Бізнес переходить у хмару: як зробити це правильно і не переплатити?

У 2021 році навіть найбільш консервативні бізнеси активно дивляться в бік хмарних рішень. Минулого року хмарний ринок України склав $55,9 млн та виріс на 24%. Міграція у хмару – це можливість зняти питання обслуговування інфраструктури з внутрішніх фахівців, уникнути проблем із застарілими серверами та капітальних інвестицій у залізо. 

Але в хмару теж потрібно переходити грамотно: оцінити, який ресурс ви реально використовуєте і чи не платите даремно за те, чого насправді не потребуєте. У партнерському проєкті з постачальником хмарних рішень SoftwareONE LIGA.net розібралася, як бізнесу ефективно керувати своїми витратами в хмарі.

Скільки компанії витрачають на хмарні сервіси

Бізнеси переходять у хмарне середовище з кількох причин:

• хочуть зекономити; 
• хочуть закрити витрати операційним бюджетом, а не капітальним (як у випадку з купівлею власних серверів, які потрібно періодично докуповувати). Тим паче, за даними SoftwareONE, через скорочення виробництва у зв'язку з пандемією зараз спостерігається велика черга на закупівлю серверного обладнання, і час очікування доставки складає 180 днів;
• хочуть перекласти відповідальність щодо обслуговування обладнання та доступності сервісів на сторонніх спеціалістів, розвантаживши власний технічний відділ;
• швидко отримати і масштабувати свою ІТ-інфраструктуру для нових бізнес-завдань (розгорнути новий хмарний сервіс можна за одну годину).

З рештою все зрозуміло, але чи вдасться бізнесу зекономити, залежить від грамотного підходу до міграції та багатьох інших факторів. Звісно, ухвалюючи рішення про перехід у хмару, бізнес зважує: які інвестиції він вкладає в існуючу інфраструктуру та її обслуговування, а також скільки це коштуватиме у разі розгортання сервісів у хмарі. І вже згідно з цифрами визначає доцільність такого переходу. Залежно від розміру бізнесу, суми можуть відрізнятися в сотні разів.

Тенденція така, що витрати компаній на хмарні сервіси зростають стабільно та по всьому світу. За даними Gartner, об’єм цього ринку у 2022 році досягне майже $400 млрд. Зростання відбувається приблизно на 23% щорічно, це співпадає і з українською статистикою. Звісно, головна причина – масовий перехід бізнесів у хмару. Але ці витрати не завжди доцільні та економні. 

"Одна з основних проблем переважної кількості підприємств (і не тільки тих, які вирішили мігрувати у хмару) – це відсутність повноцінної корпоративної системи збору операційної аналітики. Тобто системи моніторингу продуктивності і планування потужностей, – розповідає Антон Сказочкін. – Десь такої системи немає взагалі, десь вона недоналаштована, десь налаштована, але у ній щось не працює тощо. Коли постає питання прорахунку бюджету міграції – доводиться керуватися припущеннями або робити пілотні проєкти для приблизної оцінки таких витрат в хмарному середовищі".

Які можуть бути причини надмірних витрат у хмарному середовищі

Підгрунтя невиправданих витрат у хмарі часто ховається у тому, як була організована наземна інфраструктура компанії.

В осередку ІТ вже давно існує такий термін як Shadow IT (або "тіньові IT"). Це коли адміністратори або керівництво компанії навіть не знають про певні витрати, але вони є і на це йдуть кошти з бюджету. Наприклад, мережевий трафік між серверами і робочими станціями всередині компанії у інфраструктурі сприймається як те, що нічого не коштує. Тому його не відслідковують і не намагаються оптимізувати. Але коли неоптимізований внутрішньокорпоративний мережевий трафік виливається в місячний рахунок від хмарного провайдера – все одразу стає очевидним.

Якщо говорити про поведінку компанії під час переходу у хмару або роботи у хмарному середовищі, є кілька основних причин, чому витрати можуть бути завищеними: 

1. Неправильно обрані конфігурації сервісів під час міграції – як за розміром, так і за типом сервісів. Наприклад, маючи власну інфраструктуру, бізнес здебільшого закладає собі запас потужностей. Компанії перестраховуються, адже в середині бюджетного періоду складно швидко виокремити кошти на дозакупівлю серверів, якщо така необхідність виникне. Коли бізнес мігрує в хмару, об’єм необхідних потужностей лишають таким самим, "страхувальним". Це неправильно – насправді у хмарі можна не робити подібного запасу, адже в такому випадку завжди є можливість додати потужності за кілька хвилин. 

2. "Тимчасовість" конфігурацій. Наприклад, компанія побудувала собі первинний сервіс на теоретично прорахованій потужності, щоб потім її доналаштувати та підкоригувати. Але тимчасове часто стає постійним, а зайві потужності вже не скорочують, продовжуючи за них платити без потреби.

3. Несвоєчасне вичищення "сміття". Старі непотрібні резервні копії даних, забуті вимкнені віртуальні машини тощо. Усе це займає місце у хмарі, за яке доведеться платити.

