Портативний ноутбук з доступом до мережі Інтернет сміливо можна назвати основним інструментом праці XXI століття, що докорінно змінив світ. Технології зруйнували географічні бар’єри та знизили залежність від офісного графіка. Працювати вдень або вночі, у коворкінгу чи вдома хоча б частину робочого тижня — вже не привілей, а, скоріше, вимога до робочого місця нового покоління працівників. 

Я вже три роки керую командою і вивів власні правила ефективного управління на відстані.

Щоденний "check in"

Регулярні онлайн-наради справді працюють. Це може бути серія індивідуальних "колів", якщо співробітник самостійно веде проєкт, або конференція з усіма членами команди. Такі статуси дозволяють не тільки спланувати роботу й визначити пріоритети, а й почути фідбек та проаналізувати настрої співробітників. Основна порада: дзвінки мають бути щоденні, сплановані й короткі, аби не гальмувати робочий процес. 

Дедлайн — не ворог 

Мабуть, ніщо так добре не дисциплінує працівників і мою команду зокрема, як дедлайни. Часові обмеження змушують мобілізувати сили та виконати завдання вчасно. Головний секрет зовсім не в авторитеті керівника чи важливості задачі, а саме в роботі нашого мозку. Згідно з законом Паркінсона, робота займає рівно стільки часу, скільки на неї відведено. 

У 50 роках минулого століття, історик Сіріл Паркінсон працював на державній службі у Великобританії та бачив всі недоліки бюрократичної машини. Там дотримувалися принципу "працювати довше, а не краще". Існує чимало причин затягування процесу: хтось постійно намагається удосконалити роботу, хтось весь час відволікається. Тож, "розумні" дедлайни — справді дієвий метод, особливо в умовах віддаленої роботи. 

Приміром, Ілон Маск, зазвичай, ставить надзвичайно амбітні цілі й не менш жорсткі дедлайни перед своєю командою. У такий спосіб він мотивує спеціалістів працювати більш ефективно та домагатися результату, якого ніхто не очікував. Слідкувати за прогресом і дотриманням дедлайнів мені допомагають онлайн-інструменти з управління проєктами Project і Teams, що входять у пакет Office 365 від Microsoft.

Із переходом на цей софт, дистанційна робота моєї команди стала набагато ефективнішою. Cпівробітники стали відповідальнішими та почали приймати більше самостійних і зважених рішень. Програми допомагають створювати детальні плани проєктів та призначати холдерів задач. Так працівники самостійно організовують свій робочий день, бачать навантаження кожного члена команди та мають змогу відслідковувати прогрес у режимі реального часу. 

Нам не доводиться витрачати зайвий час на організацію зустрічі. Короткі відеоконференції допомагають швидко обговорити стан задач і проєктів й повернутися до виконання роботи, не відволікаючись на зайві розмови.

Більше свободи, але й більше довіри 

Дистанційна робота дає високі результати, коли співробітники відчувають більше свободи та мають змогу коригувати графік під себе. Хтось звик працювати з самого ранку, для іншого найбільш продуктивний час після обіду. Якщо за проєкт відповідає один спеціаліст, цілком доречно затвердити з ним індивідуальний графік. Для командної роботи варто встановити спільні години праці з урахуванням побажань співробітників. Не слід забувати про обідню перерву й особистий простір у вільний час, аби не створити атмосферу роботи 24/7. 

Я вже давно зрозумів, що зможу дати більше свободи працівнику, лише якщо довіряю йому. Достатньо встановити чіткі правила і не намагатись контролювати кожний крок співробітника. Згідно дослідження професора Сенді Стейплс (Sandy Staples), довірливі стосунки з менеджером допомагають спеціалістам бути більш самостійними і впевненими, відчувати задоволення від роботи та мінімізують стресові ситуації. Цікаво, що керівникам потрібно більше спілкуватися з дистанційними працівниками, аніж із їхніми колегами в офісі, щоб встановити однаково близький контакт. Мені допомагають періодичні короткі бесіди не лише стосовно роботи, з колегами ми обговорюємо новини, родину, спорт і плани на майбутнє.

Пошта, мессенджер або відеочат?

Менеджерам важливо слідкувати, щоб віддалені працівники були почутими й отримували новини компанії одночасно з усіма. Надсилайте актуальну інформацію на пошту та дублюйте в спільний чат, аби її 100% взяли до уваги. Я дуже відкритий з усією командою щодо стратегічних рішень на найвищому рівні, тому в нас немає сюрпризів, і кожен має шанс поставити питання й висловити думку.

