайте також - Податківці і великий бізнес проти: спогади про майбутнє податкової реформи

У випадку ТОВ "Стиль" для можливості виплачувати заробітну плату працівникам можна підвищити залишки грошових коштів за рахунок додаткової прямої роботи з 10 контрагентами, які затримують свої платежі, а також за рахунок зміни умов оплати постачальникам та зменшення витрат на оренду офісних приміщень.

Іншим висновком аналізу є постановка нової бізнес-проблеми: виробничі ризики через відсутність ключової сировини у зв’язку з перебоями постачання з Китаю. 

Крок 7. Підготуйте підсумкову комунікацію

Поширена думка, що підсумкова комунікація – це клопіт консультантів, адже вони отримують оплату за "красиві слайди". Однак у процесі побудови підсумкової комунікації щодо розв’язання поставленої бізнес-проблеми відбувається додатковий тест на предмет переконливості та відповідності запропонованих рішень до поставленої бізнес-проблеми. Інколи така робота дозволяє суттєво покращити причинно-наслідкові зв’язки та, можливо, виявити додаткові, не менш важливі бізнес-проблеми, як це сталося у випадку ТОВ "Стиль".

На перший погляд, цей алгоритм є простим та інтуїтивним. Однак на кожному із етапів існують свої пастки, тому його якісне використання потребує не лише належної дисципліни, але і постійної практики.

З власного досвіду можу зазначити, що окремі кроки здаються зайвими і часто кортить їх упустити, однак роки позитивного досвіду сотень спеціалістів, які використовують цей підхід у всьому світі таки свідчать на його користь. 

Дуже хочу, щоб український бізнес взяв цей підхід на озброєння.