Что мешает вести учет товара в магазине?

На правах рекламы

Автоматизация стала ключевым элементом в торговле — она дает возможность организовать работу так, чтобы освободить владельца бизнеса от рутины, но при этом сохранить контроль над управлением всей торговой сетью.

Однако когда речь идет о внедрении программного обеспечения в работу магазинов, у руководителей возникает немало вопросов. Это вполне логично в контексте поиска идеального инструмента управления и часто внутреннего сопротивления изменениям.

Программы автоматизации бизнеса помогают владельцам интернет-магазинов, торговых сетей, складов и производств вести комплексный учет. Они берут на себя большинство повседневных задач предпринимателя, таких как автоматизация управленческого учета, упорядочение работы с клиентами, финансовый и складской учет. Это дает руководителю возможность посмотреть на свой бизнес сверху.

Например, в продуктовом магазине программы для автоматизации управленческого учета систематизируют все рабочие процессы. Программа учета Торгсофт осуществляет приход, продажи и возврат товаров; маркирует их штрих-кодами; фасует и комплектует товар; ведет учет прибыли и запасов на складе, расчеты с партнерами, сотрудниками; составляет документацию, отчетность для налоговой и т. п.

При этом для многих переход на автоматизированный учет ассоциируется с непосильной задачей. Попробуем разобраться, почему так происходит.

Почему автоматизация пугает собственников?

Условно трудности внедрения программы для автоматизации бизнес процессов в магазине можно разделить на мифические, связанные с убеждениями предпринимателя, и реальные, которые возникают в процессе освоения программы.

1. Преувеличение сложности автоматизации

Владельцы магазинов часто считают процесс автоматизации сложным и уверены, что реорганизация затронет привычный ритм магазина.

Такие волнения обычно безосновательны. Чтобы безболезненно перейти на автоматизированное управление, нужно иметь четкую последовательность действий. Специалисты Торгсофт помогают предпринимателям определить насущные потребности бизнеса, подобрать торговое оборудование и опции программы под их специфику.

Для освоения программы в компании есть собственная видеотека знаний по автоматизации (более 250 обучающих роликов), инструкции для пользователей и электронная справка. А еще — индивидуальные консультации и услуги технической поддержки.

"Только с опытом предприниматели начинают понимать, что учет в каждом магазине очень индивидуален – это не стандартизированный процесс и его можно вести по-разному, как удобно, с разной степенью детализации. Это не бухгалтерия, здесь ошибки исправляются значительно легче", — Виктория Пащенко, редактор Торгсофт.

2. Старые привычки учета

90% функций учета, которые есть в программе, предприниматели могут вообще не использовать и считать лишним. Однако понимание их важности приходит лишь с полным освоением и принятием программы.

Некоторым руководителям магазинов трудно отойти от учета в тетради или в таблице Эксель. И в переходный период внесения товара до полного освоения программы они ведут двойной учет: вносят продажи и в тетрадь, и в Торгсофт.

"На днях покупала гольфик сыну, продавец записывала продажу в тетрадь: полное название, размер, цвет, цену... Мне было больно на это смотреть", — Мария Гладких, разработчик технической документации в Торгсофт.

Специалисты Торгсофт убеждены: чтобы система заработала как часы, надо приучать и себя, и персонал к дисциплине: получая товар, не затягивать с оприходованием его в программу.

Не делать операции "задним" числом. Сразу вносить расходы и оплаты поставщикам. Фиксировать в программе нужно всё: расход или приход денег, перемещение, продажу, каждую выдачу наличных из кассы. Это поможет избежать начальных трудностей: расхождения со складом, путаницы в расчетах, неточных показателей прибыли.

3. Приход товара

По мнению руководительницы отдела продаж Торгсофт Яны Рыбас, приход товара — это самая большая боль продавцов, которые только знакомятся с компьютеризированным учетом. Ему стоит уделить максимум времени. Часть предпринимателей отказывается от программы, потому что рассчитывает, что она сама все сделает и этим упростит учет в тетради. 

