Как организовать работу компании со штатом в 9000 человек. Опыт Ferrexpo

Пандемия коронавируса подобна любой другой кризисной ситуации: экономическому коллапсу, бедствию или военным действиям на востоке Украины.  Хорошая новость -  крупное предприятие может справиться с кризисом, все что необходимо -  правильно наладить механизм работы. Ниже пошаговый план действий предприятия с большим штатом сотрудников, который поможет эффективно работать даже в условиях карантина.  

Разработать и проработать сценарии возможного развития событий для построения работы персонала

В первую очередь, необходимо определить штаб людей, которые будут принимать решения, разрабатывать разные сценарии событий и планы действий для каждого. 

Далее необходимо определить "маячки", которые будут сигнализировать о включении того или иного сценария, либо же о переходе из одного сценария в другой.

Подписывайтесь на рассылки Liga.net - только главное в вашей почте

В каждом сценарии необходимо понимать возможный объем работы: 100% загрузка, средняя, минимальная или, возможно, вообще остановка предприятия. Исходя из этого, следует определить, какое количество персонала и кого именно необходимо оставить на производстве, а какое количество можно вывести из предприятия. 

Разделить весь персонал на три категории

Для поддержания производства весь персонал можно разделить на три категории: "костяк", замена и резерв. 

1. Костяк персонала – это группа сотрудников, которые необходимы для поддержания работы предприятия на том уровне, который вы запланировали.

Существует такое определение, как "узкие места" предприятия, в них находятся специалисты, которым или совсем нет подмены, или возможность замены этого сотрудника минимальна. Это особенно важно, если отсутствие такого сотрудника может привести к остановке всей технологической цепочки производства. 

2. Сотрудники для замены. 

Как правило, люди для замены выводятся в простой. Но когда при этом получают 2/3 зарплаты, у предприятия возникает сложность с контролем соблюдения ими режима самоизоляции с юридической точки зрения.

Как решить эту проблему?

Мы пошли путем дополнительной мотивации: сотруднику будет выплачена 1/3 заработной платы в качестве бонуса при условии, если он соблюдал условия изоляции, ни с кем не контактировал, не заболел и вышел на работу по требованию в случае окончания карантина или вызова на замену заболевшего сотрудника. Допускается на работу только после обследования врача.

3. Резерв – сотрудники, которые будут выведены на производство в случае болезни первых и вторых. 

ВАЖНО: все три категории предварительно следует проанализировать с точки зрения групп риска. Известно, что в зоне риска люди, имеющие сопутствующие заболевания или старше 60 лет. Их необходимо обязательно изолировать, так как высока вероятность, что они заболеют с тяжелыми последствиями. 

Уволить или оставить?

Принять правильное решение вам поможет сценарий развития работы предприятия.

1. Если после карантина вы собираетесь продолжить работу в обычном режиме, то сокращение, увольнение или перевод в неоплачиваемый отпуск – плохой вариант. 

Так как вы столкнетесь с дефицитом кадров и погубите лояльность сотрудников к предприятию. При этом стоит помнить о выплатах, которые выплачиваются в любом случае, даже при сокращении и увольнении. Поэтому наиболее рациональный начальный вариант – отправить сотрудников в оплачиваемый отпуск. 

Читайте также - Повышенный спрос на товары прибавил работы АМКУ. Как не попасться в его руки

2. Если речь идет о спаде на шесть месяцев и дольше, то однозначно надо принимать решение о сокращении персонала. Переводить сотрудников в неоплачиваемые отпуска на полгода нет смысла, так как они за это время найдут другую работу.

3. Если спрос на продукцию компании начнет восстанавливаться через два-три месяца, тогда можно переводить сотрудников на простой с сохранением 2/3 их заработной платы. Альтернативой остается неоплачиваемый отпуск.

Если вы приняли решение об увольнение, проведите анализ персонала с точки зрения его уникальности. Если речь идет об "узких" или уникальных специалистах, то найти их после окончание кризиса будет намного сложнее.  

Грамотно юридически оформить каждый шаг предприятия 

Часто в кризисных ситуациях возможны иски от сотрудников. Лучше это предупредить, правильно оформив все документы. Например, на самоизоляцию сотрудника может отправить доктор. В таком случае, на этот период оформляется больничный лист.  

Но в законе много пробелов. В компании мы сделали самоизоляцию дополнительным благом для сотрудников, решение отправлять человека или нет на самоизоляцию, принимает компания. Соответственно, мы не подаем документы на компенсацию в фонд социального страхования, а оплачиваем все сами. В таком случае, если вы отправляете сотрудника на самоизоляцию, оформляйте это приказом и заявлением сотрудника, где он подтверждает, что соглашается на изоляцию. 

Отсутствие таких заявлений может стать основанием для иска в суд за незаконное препятствование нахождению на работе, недопуск к рабочему месту. 

Читайте также - Время перемен: какие компании получат все лавры после коронакризиса

Если вы переводите сотрудника на удаленную работу, составьте документ для подписания сотрудником, что он обязан придерживаться всех норм и требований по охране труда, безопасности. Ведь официально он на работе, и любая травма будет считаться производственной.

Сейчас компании проходят через краш-тест системы и людей. Но стоит определить и некоторые полезные стороны сложившейся ситуации. Необычный режим работы дает возможность пересмотреть и упростить многие процессы внутри компании. Сегодня лучшее время упразднить ненужные документы отчетности, согласования. Это не только упростит работу вашей компании, но и снизит трудозатраты. 

Поэтому если вы правильно отреагируете на возникающие вызовы, ваша компания станет только лучше и сильнее. 

Организовать безопасные условия работы на предприятии

После того, как определяется костяк (минимальное количество персонала, которое нужно для выполнения производственного плана) и резерв (количество персонала, которое необходимо для замены заболевших сотрудников из расчета отсутствия на 21 день), нужно правильно организовать работу внутри компании: 

- свести до минимума контакты между людьми;
- перевести в онлайн режим все совещания и встречи;
- обеспечить скрининг температуры на проходной в начале и в конце рабочего дня;
- определить места изоляции для сотрудников, у которых выявлена повышенная температура при скрининге, а также для тех, кто почувствовал недомогание в течение рабочего дня. Они должны там находиться до приезда медиков и их инструкций;
- прописать режим профилактики: носить перчатки, маски (если более двух человек в комнате);
- обеспечить сотрудников средствами защиты и антисептиками. Мы, например, регулярно пополняем в подразделениях запасы дезинфицирующих средств и всех сотрудников обеспечиваем респираторными полумасками из расчета один респиратор на один день;
- если вы предоставляете служебный транспорт, минимизируйте количество пассажиров, которые одновременно находятся в салоне. Например, разнесите на разное время начало и окончание смен в разных подразделениях. А также проводите дезинфекцию салона транспортного средства, разместите дезинфицирующие средства в транспорте.

Колонка составлена из интервью Анны Адом. Беседовала Алена Бондарь, CEO Wellbeing Company