Постепенный выход из карантина: время оценить внутренние бизнес-процессы

Пандемия COVID-19 уже изменила привычные бизнес-модели. Они были прекрасно налажены и работали практически как часы. Но теперь все будет иначе. Может даже показаться, что наша новая, более виртуальная, реальность может заморозить определенные бизнес-процессы. Но на самом деле, бизнес мир не остановился и не остановится. Все стало еще более динамично, только происходит это онлайн.

Компании продолжают размещать инвестиции, и транзакционные сделки тоже состоятся в этом году, но все произойдет в измененной деловой реальности, которая в настоящее время только развивается.

Сейчас наблюдается замедление, и бизнес не работает на полную мощность, но такая ситуация не будет длиться вечно. Пандемия закончится, и бизнесу нужно будет активно набирать обороты, чтобы скорее вернуться к былой активности, привлекать новых бизнес партнеров и налаживать новые процессы.

Глобальное замедление — это время изменений, и лучше всего начинать изменения с внутренних бизнес-процессов. Одним из таких процессов является комплаенс – система контроля и управления рисками компании, возникающими из-за несоблюдения законодательства, распоряжений регуляторов, контролирующих организаций, предписаний политик компании.

Важно то, что именно сейчас, в период затишья, самое время для менеджмента компании задуматься над комплаенс вопросами, как например:

- Работает ли бизнес в соответствии с существующими законодательными требованиями?

- Хорошо ли организованы все внутренние процедуры и политики?

- Обучен ли персонал?

- Знают ли менеджеры свои обязанности на случай, если в компании произойдет расследование?

С чего начать?

Если цель компании в том, чтобы действительно соответствовать требованиям и быть полностью комплаенс, в таком случае менеджмент должен быть готов к более глубокому осмыслению задач и систематическому процессу изменений. Особенно при работе в украинской бизнес-среде. Нет однозначного ответа, с чего начинать. Все зависит от различных факторов: существующей бизнес модели, целей компании, рынков сбыта и других.

Компания может выбирать различные стратегии и шаги, в том числе, например:

- Проведение аудита. Подключите главный офис

Аудит — это комплексный анализ и оценка различных бизнес-процессов, происходящих внутри компании. Возможно, это один из самых сложных шагов, но также и один из наиболее важных. Изменения в компании могут быть реализованы только при наличии сильной мотивации и полной поддержке со стороны руководства. Без них проведение тщательного и глубокого комплаенс аудита будет невозможным. Полностью вовлеченный топ-менеджмент, который будет участвовать в процессе аудита, является самой существенной поддержкой на этом этапе. Аудит должен инициироваться исключительно руководством компании, иначе где-то произойдет заминка и процесс не будет реализован полностью.

Одной из основных проблем, которые встречаются на этом этапе, является мышление персонала, который годами работал по старым принципам и может быть не готов к каким-либо фундаментальным изменениям. Поэтому без ежедневной управленческой поддержки касательно проведения комплаенс аудита и необходимых изменений такой образ мышления может не измениться никогда.

- Проверка внутренних систем и документации

Объективный аудит комплаенс системы может быть проведен только внешним аудитором, у которого есть достаточный опыт работы и понимание как украинских, так и международных комплаенс стандартов. В рамках аудита может потребоваться: оценить комплаенс процедуры и процессы; определить круг сотрудников, с которыми нужно будет провести интервью; осмотреть помещения и рабочие места, посетить и оценить склады и другие объекты дистрибьюторов или поставщиков, проверить документы и договоры.

Необходимо смотреть более широко и понимать, что риски несоблюдения комплаенс требований могут возникать в различных сферах, таких как, например: борьба с коррупцией, взяточничество, регулирование и защита данных. Поэтому есть очень много аспектов, которые следует принимать во внимание во время комплаенс аудита. Кроме того, необходимо помнить о потенциальных изменениях к уже существующим украинским законам, которые, скорее всего, будут изменяться и адаптироваться к европейским и американским стандартам.

- Корректировка политик и процедур

Уровень и качество политик и процедур имеет решающее значение для приведения бизнеса в соответствие с обязательными комплаенс стандартами, которые будут помогать бизнесу в коммуникации с работниками. Политики являются важной составляющей для каждого бизнеса. Поэтому они должны быть письменно задокументированы, о чем мы поговорим далее, а также надлежащим образом локализованы, в случае если политики были предоставлены главным офисом. Письменные политики и процедуры являются лишь основой для комплаенс системы, которая также должна основываться на аудите и детальной оценке комплаенс рисков для конкретного бизнеса, которые необходимо проводить на регулярной основе.

- Обучение персонала

Люди всегда являются наиболее значительным фактором риска для каждой компании. Наличие самых наилучших комплаенс систем недостаточно, чтобы защитить бизнес от штрафа. А причина кроется в незнании или недостаточной осведомленности персонала и отсутствии обучения сотрудников утвержденным в компании комплаенс политикам. Поэтому необходимо проводить регулярные тренинги для сотрудников. Рекомендуется провести несколько тренингов для наиболее рискованных и сложных аспектов комплаенса – как классические комплаенс тренинги о борьбе с коррупцией и отмыванием денег, так и о защите данных и информационной безопасности, что как никогда актуально во время удаленной работы на карантине. 

