Команда из самых нужных: что можно отдать на аутсорсинг

Задача практически любого владельца малого бизнеса - не раздувать штат. А набирать в команду лишь тех людей, функции которых уникальны. И их нельзя заменить более дешевым решением.

Передача части задач на аутсорсинг - популярное явление в наши дни. В первую очередь потому, что многие процессы автоматизируются. И для их выполнения уже не нужен отдельный специалист.

Но также крайне важно не переборщить с аутсорсингом. Ведь у многих бизнесов есть процессы, в которых по-прежнему незаменимы свои кадры. Даже если выполнение этих задач кажется очень простым на первый взгляд.

LIGA.net выяснила, какие типичные функции малых предприятий целесообразно отдать на откуп профессионалам, а что лучше сохранить при себе.

PR и маркетинг - будьте осторожны

PR и маркетинг - это стратегическая функция для развития бизнеса и полностью отдавать  ее на аутсорс нельзя, считает основатель медиа-консалтинга Simply Media Вера Черныш.

"Ни одно внешнее агентство не сделает ее настолько качественно, как нужно, чтобы бизнес развивался. Просто потому, что они не интегрированы внутри бизнеса, не дышат с владельцем бизнеса одним воздухом, не понимают, что происходит внутри", - подчеркивает она.

Читайте также - Вэб-аналитика: зачем она нужна и где ее искать

По ее словам, функции управления маркетингом и пиаром, а также связи с внешним миром должны быть внутри компании. Ими может заниматься или основатель, или наемный сотрудник.

В то же время, у малого бизнеса может не быть достаточно денег, чтобы купить человека с высокой экспертизой. "И эту экспертизу для решения конкретных сложных задач можно и нужно покупать у внешних консультантов. Просто для того, чтобы не совершать какие-то простые ошибки и заново не изобретать велосипед. А также чтобы получить взгляд и экспертизу извне", - отмечает Черныш.

Юрист автоматом

Небольшие компании и предприятия также не всегда могут позволить себе содержать собственного юриста.

"Свой юрист прежде всего необходим предприятиям, где есть объем более-менее разнообразной документальной работы, которую нельзя автоматизировать", - делится опытом управляющий партнер компании Jurimex Юрий Крайняк.

Малому бизнесу юрист скорее всего не нужен независимо от числа сотрудников, считает Крайняк. Просто потому, что бизнес такого рода, как правило, не подразумевает оригинальных договоров, а сотрудничает с поставщиками на основе типовых форм, принятых самими поставщиками.

Читайте также - Инструменты для малого бизнеса: как разложить все по полочкам

Если же речь идет об оригинальных документах (договоры, судебные документы, переписка с госорганами), без своего юриста не обойтись. Либо придется отдавать эти функции на аутсорс.

"Плюсы аутсорса в принципе понятны: вы покупаете опыт именно в том вопросе, который вас волнует. Минусы тоже есть: цена (хотя высокий ценник не обязательно признак качества) и непредсказуемость (стороннему юристу может понадобиться время, чтобы понять особенности функционирования бизнеса клиента)", - подчеркивает Юрий Крайняк.

Он также добавляет, что малому бизнесу не нужно забывать об автоматизации. "Достаточно разработать типовые формы договоров, утвердить их на уровне начальства, и работать по ним сотни лет. То же самое с типовыми формами исков в суд о взыскании", - отмечает юрист.

Кроме того, сегодня есть масса онлайн сервисов, где можно за небольшие деньги заказать разработку документов. К примеру, Bitlex, где можно конструировать рабочий договор и работать по нему.

Приходящий бухгалтер

Украинский бизнес предпочитает иметь своего "карманного" бухгалтера из-за "секретов фирмы", которыми не хочется делиться с другими, рассказывал в своей колонке Юрий Циганок из ЛІГА:ЗАКОН. Речь о теневом наличном обороте, которым, чего греха таить, "балуются" наши предприниматели.

Но часто размеры бизнеса не требуют бухгалтера на полной ставке, к тому же у фирмы может не быть таких больших секретов, которые нужно держать за семью печатями. В таком случае разумно будет передать бухгалтерский учет на аутсорсинг. Сегодня уже сформировался целый профессиональный класс "бухгалтеров-многостаночников", ведущих сразу по нескольку предприятий и предпринимателей. Вполне возможно, что маленькой фирме будет достаточно услуг именно такого специалиста.

Но следует помнить, что в случае каких-либо проблем с контролирующими органами есть риск остаться  с проблемой один на один. Тут все зависит от профессиональных качеств и ответственности "приходящего" бухгалтера. Застраховаться от этого поможет договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета и составления отчетности с аудиторской или бухгалтерской фирмой.

Удаленный IT-шник

Еще однин важный кадровый вопрос, которы часто стоит перед руководителем малого бизнеса - нужен ли в штате собственный айтишник. Вплоть до недавнего времени наличие такого кадра в команде имело больше смысла, так как предприятию в целом приходилось разбираться с гораздо большим количеством "железа" и программ, доступ к которым сейчас можно получить удаленно.

Сейчас в Украине активно развивается рынок разнообразных облачных решений для бизнеса, которые позволяют экономить на инвестициях в собственное "железо". Речь не только о хранении собственных данных, которые уже далеко не обязательно производить у себя в офисе на сервере. Даже если бизнес связан с постоянным обзвоном клиентов по телефону, уже не нужно покупать собственную мини АТС. Украинские телеком-операторы (например, Укртелеком, Киевстар) предлагают альтернативу - подписку на виртуальную АТС.

Читайте также - Выбирай из трех: как организовать совместную работу в онлайне

Современные облачные решения, такие как Google Документы или Microsoft Office 365 позволяют работать над документами, не имея рабочих компьютеров в офисе с любой точки мира. А облачные CRM-системы (например, SalesForce, Terrasoft, FreshSales) хранят контакты существующих и потенциальных клиентов помогают определять вероятность покупки, а также выполняют другие функции продаж.

И самое главное, для настройки всех этих сервисов уже не нужно содержать в штате отдельного человека. Современные облачные системы легко подстраиваются под потребности отдельно взятого бизнеса.

Своя IT-команда или айтишник сегодня понадобится разве что в тех случаях, если малый бизнес работает в сфере высокотехнологического производства. И его задачи в сфере IT-поддержки уникальны.

Вместо резюме

Большинство бизнес-процессов в малом и среднем бизнесе, как правило, шаблонны. Поэтому есть смысл задуматься над их автоматизацией, а не брать на работу лишний людей.

В ряде случаев (сложные кейсы по коммуникациям, юридические вопросы) прибегнуть к помощи сторонних специалистов все-таки придется. Но и тут есть свои минусы: часто нанятым внешним специалистам понадобится дополнительное время, чтобы разобраться в специфике бизнеса. А это не всегда допустимо. Ведь задачи могут требовать срочного решения. Еще один большой минус: сторонние профессионалы часто выставляют высокий ценник на свои услуги. И далеко не всегда этот ценник говорит о высоком качестве услуг.