Локдаун близко? Пора задуматься о переходе на электронный документооборот

Вы пережили предыдущий локдаун, но у вас в компании все еще в ходу бумажные документы? Возможно, близится второй, так что пора всерьез задуматься о переходе на электронный документооборот (ЭДО). 

Многие компании, которые уже использовали ЭДО, ушли на удаленку без особых изменений в работе во время карантина. Ведь электронный формат позволяет обмениваться документами как с внешними партнерами, так и внутри компании. Даже если у вас в обороте сотни тысяч бумаг, достаточно одной программы. 

Вместе с сервисом ЭДО "Арт-Офис" мы узнали, подстегнул ли карантин переходить на ЭДО украинский бизнес, а также описали опыт внедрения нескольких компаний и преимущества работы с ЭДО.

Как карантин повлиял на ЭДО

В Украине уже давно есть возможности для перехода на ЭДО, но для многих компаний именно карантин стал жареным петухом, который мотивировал их отказаться от бумаги. 

У некоторых сервисов обмена электронными документами за время локдаунов в несколько раз увеличилось число запросов на подключение. К примеру, у сервиса "Арт-Офис" спрос на услуги вырос в 4 раза. У "Вчасно" – в три, а у сервиса ЭДО от Киевстар – в 2,5. 

По данным "Арт-Офис", за подключением услуги на карантине чаще всего обращался средний бизнес, так как по словам специалиста по внедрению ЭДО Ирины Сокур, крупные компании уже давно оценили преимущества ЭДО, хотя и среди них немало до этих пор использовали бумажные документы.

В финансовом отделе компании YouControl также отмечают рост электронных документов в работе с клиентами, однако не слишком значительный. "На начало 2020 года, в "докарантинный" период, мы имели 53% электронных документов и 47% бумажных. С наступлением карантина состоялось оживление и доля ЭДО выросла до 60% во втором квартале. Но уже в третьем вернулась к исходным значениям", – комментирует руководитель финансового отдела YouControl Мария Савченко.

Она объясняет, что хотя в компании начали внедрять ЭДО еще в начале 2019 года, для клиентов это стало скорее опцией, чем обязательным к использованию инструментом. И потому процесс перехода продолжается. 

"К существенной экономии мы еще не дошли, потому что процесс трансформации требует усилий. Сейчас много ресурса тратится на продвижение ЭДО среди клиентов, донесение выгод, работу с собственными менеджерами. Но, если смотреть в перспективе 3-4 лет, то сразу становится понятным, что эти инвестиции вполне оправданы", – говорит Мария. 

Действительно ли оправданы? Мы изучили опыт еще нескольких компаний.

Опыт компаний

В одной из крупнейших ИТ-компаний Украины SoftServe используют ЭДО уже четыре года. И за первые 2,5 года там создали и подписали более одного миллиона документов. К слову, в SoftServe используют сервис обмена электронными документами "Арт-Офис". И если воспользоваться калькулятором на сайте сервиса, и не учитывать, что какое-то количество этих документов также требовали доставки почтой или курьером, то получается, что используя ЭДО от "Арт-Офис", компания экономила около 480 000 грн в год. 

В другой крупной ИТ-компании – GlobalLogic – также решили внедрить электронный документооборот. Об этом в майском интервью рассказал вице-президент компании, уточнив, что в течение 2020 года компания полностью перейдет на ЭДО. И, по его словам, уже на первом этапе перехода в GlobalLogic достигли экономии в около 150 000 листов формата А4 в год. 

И это не считая, сколько было сэкономлено времени на работе с таким количеством документов. По данным компании Reisswolf Ukraine, которая занимается оцифровкой и хранением архивов документов, чтобы оцифровать 100 000 листов разного формата, нужна одна рабочая неделя. А теперь добавьте к этому еще время на подготовку, распечатку, согласование, подписание, доставку и оформление в архив. 

Ну и, конечно, в условиях локдауна работа с ЭДО многим помогла. Мы уже рассказывали, как ИТ-компания ZEO Alliance, благодаря тому, что еще задолго до карантина внедрила электронный документооборот, избежала простоя и спокойно продолжила работать без необходимости перестраивать бизнес-процессы. 

В компании UAPAY также успели перейти на ЭДО до карантина и отметили, что в периоды локдауна полностью поддерживали работу с е-документами и что партнеры позитивно встретили такой подход. "Так что в части подписания договоров и обмена первичной документацией сложностей и задержек не возникало. Наоборот, количество партнеров, поддерживающих электронные документы, стало больше, что положительно сказывается на всей экосистеме ЭДО", – говорит директор отдела продаж UAPAY Ариф Ахмедзаде.

ЭДО в деталях

Давайте остановимся на особенностях работы с ЭДО детальнее. Изучив опыт компаний, которые уже используют электронный документооборот, можно выделить такие плюсы:

• быстрое внедрение: по данным UAPAY, хотя подготовка команды и построение нового бизнес-процесса заняли немало времени, сам процесс перехода на ЭДО, с технической точки зрения, занял от силы 1,5 недели;

• экономия денег, в некоторых случаях – исчисляемая миллионами;

• экономия времени на работе с документами и возможность перенаправить силы сотрудников на более интеллектуальную работу;

• экономия времени руководителя благодаря возможности подписывать документы массово;

• экономия места: бизнес средних размеров, по данным Reisswolf Ukraine, может сэкономить около 15% площади офиса, обычно занимаемой бумажным архивом;

• прозрачность работы с документами: возможность настроить автоматическую адресацию конкретных документов определенным сотрудникам, а также отследить все действия по документу;

• юридическая легитимность;

• доступ к документам 24/7 из любой точки мира, что оказалось особенно важным в условиях локдаунов.

При этом, если говорить о сервисе ЭДО "Арт-Офис", этот круглосуточный доступ к документам защищен – с помощью квалифицированной электронной подписи. Это значит, что доступ к документам имеет только сотрудник, у которого есть КЭП и права доступа к конкретным документам. Саму подпись тоже можно защитить от кражи и копирования с помощью токена – защищенного носителя подписи, похожего на флешку. Оформлением КЭП на обычный файловых носителях и токена занимается еще один бренд компании-разработчика "Арт-Офиса" – КНЭДП Мастеркей.

Справка: КНЭДП Мастеркей работает на рынке с 2007 года и оформляет КЭП сотрудникам банков, операторов связи, компаний из сферы ритейла, аптек, ИТ-компаний. У Мастеркей есть представительства во всех регионах Украины. 

Также важно отметить, что ЭДО подходит не только компаниям с масштабным оборотом документов, но и предприятиям с небольшим их количеством. Подсчитать экономию от внедрения ЭДО можно с помощью специального калькулятора на сайте "Арт-Офиса".

Кроме того, в группу брендов входит также программа для бухгалтерии Арт-Звит Pro, которая делает более удобной подачу отчетности компании в госорганы. На нее особенно стоит обратить внимание малым и средним компаниям из сферы ритейла с небольшим количеством касс. Напомним, что с 1 августа 2020 года вступили в силу нормы о фискализации малого бизнеса, прописанные в законах №128-IX и №129-IX, которые обязывают внедрить ритейлу программный РРО и регистрировать электронные чеки в ГНС. А пользователи Арт-Звит Pro могут использовать Модуль пРРО, формировать и фискализировать е-чеки в ГНС, печатать фискализированные чеки или отправлять их на е-мейл.