Как эффективно управлять деловыми поездками

На правах рекламы

Для больших компаний, статья расходов "командировки" всегда является важной. Неудивительно, что корпорации специально устанавливают правила деловых поездок и объявляют тендеры для тревел агентств. Все эти действия призваны оптимизировать расходы на деловые поездки.

Украинский лидер продаж тревел услуг онлайн, компания TICKETS.UA не только предложила инновационное онлайн решение, но и подготовила дорожную карту - пошаговый процесс управления изменениями для эффективной организации деловых поездок сотрудников.

Согласно исследованиям, сложные перелеты для корпораций составляют лишь 8% всех авиа запросов, и их рекомендуют бронировать через агентства, в то время, как остальные 92% point-to-point перелетов, а также дополнительные услуги: ж/д билеты, гостиницы, страховки - компании стараются максимально перевести в онлайн.

4 простых шага к эффективному управлению деловыми поездками

1. Оцените текущее состояние

2. Подготовьте план оптимизации процесса организации командировок

3. Утвердите календарный план внедрения инноваций

4. Получите результаты

Подробнее о каждом шаге.

Шаг 1. Оцените текущее состояние.

Ответьте на вопросы:

Как сейчас организован процесс командировок? Сколько компания платит обслуживающему агентству? Довольны ли отчетностью и своевременностью предоставления документации финансисты?

Какими авиалиниями вы летаете? Есть ли у компании корпоративные тарифы по популярным направлениям? Какой тревел бюджет выделен на проживание в отеле для менеджера, а какой для руководящих сотрудников?

Прямые договора с поставщиками не оптимизируют работу компании. Документооборот с такими контрагентами, занимает крайне много времени, а прямые контракты не гарантируют лучшую цену.

Отсутствие свободного доступа к бронированиям всегда и везде приводит к финансовым потерям из-за несвоевременно проведенных отмен, возвратов и корректировок в командировки.

После ответов на эти вопросы, можно перейти к Шагу 2.

Шаг 2: План оптимизации процесса организации командировок

TICKETS.UA знает, как оптимизировать процесс организации командировок, сократить финансовые и временные затраты компании.

Важно определить четкую политику компании относительно командировок, и установить правила деловых поездок для различных категорий сотрудников. После этого, можно перейти к автоматизации процесса планирования командировок и внедрения онлайн инструментов.

Передовое решение комплексное онлайн решение TICKETS.UA позволяет большим компания организовывать командировки сотрудников самостоятельно.

Использование онлайн инструмента поможет сократить стоимость тревел услуг на 10-15%. И обеспечивает поддержку в режиме 24/7 365 дней в году. Решение TICKETS.UA поможет снизить риски финансовых потерь, автоматизировать финансовую отчетность и интегрировать данные в учетные системы предприятия, чтобы в любой момент времени финансисты могли спланировать расходы и получить необходимую отчетность.

Шаг 3. Календарный план внедрения инноваций

Специалисты TICKETS.UA всегда готовы оказать поддержку корпорациям и составить календарный план реализации стратегии эффективного управления деловыми поездками. Мы готовы определить потребности корпоративного клиента, проанализировать историю поездок, и принять участие в разработке правил командировок.

Шаг 4. Результаты, которые вы хотите получить

Внедряя онлайн решение, большая компания хочет:

-значительно снизить расходы на командировки,

-высвободить время сотрудников,

-иметь доступ к финансовой отчетности.

Встроенные аналитические инструменты онлайн решения TICKETS.UA позволяют автоматически генерировать наглядные отчеты по совершенным поездкам и тревел бюджету, которые в дальнейшем могут использоваться для анализа структуры объемов заказов, ТОП направлений и основных поставщиков. При необходимости может быть осуществлена интеграция с учетными системами компании, например, такими как 1С или SAP, а также корпоративными системами и порталами.

Все эти шаги позволят снизить расходы на командировки на 20% за счет:

1. Стоимости онлайн трансакции дешевле, когда сотрудник бронирует поездку самостоятельно, а обращается к агенту только в случае сложных маршрутов или изменения дат

2. Автоматизации процесса заказа туристических услуг: система автоматически предложит самый низкий тариф и не разрешит забронировать доступный тариф в рамках установленных правил командировок для сотрудников

3. Специальных корпоративных тарифов авиакомпаний

4. Интеграции с учетными системами предприятия, возможности оперативной выгрузки отчетности и планирования расходов.

5. Сокращение скрытых финансовых потерь предприятия.

С помощью передового решения TICKETS.UA, корпорации смогут сократить расходы на деловые поездки до 20%, автоматизировать бизнес-процессы и отчетность, а также обеспечить эффективное управление и контроль на всех этапах организации поездки.