4. Неправильна стратегія міграції. Наприклад, наземний поштовий сервер можна реалізувати як звичайну віртуальну машину, витративши бюджет на ліцензію та оренду віртуальних сервісів. А можна мігрувати в Office 365. І це стосується багатьох традиційних офісних сервісів: файловий контент, портали, бази даних тощо.

5. Несвоєчасний перехід на більш нові версії хмарних сервісів, які мають велику потужність за нижчої вартості оренди. 

6. Безліч інших факторів, які фахівцям компанії самостійно буває складно відстежити за робочою рутиною.

Як керувати витратами у хмарному середовищі 

Щоб уникнути зайвих витрат, потрібно від початку серйозно підійти до вибору конфігурації хмарного середовища, а потім постійно моніторити ситуацію та проводити аудити.

У подальшому, коли міграція вже відбулася, варто щонайменше раз на рік проводити аудит своєї хмарної інфраструктури, щоб визначити, наскільки доцільно використовуються потужності, а також видалити зайву інформацію.

"За нашим досвідом, коли компанія проводить такий аудит після кількох років роботи у хмарному середовищі, витрати часто вдається суттєво знизити", – пояснює експерт.

Ось кілька порад, як оптимізувати витрати у хмарі.

Для сервісів продуктивності:

1. На старті проєкту детально проаналізувати потреби і створити профілі користувачів, аби визначити правильні SKU для кожного типу користувачів.

2. Підібрати оптимальні ліцензійні моделі, розуміючи потреби бізнесу (тривалість комітменту, опції підтримки, необхідність внесення змін до наповнення передплати тощо).

3. Моніторити аналітику з використання сервісів та за необхідності змінювати типи передплат.

"Вкрай важливо також в проєктах приділяти увагу не тільки технічній частині, а й адаптації користувачів. Це не вплине на зменшення вартості, але допоможе отримати максимальну користь від інвестицій у хмарні сервіси, оскільки вправи з адаптації дозволять рядовим працівникам швидше і краще навчитися роботі з хмарною платформою, отримуючи від неї фактичну користь", – говорить Антон Сказочкін.

Для інфраструктурних сервісів:

1. Правильно підходити до проєктування хмарної інфраструктури. Ще до процесу міграції треба ретельно опрацювати хмарну конфігурацію, розглянути можливості оптимізації.

2. Правильно підібрати тип та розмір віртуальних машин і здійснювати проактивне управління цими параметрами. Сучасні хмарні платформи дозволяють доволі легко змінювати параметри віртуальних машин. Якщо ваші ресурси утилізовані не в повному обсязі, можливо, ви зможете заощадити, використовуючи віртуальні машини меншого розміру.

3. Для сервісів, які не передбачають роботу 24/7, – за можливості використовувати сценарії вимкнення віртуальних машин у неробочий час та у вихідні.

4. Для сервісів, які передбачають роботу 24/7 з фіксованими ресурсами, – використовувати резервацію ресурсів, за допомогою чого хмарні провайдери надають дисконт на ці віртуальні машини.

5. Використовувати можливості BYOL (Bring your own license) у випадках, де це можливо і дозволяється умовами ліцензування.

"І загальна рекомендація для будь-яких сервісів – управління витратами повинно бути постійним. Для цього краще використовувати інструменти розширеного білінгу, що дозволяють детально аналізувати витрати в розрізі сервісів частіше ніж раз на місяць або рік, коли ви отримуєте рахунок на оплату", – пояснює експерт.

Як сервіс PyraCloud допомагає керувати витратами

Перше завдання будь-якої компанії у хмарі – керування витратами. Бізнесу потрібно бачити, на що йдуть витрати, та своєчасно отримувати повідомлення про очікувані відхилення бюджету. Потрібно виявляти, чому так відбувається, і запобігати можливим фінансовим втратам (наприклад, помилкам конфігурації або проблемам, пов'язаним з несанкціонованим використанням ресурсів хмарної інфраструктури).

Компанії, які довго і багато використовують хмарні сервіси, також цікавляться розширеними можливостями бюджетування. Їм важливо мати прогнози споживання ресурсів, гнучко ділити витрати на хмарні послуги між департаментами, проєктами або компаніями групи. "Такі можливості у нас також є. PyraCloud дозволяє будувати прогнозні бюджети щодо споживання на майбутні періоди, та Chargeback – можливість розділяти щомісячний чек із хмарних сервісів між проєктами, департаментами чи компаніями групи", – говорить Антон Сказочкін.

І третє завдання компаній у хмарі – це self service. Замовники, які доволі впевнено почуваються в роботі з хмарними сервісами, часто хочуть мати можливість робити деякі речі самостійно, не чекаючи відповіді партнера або хмарного провайдера. Наприклад, у разі звільнення або прийняття на роботу працівника, самостійно додати йому ліцензію Office 365, не підписуючи додаткові угоди, зробити передоплату тощо. Така функціональність також є у Pyracloud.

Дізнатися більше про PyraCloud та замовити Live-Демо можна за посиланням.