Однако, чтобы программы для автоматизации склада и магазина работали синхронно, им нужно дать точные "вводные" о товарах: корректное название, артикул или серийный номер, штрихкод и тому подобное. 

Оприходование ассортимента магазина — это разовая операция. Скорость процесса зависит от количества ассортимента, площади магазина и "рук" продавцов, которые будут делать приход.

"В среднем склад примерно в 1500 уникальных наименований в программе Торгсофт оприходуется за 3-4 дня без закрытия магазина. Быстрый ввод товара усложняется, если на складе беспорядок, если одинаковый товар находится в разных концах склада, если продавец не знает, что у него в коробках или мешках", — отмечает Яна Рыбас.

После оприходования работа идет более ловко. Быстро и точно списывается продукция при продажах, при возврате — автоматически возвращается на склад. Продавцы четко знают, какой товар был продан и сколько его еще осталось на складе.

4. Необходимость уплаты налогов

Украинский бизнес работает в сложных условиях военного времени, и некоторым предпринимателям проще вести учет продаж в тетради, чем установить лицензионную программу учета. Ведь после настройки РРО (регистратор расчетных операций_ред.) "легализует" каждую транзакцию, передавая ее в налоговую.

Если посчитать, сколько денег предприниматель теряет на формальном учете и как следствие этого — постоянных недостачах, кражах товара персоналом, неправильном приходе и ошибках реализаций, то становится очевидно, что автоматизация учета и составление отчетности — это единственное решение, которое способно улучшить состояние бизнеса и вести его в законодательном поле.

5. Обучение персонала

Причины сопротивления продавцов к автоматизированному учету могут быть как корыстными: программа не позволит мухлевать с товаром, так и возрастными: старшие продавцы часто не гибкие к изменениям. Некоторые работники откровенно саботируют изменения и обвиняют во всех ошибках программу учета.

Выход в этой ситуации, по мнению специалистов Торгсофт, один — организация подготовки продавцов. До внедрения изменений персонал нужно "подогреть", чтобы работники свыклись с этой мыслью: предупредить об установке программы, дать четкие инструкции, кто за что отвечает, как начинать и заканчивать рабочий день в программе, как правильно включать/выключать оборудование.

В Торгсофт есть цикл видеоуроков и инструкций, как пользоваться режимами программы. Выделенное время на обучение персонала окупит вложенные деньги в программу и поможет избежать ошибок.

Чтобы интеграция нового инструмента в работу компании прошла гладко, нужно подготовить не только персонал, но процессы и оборудование.

"Программа сама не исправит все ошибки в учете — она значительно упрощает жизнь предпринимателю, снимает рутину, подсказывает верные пути, но не думает за него и его персонал. Сначала должны быть отлажены бизнес-процессы. Автоматизировать хаос невозможно", — Анна Приходько, заместитель начальника отдела программирования.

6. Размытые преимущества автоматизации

Те предприниматели, у кого что-то когда-то воровали, понимают, зачем нужен учет. Но они не понимают еще и перспективы, которые он дает — это интернет-торговля, выход на новые рынки и маркетплейсы, увеличение продаж за счет планирования и анализа маркетинговых активностей.

В программе Торгсофт есть базовые функции, которые дают владельцу информацию о том, как привлечь клиентов, какие акции эффективны, какие товары пользуются популярностью, с кем из поставщиков выгодно сотрудничать, какие сотрудники приносят пользу и т. д.

Как происходит внедрение программы учета Торгсофт?

Обычно внедрение программы учета Торгсофт занимает 1 день, без остановки торговли. Обучение и настройка происходят без закрытия магазина, чтобы продавцы смогли на практике отработать типовые ситуации в работе.

Автоматизация становится неотъемлемой частью ведения успешного и стабильного бизнеса. Однако, чтобы увидеть положительные результаты автоматизированного управления, нужно время и стремление владельцев к изменениям. Ну и план действий, чтобы избежать перегрузки и плавно перейти на качественный уровень контроля и учета.