Вокруг нас кризисы, к которым мы не готовы. Как работать дальше и не потерять бизнес

В последние годы кризис для украинского бизнеса стал новой нормальностью. Только мы научились жить с пандемией, как в Украину пришла война. Этот кризис настолько глубок и нетипичен, что готовых решений для него нет — мы все учимся на собственном опыте.

Как сохранить людей, продолжить работать и поддерживать экономику в такое сложное время, когда ты – глобальный бизнес с украинскими корнями?

В 2020 году, когда началась пандемия коронавируса, я возглавила кризисную команду в SoftServe, задачей которой было своевременно и эффективно реагировать на вызовы и выйти из кризиса с минимальными потерями для бизнеса. С тех пор работа в условиях кризиса стала повседневностью, ведь за это время компания столкнулась с двумя масштабными челленджами — киберинцидентом в 2020-м и полномасштабной войной сейчас.

Во время войны у бизнеса нет права не справиться, ведь на карту поставлено слишком много. Работа над ошибками, опыт других, успешные практики – это те вещи, которые могут помочь пережить нынешний кризис и удержать бизнес на плаву.

Что помогло компании выстоять в начале войны и помогает до сих пор?

От чего зависит выживание бизнеса во время кризиса

У меня кризис ассоциируется с постоянными переменами. Они могут быть как отрицательными, так и положительными, в зависимости от нескольких факторов.

Во-первых, дело в менеджменте и в том, насколько бизнес может организовать свою работу, чтобы адаптироваться и выйти из кризиса с минимальными затратами.

Во-вторых, роль играет также индустрия, в которой работает компания. От этого зависит, сможет ли компания конвертировать изменения, вызванные кризисом, в инновации. Например, во время войны больше всего пострадали те отрасли, где невозможно наладить дистанционную работу. IT-сфера в этом отношении оказалась гибкой, что позволило ей быстро адаптироваться, продолжить поддерживать экономику и вести бизнес.

В-третьих, важны потребности рынка и насколько быстро компания может к ним приспособиться. Скажем, когда во времена ковида у клиентов была потребность в технологических решениях в условиях дистанционки и карантина, нужно было определить новую нишу и активно ее занимать, конкурируя с другими компаниями.

В кризисное время важно быстро понять свои конкурентные преимущества и работать с клиентами не только как поставщик сервисов, но и как партнер, помогающий решать бизнес-потребности.

Что нужно знать о кризисе, прежде чем он наступил

Бизнесу следует понимать, какие существуют для него риски, насколько они могут реализоваться и какое влияние будут оказывать на процессы. В идеале для этого должна быть отдельная риск-менеджмент функция, которая постоянно вела бы и обновляла реестр рисков, а также разрабатывала план реагирования.

Если такой функции нет, определенный орган компании или команда должны:

- сформулировать основные три-пять рисков для бизнеса, которые могут представлять угрозу стабильной работе компании;

- определить несколько ключевых направлений, которые должны быть покрыты, если кризис наступит;

- обозначить ответственные функциональные команды, которые будут покрывать эти направления;

- проработать сценарии – best-case, middle-case и worst-case, а также план действий для каждого из них.

Никто не знает, как именно будет развиваться тот или иной кризис. Сейчас мы не можем предсказать, когда война закончится. Для этого и нужны сценарии с разным развитием событий, и предопределенные направления, которые помогут не растеряться и сфокусироваться на самом важном в период наибольшей неопределенности.

Договоритесь о правилах игры

Одно из условий успешного менеджмента кризисных ситуаций — это скорость и своевременность реакции (это более критично, чем тщательная проработка самого вопроса).

Поэтому чрезвычайно важно иметь согласованный заранее governance, то есть договориться, кто будет принимать финальное решение.

Также в случае кризиса должна быть команда, фактически готовая работать 24/7. У нас это Emergency Repsonse Team, которая мониторит критические вопросы, разрабатывает политику и ведет коммуникацию. Такая команда в нашей компании формируется для каждого отдельного кризиса.

В кризисную команду обязательно входят лидеры HR-функции, ведь каждый кризис затрагивает людей и их интересы. Сюда же относятся Compensation & Benefits менеджеры, а также HR Marketing, отвечающие за внутреннюю и внешнюю коммуникацию. Роль IТ-департамента отличалась в зависимости от кризиса.

Например, во время киберинцидента, случившегося в 2020-м, она была ключевой, поскольку именно на это направление ложилась основная задача по локализации и устранению последствий утечки данных. Сейчас во время войны этот департамент помогает разрабатывать аналитику, решать вопросы с оборудованием.

Также Office Support имел очень большую часть работы, поскольку нужно было реорганизовать рабочее пространство, наладить процесс выдачи кресел и т. д.

Работайте с неопределенностью

Неопределенность – то, что больше всего пугает как работников, так и клиентов. Задача бизнеса – уменьшить влияние этой неопределенности через ряд определенных действий.

Для нашей компании в любом кризисе существует два приоритета: безопасность людей и выполнение наших обязательств перед клиентами.

Неопределенность работников

После начала войны мы обеспечили людей определенными инструментами (релокационный бонус, разные типы отсутствия из-за опасности или службы в армии, сохранение заработной платы при вступлении в ряды ВСУ). Это помогло им устоять на ногах, дать определенное чувство стабильности и определенности, по крайней мере в плане работы.

Часть людей нам пришлось перевести в резерв, поскольку некоторые клиенты не могли позволить себе работать со страной в состоянии войны. Однако мы все равно поддерживаем эти резервы, наращиваем бизнес и стараемся обеспечить людям работу на других проектах. Часть людей из резервов мы привлекаем к разработке технологических решений для различных некоммерческих организаций и проектов, даем возможность волонтерить и помогать пострадавшим.

Такие инициативы помогают людям сфокусироваться на важных вещах, чувствовать себя полезными благодаря компании, в конце концов быть занятыми и тем самым снизить уровень неопределенности.

Неопределенность клиентов

Каждый кризис нуждается в коммуникации: быстрой, своевременной, необходимой, достаточной. Поэтому необходимо построить инструменты правильной коммуникации, в том числе с клиентами и партнерами за рубежом.

Мы готовили подробные отчеты и планы работы каждого проекта. Кроме того, объясняли им реальную картинку: что происходит в Украине, где безопаснее, что мы делаем, чтобы гарантировать выполнение обязательств. Важно приводить определенные аргументы, чтобы клиенты понимали: работа будет проделана своевременно и качественно.

Таймлайн кризиса: как дальше быть украинскому бизнесу?

Любой кризис не длится вечно. Как правило, наиболее сложные первые три-четыре недели, когда приходится очень быстро адаптироваться к новой реальности.

По прогнозам, сейчас война переходит в затяжную фазу, и это нехорошо ни для страны, ни для бизнеса, ни для населения.

Теперь компаниям следует делать то, что и до войны: прорабатывать разные сценарии, продумывать варианты для диверсификации бизнеса за рубежом, обсуждать с клиентами возможность нанимать людей в Украине, пересматривать расходы и оптимизировать финансы.

И не забывать о команде: прислушиваться к нуждам людей, слышать, что их волнует, и давать им соответствующие инструменты.

Война — это пока величайший кризис современности для украинского бизнеса. Однако мы можем извлечь из этого сложного периода уникальный опыт кризисного менеджмента, трансформаций, изменения подходов и процессов, коммуникации разных уровней и эффективной работы в чрезвычайных условиях.

Этот опыт обязательно поможет нам выйти на совершенно новый уровень развития и инноваций, а также позволит отстроить Украину будущего.