Бизнес переходит в облако: как сделать это правильно и не переплатить?
Но в облако тоже нужно переходить грамотно: оценить, какой ресурс вы реально используете и не платите ли зря за то, в чем на самом деле не нуждаетесь. В партнерском проекте с поставщиком облачных решений SoftwareONE LIGA.net разобралась, как бизнесу эффективно управлять своими расходами в облаке.
Сколько компании тратят на облачные сервисы
Бизнесы переходят в облачную среду по нескольким причинам:
- хотят сэкономить;
- хотят закрыть расходы операционным бюджетом, а не капитальным (как в случае с покупкой собственных серверов, которые нужно периодически докупать). Тем более, по данным SoftwareONE, из-за сокращения производства в связи с пандемией сейчас наблюдается большая очередь на закупку серверного оборудования, и время ожидания доставки составляет 180 дней;
- хотят переложить ответственность по обслуживанию оборудования и доступности сервисов на посторонних специалистов, разгрузив собственный технический отдел;
- быстро получить и масштабировать свою ІТ-инфраструктуру для новых бизнес-задач (развернуть новый облачный сервис можно за один час).
По остальным причинам все понятно, но удастся ли бизнесу сэкономить, зависит от грамотного подхода к миграции и многих других факторов. Конечно, принимая решение о переходе в облако, бизнес взвешивает: какие инвестиции он вкладывает в существующую инфраструктуру и ее обслуживание, а также, во сколько это обойдется в случае развертывания сервисов в облаке. И уже по цифрам определяет целесообразность такого перехода. В зависимости от размера бизнеса, суммы могут отличаться в сотни раз.
Тенденция такова, что расходы компаний на облачные сервисы растут стабильно и во всем мире. По данным Gartner, объем этого рынка в 2022 году достигнет почти $400 млрд. Рост происходит примерно на 23% ежегодно, что совпадает и с украинской статистикой. Конечно, главная причина – массовый переход бизнеса в облако. Но эти расходы не всегда целесообразны и экономны.
"Одна из основных проблем подавляющего количества предприятий (и не только тех, кто решил мигрировать в облако) – это отсутствие полноценной корпоративной системы сбора операционной аналитики. То есть системы мониторинга производительности и планирования мощностей, – рассказывает Антон Сказочкин. – Где-то такой системы нет вообще, где-то она недонастроена, где-то настроена, но в ней что-то не работает и пр. Когда возникает вопрос просчета бюджета миграции – приходится руководствоваться предположениями или делать пилотные проекты для примерной оценки таких расходов в облачной среде".
Какие могут быть причины чрезмерных затрат в облачной среде
Основания неоправданных расходов в облаке часто скрываются в том, как была организована наземная инфраструктура компании.
В ячейке IT уже давно существует такой термин как Shadow IT (или "теневые IT"). Это когда администраторы или руководство компании даже не знают об определенных расходах, но они есть и на это идут средства из бюджета. Например, сетевой трафик между серверами и рабочими станциями внутри компании в инфраструктуре воспринимается как ничего не стоящее. Потому его не отслеживают и не пытаются оптимизировать. Но когда неоптимизированный внутрикорпоративный сетевой трафик выливается в месячный счет от облачного провайдера – все становится очевидным.
Если говорить о поведении компании при переходе в облако или работе в облачной среде, есть несколько основных причин, почему затраты могут быть завышены:
1. Неправильно выбранные конфигурации сервисов при миграции – как по размеру, так и по типу сервисов. Например, имея собственную инфраструктуру, бизнес в большинстве своем закладывает запас мощностей. Компании перестраховываются, ведь внутри бюджетного периода сложно быстро выделить средства на дозакупку серверов, если возникнет такая необходимость. Когда бизнес мигрирует в облако, объем необходимых мощностей оставляют таким же "страховочным". Это неправильно – на самом деле в облаке можно не делать подобный запас, ведь в таком случае всегда есть возможность добавить мощности за несколько минут.
2. "Временность" конфигураций. К примеру, компания построила себе первоначальный сервис на теоретически просчитанной мощности, чтобы потом ее донастроить и подкорректировать. Но временное часто становится постоянным, а лишние мощности уже не сокращают, продолжая платить за них без надобности.
3. Несвоевременная чистка "мусора". Старые ненужные резервные копии данных, забытые выключенные виртуальные машины и т.д. Все это занимает место в облаке, за которое придется платить.
4. Неверная стратегия миграции. К примеру, наземный почтовый сервер можно реализовать как обычную виртуальную машину, потратив бюджет на лицензию и аренду виртуальных сервисов. А можно мигрировать в Office 365. Это касается многих традиционных офисных сервисов: файловый контент, порталы, базы данных и т.д.
