Работать из дома так и не удается? Попробуйте начать сначала

Очередная неделя на удаленке. Сейчас для многих украинских компаний, которые годами каждый день собирались в офисе, а теперь вынуждены работать дистанционно, – непростой период. 

Как все организовать быстро? Поддерживать контакт со всей командой? Контролировать выполнение задач и поддерживать желание работать эффективно, если сотрудники находятся в кругу близких и рядом со множеством отвлекающих факторов?

У нас в компании распределенная команда. Департамент онлайн-поддержки, которым я руковожу, уже три года работает удаленно. За это время мы проходили разные этапы, но нашли способы организовать команду так, чтобы у людей было желание выполнять задачи, они чувствовали себя частью коллектива, даже находясь не в офисе, и ощущали свое влияние на общий результат. 

Начну с того, что и как важно пройти компаниям, которые сталкиваются с форматом работы из дома впервые.

Первый этап, переходный – становление новых процессов

В этот период важно четкое управление изменениями и правильная мотивация. В первую очередь, команде нужно донести суть, почему мы меняем формат работы.

Даже если до этого были обращения от собственников и все понимают, что карантин и нужно самоизолироваться, расскажите вашим людям еще раз, почему все это важно для компании в целом для них как сотрудников. И не забудьте подробно описать то, как именно это изменение повлияет на команду и работу.

Ключевой момент на стадии становления – спросить сотрудников. И выслушать. Будьте готовы к тому, что вам придется выделить отдельное личное время на то, чтобы поговорить со всеми и услышать мнение каждого.

Если у вас небольшая команда и всем точно комфортно высказываться в коллективе, можете сделать это на общей встрече. Но обязательно уточните, есть ли у кого-то потребность поговорить индивидуально. 

Обратите внимание, что если на этом начальном этапе построить процессы если сугубо директивно: то скрытого и возможно даже неосознанного сопротивления будет больше. И наоборот: чем теплее, человечнее отработаете этот этап, тем крепче будет связь дистанционно.

Узкое горлышко еще может быть в том, что если тональность раньше у вас была с меньшей долей теплоты, сначала некоторые сотрудники могут решить, что вы неискренни и чего-то от них хотите. Тогда понадобятся две беседы с разницей в несколько дней, чтобы такой сотрудник поверил, что подвоха нет. Когда вам удастся создать доверительную атмосферу во время разговора, с вами поделятся страхами и сложностями, попросят помощи/поддержки или дадут интересные советы, идеи. 

Для разных стилей управления командой я рекомендую использовать разные подходы в процессе адаптации к работе из дома:

• при авторитарном – скорее индивидуальные беседы; 

• при демократическом – групповые беседы (заодно у сотрудников постепенно дополнительно включится механизм поддержки друг друга);

• при либеральном стиле – через назначение заместителя с авторитарным или демократическим стилем и делегирование этой функции адаптации ему.

Второй этап – период закрепления привычек

Его особенность в том, что у всех сотрудников он проходит очень по-разному, и группа не будет адаптироваться одновременно. Одним нужно день-два, другие будут меняться месяц. 

Само собой, в сложившейся ситуации у у бизнеса нет столько времени на ожидание изменений. Поэтому важно выделять на планерках тех, кто успел привыкнуть быстрее, приводить в пример их лучшие практики и находки, делиться ими с группой. Эти инсайты и советы можно даже собирать в отдельные посты в корпоративных чатах или в отдельную базу знаний, чтобы у всех желающих был к ним доступ.

И хоть вынужденный переход всей команды на работу из дома – больше форс-мажор, постарайтесь подойти к адаптации системно. Анализируйте, используйте уже известные практики, вырабатывайте свои. Например, можете попросить своих сотрудников отдельным пунктом еженедельного рабочего отчета писать, как им удалось добиться таких результатов в переходный период, что они именно делали. Это поможет вам системнее собирать фидбек и анализировать его.

И сами не забывайте про обратную связь. Это поможет каждому сотруднику чувствовать в ситуации нестабильности снизить уровень тревожности, чувствовать себя нужным и важным и максимально вовлекаться в работу.