- Внедрение культуры подотчетности и ответственности

Чтобы создать корпоративную культуру подотчетности и ответственности в компании, необходимо максимально документировать процесс выполнения комплаенс обязательств. Создание эффективной системы комплаенс документации обеспечит письменные доказательства, что компания сделала все возможное для снижения существующих комплаенс рисков. Если компания сможет доказать это, возможное наказание за несоответствие значительно уменьшается.

Среди прочего создать комплаенс культуру можно, предоставив платформу для обмена информацией о практике комплаенс контроля, будь то в форме предложений, размышлений или отчетов о комплаенс инцидентах. Успех системы комплаенс связан с уровнем коммуникации о ней как внутри, так и за пределами компании. Это, несомненно, также включает в себя как «тон, задаваемый на самом верху», так и «тон снизу».

- Поддержание

Возможно, у компании нет необходимости во всестороннем комплаенс аудите, поскольку у нее уже есть адаптированная система комплаенс - все политики на месте, люди обучены, и все бизнес-процессы работают гладко и слажено. Но есть одно «но». Кто-нибудь, когда-нибудь в компании анализировал, как эти процессы работают? Кто-нибудь контролировал систему комплаенса? Если нет, то самое время начать это делать. Такой шаг поможет понять, правильно ли работают процессы, и не нуждаются ли уже реализованные меры в корректировке или обновлении.

Вероятно, не каждой компании необходимо реализовывать все описанные выше шаги. Тем не менее, среди них наверняка есть аспекты, которые могли быть упущены из виду и не были должным образом соблюдены ранее. Как уже было сказано, комплаенс является сложным и долгосрочным мероприятием, которое в конечном итоге приносит много ценностей для компании. Эти ценности включают в себя, например, более высокую доходность и стоимость бизнеса в долгосрочной перспективе.

Почему важно иметь систему комлаенс контроля?

Исследования Гарварда и Стэнфорда показывают, что компании с хорошей комплаенс системой являются более успешными. Хорошо налаженная система, регулярное проведение аудита, улучшение слабых процессов – достаточно большой и важный шаг в этом направлении.

Преимущества внедренной комплаенс системы могут быть оценены не сразу. Может потребоваться несколько лет, чтобы полностью ощутить, что предпринятые усилия были не напрасны. Ниже перечислены некоторые возможные преимущества от построения комплаенс системы:

1. Более простой процесс получения инвестиций

Особенно важно это для бизнеса, который быстро развивается, как, например, технологические стартапы. Анкетами от инвесторов с блоком вопросов о комплаенс уже никого не удивишь. Это новая реальность для бизнеса. Более того, существует множество случаев, когда инвестор отказывался продолжать переговоры, если компания избегала ответов на вопросы о ее комплаенс политиках или не могла предоставить какую-либо документацию, подтверждающую факт создания, или работы над комплаенс системой. 

2. Возможность пропустить этап подготовки перед сделкой M&A

Наиболее важная задача для приобретаемой компании — это получить наиболее выгодную и высокую цену во время продажи. Если компания хочет получить желаемую цену, ей нужно быть готовой ответить на сложные, а иногда и провокационные вопросы потенциального покупателя. В последнее время в сделках M&A вопросы комплаенс становятся все более важным и актуальными, в том числе и для определения уровня цены покупки. А в случае отсутствия комплаенс системы покупатель может отказаться от сделки. 

3. Достаточная зрелость, чтобы быть международным игроком

Без существующей сильной комплаенс системы компания практически не будет иметь возможности выйти на рынок ЕС, США или другой жестко регулируемый рынок, или привлечь международных деловых партнеров. Деловой мир изменился. Вести бизнес сегодня, как это было принято десять лет назад, уже невозможно. Крупные международные компании проводят обязательные аудиты своих партнеров во всех странах мира и без наличия комплаенс системы есть высокая вероятность того, что бизнес не пройдет такой аудит и как результат – потеряет контракт и возможность сотрудничества. Компании должны быть готовы получить отказ от потенциальных партнеров по бизнесу если у них будет отсутствовать адекватная комплаенс система. Крупные компании обязаны проводить аудит своих потенциальных партнеров. Они попросту не смогут запустить какие-либо бизнес-процессы, если у них нет доказательств надлежащей надежности в отношении их делового партнера.

Подводя итоги

Карантин – это период рефлексии и отличный повод для бизнеса, чтобы оценить, нуждаются ли его бизнес-процессы в улучшении. Нужна ли дополнительная оценка процессов на комплаенс риски?

Чтобы соответствовать комплаенс требованиям, нужны постоянные усилия, длительный и непрерывный процесс для каждой компании, которая хочет существовать в новых реалиях, где комплаенс уже становится стилем ведения бизнеса.

Время карантина — это время, чтобы определиться, готов ли бизнес измениться и стать компанией с более высоким уровнем комплаенс системы. Нужно помнить, что хоть вначале надежная комплаенс система и потребует инвестиций, в будущем она принесет много дополнительных преимуществ. Так почему бы компании не стать рыночным ориентиром и стандартом для других с точки зрения успеха и наличия комплаенс системы?

Материал написан в соавторстве с Дариной Сидоренко, юристом юрфирмы Sayenko Kharenko