5. Несвоевременный переход на более новые версии облачных сервисов, имеющие большую мощность при более низкой стоимости аренды.
6. Множество других факторов, которые специалистам компании самостоятельно бывает сложно отследить за рабочей рутиной.
Как управлять расходами в облачной среде
Чтобы избежать лишних затрат, нужно сначала серьезно подойти к выбору конфигурации облачной среды, а затем постоянно мониторить ситуацию и проводить аудиты.
В дальнейшем, когда миграция уже состоялась, следует, по меньшей мере, раз в год проводить аудит своей облачной инфраструктуры, чтобы определить, насколько целесообразно используются мощности, а также удалить лишнюю информацию.
"По нашему опыту, когда компания проводит такой аудит после нескольких лет работы в облачной среде, затраты часто удается существенно снизить", – объясняет эксперт.
Вот несколько советов, как оптимизировать расходы в облаке.
Для сервисов производительности:
1. На старте проекта подробно проанализировать потребности и создать профили пользователей, чтобы определить правильные SKU для каждого типа пользователей.
2. Подобрать оптимальные лицензионные модели, понимая потребности бизнеса (длительность комитмента, настройки поддержки, необходимость внесения изменений в наполнение подписки и т.п.).
3. Мониторить аналитику по использованию сервисов и при необходимости изменять типы подписок.
"Крайне важно также в проектах уделять внимание не только технической части, но и адаптации пользователей. Это не повлияет на уменьшение стоимости, но поможет извлечь максимальную пользу от инвестиций в облачные сервисы, поскольку упражнения по адаптации позволят рядовым работникам быстрее и лучше научиться работе с облачной платформой, извлекая из нее фактическую пользу", – говорит Антон Сказочкин.
Для инфраструктурных сервисов:
1. Правильно подходить к проектированию облачной инфраструктуры. Еще до процесса миграции следует тщательно проработать облачную конфигурацию, рассмотреть возможности оптимизации.
2. Правильно подобрать тип и размер виртуальных машин и осуществлять проактивное управление этими параметрами. Современные облачные платформы позволяют легко менять параметры виртуальных машин. Если ваши ресурсы утилизированы не в полном объеме, возможно, вы сможете сэкономить, используя виртуальные машины меньшего размера.
3. Для сервисов, не предусматривающих работу 24/7, – при возможности использовать сценарии отключения виртуальных машин в нерабочее время и в выходные.
4. Для сервисов, предусматривающих работу 24/7 с фиксированными ресурсами, – использовать резервацию ресурсов, при помощи чего облачные провайдеры предоставляют дисконт на эти виртуальные машины.
5. Использовать возможности BYOL (Bring your own license) в тех случаях, где это возможно и разрешается условиями лицензирования.
"И общая рекомендация для любых сервисов – управление затратами должно быть постоянным. Для этого лучше использовать инструменты расширенного биллинга, позволяющие детально анализировать расходы в разрезе сервисов чаще раза в месяц/год, когда вы получаете счет на оплату", – объясняет эксперт.
Как сервис PyraCloud помогает управлять расходами
Первая задача любой компании в облаке – управление расходами. Бизнесу нужно видеть, что на что тратится, и получать уведомления об ожидаемых отклонениях бюджета. Нужно выявлять, почему так происходит, и предотвращать возможные финансовые потери (например, ошибки конфигурации или проблемы, связанные с несанкционированным использованием ресурсов облачной инфраструктуры).
Компании, которые долго и много используют облачные сервисы, также интересуются расширенными возможностями бюджетирования. Им важно иметь прогнозы на потребление ресурсов, гибко делить расходы на облачные услуги между департаментами, проектами или компаниями группы.
"Такие возможности у нас тоже есть. Это инструмент, позволяющий строить прогнозные бюджеты по потреблению на будущие периоды, и Chargeback – возможность разделять ежемесячный чек по облачным сервисам между проектами, департаментами или компаниями группы", – говорит Антон Сказочкин.
И третья задача компаний в облаке – это self service. Заказчики, довольно уверенно чувствующие себя в работе с облачными сервисами, часто хотят иметь возможность делать некоторые вещи самостоятельно, не дожидаясь ответа партнера или облачного провайдера. Например, в случае увольнения или принятия на работу работника, самостоятельно добавить ему лицензию Office 365, не подписывая дополнительные соглашения, произвести предоплату и т.д. Такая функциональность также имеется в Pyracloud.
Узнать больше о PyraCloud и заказать Live-Демо можно по ссылке.
У меня нет дома.
Что забыли исправить в законе о мобилизации
"Мама! Папа!" От начала процедуры усыновления до этих слов – 10 шагов. Гайд, как их пройти