Для щоденного спілкування в робочих групах, окрім спільних чатів, раджу періодично проводити відеоконференції. Відеочати дають змогу в реальному часі бачити емоції одне одного, відстежувати інтонацію голосу і настрій співрозмовника, що не завжди простежується в текстових повідомленнях. Наприклад, міленіали та покоління Z у робочих чатах можуть сприймати звичне всім "ОК" як пасивну агресію.

Я віддаю перевагу дзвінкам у Skype for Business або Microsoft Teams. Якщо вся компанія працює віддалено, раджу керівникам записувати відеозвернення, це створює ефект присутності та налагоджує зв’язок із командою. 

"Залізо" та хмарні технології 

Ефективна робота неможлива без технологічних пристроїв і програмного забезпечення. Згідно з дослідженням Lenovo, проведеним спільно з Forrester Consulting у липні 2019 року серед працівників компаній малого та середнього бізнесу, 38% робітників відволікаються від роботи, насамперед, через технічні причини: задовгу передачу файлів і тривале завантаження програм. 

Для віддаленого працівника така проблема особливо відчутна, оскільки поряд немає технічного спеціаліста. Саме тому наша команда віддає перевагу бізнес-пристроям, вони швидше реагують на запити та відповідають вимогам до безпеки даних. 

При віддаленій роботі та гнучкому графіку не обійтися і без хмарних технологій, аби всі мали доступ до спільних документів та могли одночасно з колегами працювати в одній програмі — незалежно від локації. Ми користуємося сервісами Onedrive, Teams та Sharepoint, вони дозволяють швидко інтегруватися в робочий процес звідусіль і бути повноцінною частиною команди. 

Індивідуальна мотивація

Усі ми різні, тому я не пораджу універсального підходу для мотивації всієї команди. Для деяких найважливіше матеріальне заохочення, для інших — кар’єрне зростання, власні здобутки або велика мета. Найкращий спосіб знайти індивідуальний підхід — поводитися з емпатією, вивчати особливості співробітників, цікавитися їхніми планами, вподобаннями, разом планувати розвиток у компанії. Не бійтеся прямо запитати підлеглих, що їх надихає та пригнічує в роботі. Це допоможе уникнути психологічного вигорання та непорозумінь.

Мистецтво бути лідером

Сьогодні замало бути просто менеджером, контролювати робочий процес і відповідати за кінцевий результат. Кожній команді потрібен мотиватор і досвідчений наставник, який зможе направити, підтримати й допомогти в критичних ситуаціях. Лідера характеризує не посада, його має визнавати колектив. Тому, насамперед, слід дбати про колег, давати можливості для розвитку і відстоювати їхні інтереси. Чи не кожен день я ставлю собі питання, чим я можу допомогти своїй команді. Це стимулює знаходити нові рішення й не забувати, що головні в компанії — це люди. 

Лідерство зовсім не про першість і переваги. Такий підхід роз’єднує колектив, демотивує людей, адже вони почуваються «другорядними». Завдання сильного керівника розвивати лідерство в інших, мотивувати їх брати на себе відповідальність. Я завжди пам’ятаю, що люди беруть приклад з більш досвідчених, кмітливих і сміливих особистостей, а не навпаки. Тож, слід постійно вдосконалювати професійні й комунікаційні навички та розвивати в собі особистість, на яку хочеться рівнятися. 

Онлайн-тімбілдінги

Технології дають безліч можливостей для спільних активностей онлайн: грати у відеоігри через мережу, проводити віртуальні кавабрейки для підтримання зв’язків, разом писати книгу або ж організувати благодійний проєкт. Онлайн-тімбілдінг допоможе зняти стрес і покращити командну роботу, навіть коли співробітники перебувають за тисячі кілометрів один від одного. 

Наприклад, у нашій компанії ми разом граємо в CS:GO і навіть беремо участь у корпоративних турнірах. Це наша суперсила і дієвий спосіб позбутися стресу та підвищити командний дух. 

Керувати на відстані не складно, якщо є мета, інноваційні онлайн-інструменти та насамперед команда, на яку можна покластися за будь-яких умов. 

Не зупиняйтеся на досягнутому та прокачуйте навички дистанційного менеджера за допомогою онлайн-уроків. Адже надихає той, хто постійно навчається. 

Статьи, публикуемые в разделе "Мнения", отражают точку зрения автора и могут не совпадать с позицией редакции LIGA.net
мотивация персоналакомандауправление персоналомкоронавирускарантин продлили