Розумієте – потрібно рятувати бізнес від війни. З чого та як почати? Чеклист вам в поміч

Програма релокації підприємств із регіонів України, які постраждали від війни, до більш безпечних, триває з березня 2022-го. За даними Міністерства економіки України за цей час в межах країни переміщено 745 підприємств, 558 з них уже працюють. Найбільша частка компаній перемістилися із регіонів активних бойових дій до Львівської (25%), Закарпатської (16%), Чернівецької (11%), Тернопільської (8%), Дніпропетровської (7%) та Івано-Франківської областей (7%). 

Релокувався – допоміг Україні та собі

Цей процес суттєво допомагає економічному потенціалу України. Результат – збереження та створення нових робочих місць та активів компаній, запуск обладнання на нових локаціях, підтримка внутрішнього попиту. Таким чином українським підприємцям вдалося не втратити свій бізнес. В Україні продовжують виробляти харчові продукти, побутові та військові товари, розвивається сфера послуг, серед них – експортні, для забезпечення надходжень до державного бюджету.

Крім того, це ще й стимулює розвиток регіонів Західної України, які в найближчому майбутньому мають шанс стати новими промисловими центрами країни, поки Схід та Південь відбудовуватимуть.

Хотів, але не знав, як

Але таких релокованих підприємств могло бути й більше: підприємствам малого і середнього бізнесу часто не вистачає підготовленого плану дій, зрозумілих інструкцій та інформації про особливості та умови окремих західних регіонів для того чи іншого сегменту бізнесу. 

Оскільки період хаотичних переміщень вже завершився, зараз є час, аби чітко зважити для себе переваги та недоліки релокації.

Нижче – чеклист, який допоможе краще організуватися та найефективніше перемістити бізнес до іншого регіону.

Два місяці до релокації. Що потрібно зробити:

- Обрати та затвердити команду і керівника з релокації.

- Підрахувати орієнтовний бюджет переїзду.

- Запланувати архівування та переміщення комерційної інформації компанії локальних серверів і комп’ютерів співробітників.

- Інвентаризувати обладнання компанії, визначити список обов’язкового обладнання, що має бути переміщене в нову локацію (офісна техніка, лабораторне обладнання, електроніка, виробниче обладнання).

- Перевірити технічний стан обладнання та у разі необхідності провести технічне обслуговування і  ремонт. 

- Перевірити можливі варіанти компаній-перевізників, провести переговори та розрахунки бюджету на транспортування обладнання.

- Перевірити чинні договори на оренду нерухомості, заздалегідь попередити орендодавця про припинення їх дії.

- Перевірити контракти з постачальниками комунальних та телекомунікаційних послуг, щоб запланувати дати припинення надання цих послуг і переоформити договори.

- Якщо ви виїжджаєте з офісного центру, попередити адміністрацію і зарезервувати ліфт, паркувальні місця, додаткові послуги з переїзду до дати переміщення.

- Якщо на фасаді будівлі була розміщення вивіска компанії або інші рекламні носії – запланувати демонтаж й перевезення.

- Попередити основних клієнтів і постачальників про свій переїзд. Проконсультуватися зі своєю страховою компанією, банком і податковою адміністрацією у разі необхідності.

Місяць до релокації. Що потрібно зробити:

- Скоординувати роботу з підготовки плану з переміщення ІТ і телекомунікаційної інфраструктури компанії. Організуйте безпечне зовнішнє сховище для даних компанії.

- Провести зустріч команди з релокації з представниками кожного відділу компанії. Запланувати щотижневі зустрічі для перевірки статусу підготовки кожного відділу до переміщення.

- Зібрати у співробітників відділів компанії всі поточні плани розташування меблів, щоб врахувати їх при плануванні розміщення на новій локації.

- У разі необхідності підготувати комунікаційні повідомлення для клієнтів компанії, партнерів і постачальників для розсилки та розміщення інформації про переміщення вашого бізнесу на інформаційних ресурсах компанії. 

- Регулярно аналізувати можливі варіанти переміщення, щоб обрати найпривабливіший варіант.

- Визначити кілька безпечних маршрутів для переміщення активів компанії, обладнання та співробітників, за необхідності разом із сім’ями.

- У разі необхідності запланувати оренду житла в місці релокації для співробітників,  які переїжджають. Також варто організувати відрядження частини співробітників у локацію переміщення бізнесу, аби завчасно підготувати приміщення до приїзду людей та обладнання компанії.

За один-два тижні до релокації. Що потрібно зробити:

- Завершити підготовку графіка переміщення та організувати інструктаж з переїзду співробітників усіх відділів.

- Запланувати доставлення пакувальних матеріалів та етикеток для обладнання, меблів, офісних речей, товарів і сировини на складі компанії.

- Створити постійний канал зв’язку в месенджерах для  команди з релокації та окремий для всіх співробітників компанії.

- Підготувати та передати співробітникам список екстрених контактів: номери мобільних телефонів команди з релокації та керівника з релокації. Визначте, до кого і з якими питаннями співробітникам буде зручно звертатись.

- Підготувати план передачі поточних об’єктів нерухомості під охорону адміністрації орендодавця чи незалежним охоронним компаніям, до передачі нерухомості та припинення договорів оренди.

У день(дні) релокації. Що потрібно зробити: 

- Стежити за роботою команди з релокації та координаторів переміщення в точки наступного розміщення бізнесу (як активів, так і працівників компанії).

- Координувати допомогу команди на місці релокації для розв'язання питань, пов’язаних з переїздом.

- Регулярно перевіряти цілість обладнання компанії та безпеку людей у дорозі, а також зустріч і розміщення людей на новому місці.

Після релокації

- Зберігайте команду з релокації та роль керівника з релокації ще кілька тижнів для підтримки запитів співробітників, управління монтажем і запуском обладнання. 

- Організуйте підготовку до працевлаштування та навчання нових працівників.

- Огляньте, чи не пошкоджені активи та обладнання компанії. Забезпечте ремонт у разі потреби.

- Опитайте співробітників на наявність побажань/пропозицій для більш ефективної організації роботи компанії на новій локації.

- Перегляньте взаємодії з поточними постачальниками та клієнтами. Організуйте роботу залучення нових клієнтів на новому місці.

Перевозити бізнес до іншого регіону країни в умовах воєнного часу – завдання, що потребує врахування безлічі чинників, зокрема і несподіваних сценаріїв розгортання подій. Однак цей список для самоперевірки зробить переїзд більш спланованим, зрозумілим та ефективним.