Що заважає вести облік товару в магазині?

На правах реклами

Автоматизація стала ключовим елементом в торгівлі — вона дає можливість організувати роботу так, щоб звільнити власника бізнесу від рутини, але при цьому зберегти контроль над управлінням усією торговельною мережею.

Проте коли мова йде про впровадження програмного забезпечення в роботу магазинів, у керівників виникає чимало запитань. Це цілком логічно в контексті пошуку ідеального інструменту управління та часто внутрішнього спротиву змінам.

Програма допомагає власникам інтернет-магазинів, торгових мереж, складів та виробництв вести комплексний облік. Вона бере на себе більшість повсякденних задач підприємця, таких як автоматизація управлінського обліку, упорядкування роботи з клієнтами, фінансовий та складський облік. Це дає керівнику можливість подивитись на свій бізнес згори. 

Автоматизація обліку готової продукції, наприклад, у продуктовому магазині систематизує всі робочі процеси. Програма обліку Торгсофт здійснює прихід, продаж та повернення товарів; маркує їх штрих-кодами; фасує та комплектує товар; веде облік запасів на складі, прибутку, розрахунки із партнерами, співробітниками; складає документацію і звітність для податкової тощо.

Водночас для багатьох перехід на автоматизований облік асоціюється із непосильною задачею. Спробуємо розібратися, чому так відбувається.

Чому автоматизація лякає власників?

Умовно труднощі впровадження облікової системи в магазині можна розділити на міфічні, пов'язані з переконаннями підприємця, та реальні, які виникають у процесі опанування програми.

1. Перебільшення складності автоматизації

Власники магазинів часто вважають процес автоматизації складним й впевнені, що реорганізація зачепить звичний ритм магазину.

Такі хвилювання зазвичай безпідставні. Щоб безболісно перейти на автоматизоване управління, потрібно мати чітку послідовність дій. Спеціалісти Торгсофт допомагають підприємцям визначити нагальні потреби бізнесу, підібрати торговельне обладнання й опції програми під їх специфіку.

Для освоєння програми в компанії є власна відеотека знань з автоматизації (понад 250 навчальних роликів), інструкції для користувачів та електронна довідка. А ще — індивідуальні консультації й послуги технічної підтримки.

"Лише з досвідом підприємці починають розуміти, що облік в кожному магазині дуже індивідуальний — це не стандартизований процес і його можна вести по-різному, як зручно, з різним ступенем деталізації. Це не бухгалтерія, тут помилки виправляються значно легше", — Вікторія Пащенко, редактор Торгсофт.

2. Старі звички обліку

90% функцій обліку, що є в програмі, підприємці можуть взагалі не використовувати й вважати зайвим. Однак розуміння їх важливості приходить лише із повним опануванням й прийняттям програми.

Деяким керівникам магазинів важко відійти від обліку в зошиті чи в таблиці Ексель. І в перехідний період внесення товару до повного освоєння програми вони ведуть подвійний облік: вносять продажу і в зошит, і в Торгсофт.

"На днях купувала гольфик сину, продавець записувала продаж у зошит: повну назву, розмір, колір, ціну… Мені було боляче на це дивитися", — Марія Гладких, розробник технічної документації в Торгсофт.

Спеціалісти Торгсофт переконані: щоб система запрацювала як годинник, треба привчати й себе, і персонал до дисципліни: отримуючи товар, не затягувати з оприбуткуванням його в програму. Не робити операції "заднім" числом. Відразу вносити витрати та оплати постачальникам.

Фіксувати у програмі потрібно все: витрата або прихід грошей, переміщення, продаж, кожну видачу готівки з каси. Це допоможе уникнути початкових труднощів: розбіжності зі складом, плутанини у розрахунках, неточних показників прибутку.

3. Прихід товару

На думку керівниці відділу продажів Торгсофт Яни Рибас, прихід товару — це найбільший біль продавців, які лише знайомляться із комп’ютеризованим обліком. Йому варто приділити максимум часу. Частина підприємців відмовляється від програми, бо розраховує що вона сама все зробить і цим спростить облік у зошиті.

Проте, щоб автоматизація обліку основних засобів бізнесу запрацювала, їй потрібно дати точны дані про товари: назву, артикул чи серійний номер, штрихкод тощо.

Оприбуткування асортименту магазину — це разова операція. Швидкість процесу залежить від кількості асортименту, площі магазину та "рук" продавців, які робитимуть прихід.

"У середньому склад приблизно в 1500 унікальних найменувань у програмі Торгсофт оприбутковується за 3-4 дні без закриття магазину. Швидке введення товару ускладняється, якщо на складі безлад, якщо однаковий товар знаходиться в різних кінцях складу, якщо продавець не знає, що у нього в коробках чи мішках", — наголошує Яна Рибас.

Після оприбуткування робота йде спритніше. Швидко і точно списується продукція при продажу, при поверненні — автоматично повертається на склад. Продавці чітко знають, який товар був проданий і скільки його ще залишилося на складі.

4. Необхідність сплати податків

Український бізнес працює в складних умовах воєнного часу, і декотрим підприємцям простіше вести облік продажів у зошиті, ніж встановити ліцензійну програму обліку. Адже після налаштування РРО (реєстратор розрахункових операцій_ред.) "легалізує" кожну транзакцію, передаючи її до податкової.

Якщо порахувати, скільки грошей підприємець втрачає на формальному обліку і як наслідок цього — постійних недостачах, крадіжках товару персоналом, неправильному приході й помилках реалізацій, то стає очевидно, що автоматизація зведеного обліку і складання звітності — це єдине рішення, яке здатне покращити стан бізнесу та вести його в законодавчому полі.

5. Навчання персоналу

Причини спротиву продавців до автоматизованого обліку можуть бути як корисливими: програма не дозволить махлювати з товаром, так і віковими: старші продавці часто не гнучкі до змін. Декотрі працівники відверто саботують зміни й звинувачують у всіх помилках програму обліку.

Вихід у цій ситуації, на думу фахівців Торгсофт, один — організація підготовки продавців. До впровадження змін персонал потрібно підготувати, щоб працівники звиклися з цією думкою: заздалегідь попередити про встановлення програми, дати чіткі інструкції, хто за що відповідає, як починати й закінчувати робочий день у програмі, як правильно вмикати/вимикати обладнання.

У Торгсофт є цикл відеоуроків та інструкцій, як користуватися режимами програми. Виділений час на навчання персоналу окупить вкладені гроші в програму і допоможе уникнути помилок.

Щоб інтеграція нового інструменту в роботу компанії пройшла гладко, потрібно підготувати не лише персонал, а й процеси та обладнання.

"Програма сама не виправить всі помилки в обліку — вона значно спрощує життя підприємцю, знімає рутину, підказує вірні шляхи, але не думає за нього та його персонал. Спочатку мають бути налагоджені бізнес-процеси. Автоматизувати хаос неможливо", — Анна Приходько, замісник начальника відділу програмування.

6. Розмиті переваги автоматизації

Ті підприємці, в кого щось колись крали, розуміють, навіщо потрібен облік. Але вони не розуміють ще й перспективи, які він дає — це інтернет-торгівля, вихід на нові ринки та маркетплейси, збільшення продажів завдяки плануванню й аналізу маркетингових активностей.

У програмі Торгсофт є базові функції, які дають власнику інформацію про те, як залучити клієнтів, які акції ефективні, які товари користуються популярністю, з ким із постачальників вигідно співпрацювати, які співробітники приносять користь тощо.

Як відбувається впровадження програми обліку Торгсофт?

Зазвичай впровадження програми обліку Торгсофт займає 1 день, без зупинки торгівлі. Навчання і налаштування відбуваються без закриття магазину, щоб продавці змогли на практиці відпрацювати типові ситуації в роботі.

Автоматизація стає невіддільною частиною ведення успішного й стабільного бізнесу. Однак щоб побачити позитивні результати автоматизованого управління, потрібен час і прагнення власників до змін. Ну і план дій, щоб уникнути перенавантаження та плавно перейти на якісний рівень контролю й обліку.