Карантин загнал всех на удаленку. Как правильно наладить процесс работы

Счастье наступило - коронавирус вынудил работодателей серьезно рассмотреть для своих сотрудников возможность удаленной работы. Но насколько это "счастье" действительно эффективно и как же правильно все организовать?

Историческая справка

На удаленную работу украинский персонал засматривается давно, завидуя американцам, для которых это почти нормально. Да, в США это нормально, потому что к удаленной работе/обучению американцы привыкают с детства. Скажу больше - они с детства привыкают и к работе, уже с пяти лет американский ребенок может продавать на улице (под присмотром мамы, конечно) печенье и лимонад собственного производства. С 11 лет он может зарабатывать деньги, присматривая за соседскими детьми, а с 14 работать официантом. Так что, в дополнительной внешней мотивации американский персонал особо не нуждается.

Удаленная работа была инициирована в Калифорнии еще в 1972 году и поддержана государством, как способ решения транспортных проблем. Поддержана настолько, что вы можете задекларировать часть своего жилья как офис и снизить тем самым налоговую нагрузку.

С развитием интернета интерес к удаленной работе возрос, а в период эпидемии коронавируса стал очень актуальным. Какие же проблемы должны быть решены и какие правила нужно ввести?

Рекомендации для человека, работающего удаленно

Находясь на удаленной работе, вам нужно помнить о соблазнах и домашних привычках.

Если вы не фрилансер, который полностью зависит только от себя и потому уже научился сам себя дисциплинировать и "построил" близких, то для вас "удаленка" = "релакс", и это фактически записано на уровне тела, как физиологическая потребность.

Читайте также - Шесть плюсов и шесть минусов в работе удаленной команды

Тело постоянно будет хотеть "немножечко отдохнуть", "немножечко перекусить", немножечко еще чего-нибудь. Ведь оно привыкло использовать пребывание дома как время для души,  а не для работы. Вы можете сравнить это с сахарной зависимостью, это почти наркотическое состояние. Но есть и хорошая новость: вы можете это пережить и оно само пройдет. Немного терпения и дисциплины - и через две недели пижамное состояние закончится. Но себя нужно поддержать.

Несколько советов:

1. Организуйте себе рабочее пространство и рабочий график, график можно вывесить перед собой, чтобы был ориентир перед глазами. А иногда и укор. Одевайтесь так, словно вы в офисе: никаких халатов, пижам и спортивных костюмов. Одежда должна быть такой, чтобы в ней было неудобно "прилечь на минуточку". Макияж тоже не помешает.

2. Жестко введите тайм-менеджмент: составляйте списки задач и ведите расписание. Каждый день. На каждую неделю. И на несколько недель вперед.

3. Максимально взаимодействуйте с другими людьми, лучше по телефону, не почтой - вам нужны обязательства, вам нужно живое общение и эмоциональная поддержка.

4. Договаривайтесь вперед на несколько дней о голосовых встречах или он-лайн встречах с видео трансляцией. Заодно и костюмчик выгуляете.

5. Используйте появившееся время (экономию на дороге) для своего обучения, не для развлечения, и лучше брать обучение платное, чтобы не соскакивать.

6. Введите квоты в часах: определите свои проекты и дайте им оценку по времени, а потом выставьте себе нормы.

7. Кстати, если вы вывесите рабочее расписание на всеобщее обозрение (для этого отлично подходит самый важный домашний девайс - холодильник), чтобы близкие вас не отвлекали, это будет замечательно. А заодно сразу же утвердите домашние правила, когда вас можно отвлекать и как это делать правильно. Поверьте, через какое-то время вы почувствуете, что семьи стало как-то слишком много - предупредите проблему до этого.

Рекомендации для руководителя, управляющего удаленно работающим персоналом

Помните, что как онлайн-обучение, так и удаленная работа требуют высокого уровня личной мотивации сотрудника, а так же высокого уровня дисциплины и самоорганизованности, то есть, тайм-менеджмент выходит на передний план. И если до этого вы не уделяли внимания тайм-менеджменту сотрудников, потому что всегда могли вмешаться лично, теперь вам придется больше сил вкладывать именно в координированную, слаженную работу команды.

Читайте также - Карантин: что делать работодателю

Предупреждение! Не ожидайте от сотрудников сознательности. Если бы сотрудник был достаточно дисциплинирован и организован для бесконтрольной работы, он уже давно был бы фрилансером. И я сейчас не пропагандирую тотальный контроль и недоверие, я просто предупреждаю возможные неприятности и расстройства от несбывшихся ожиданий. Сотрудники на удаленке - руководителю головной боли больше.

Несколько советов:

1. Введите ежедневные утренние координации, причем групповые, чтобы люди все время чувствовали себя частью команды - скрам-встречи. Используйте аудио и видео трансляции. Коротко: отчет и план на день. 15 минут максимум.

2. Установите квоты на неделю и разверните их в ежедневные статистики для каждого сотрудника.

3. Внедрите ежедневный план и отчет, утро и вечер. Добивайтесь, чтобы и план и отчет вы получали в назначенное время, словно сотрудник находится в офисе. Это дисциплинирует и создает систему.

4. Максимально визуализируйте личные результаты человека для всех остальных, сделайте систему единой графической визуальной отчетности.

5. Если у вас есть какие-то подозрения о снижении уровня вовлеченности или энергии, не пропускайте, доверьтесь своей интуиции и поговорите с сотрудником, применяя технику коучинга. Это делайте лично, без свидетелей.

6. Внедрите регулярные личные беседы с каждым, чтобы держать руку на пульсе и отслеживать состояние людей, узнавайте о личной жизни, ведь теперь сотрудник уже не отрывается надолго от своих близких и все, что его может рестимулировать, теперь его окружает круглосуточно.

7. Увеличьте частоту вдохновляющих мотивационных встреч, в он-лайн ваше влияние уменьшается пропорционально временному разрыву в вашем общении.

Немного о контроле

Подводя итог тому, что должно быть внедрено при удаленной работе офисного сотрудника, я могу подчеркнуть только одно слово: КОНТРОЛЬ.

Контроль за наличием задач и расписаний.

Контроль за выполнением задач и соблюдением расписаний.

Контроль за тем, чтобы скорость движения к целям не снижалась, а наращивалась.

Поскольку в нашей культуре слово "контроль" часто носит негативный оттенок и люди не хотят быть подконтрольными, должна сделать для вас небольшое, важное различение.

Определение слова "контроль" в толковом словаре означает надзор за тем, чтобы что-то происходило правильно. Получается, что сначала вы должны создать картину того, как что-то должно происходить, затем оповестить об этом других и добиваться, чтобы они следовали намеченной идее.

Контроль бывает двух типов: плохой и хороший.

Когда вы управляете автомобилем аккуратно, едете в нужном направлении и соблюдаете правила дорожного движения - это хороший контроль. А когда вы нарушаете правила и "рвете двигатель", заодно направляя машину в пропасть - это плохой контроль.

Сотрудники нуждаются в контроле. Так происходит везде. Если бы люди сами выполняли ту работу, на которую они нанимаются, руководители были бы не нужны, правда? Но руководители есть во всем мире, просто в разных соотношениях. Поэтому руководитель не должен бояться контролировать, но он должен уметь это делать грамотно и быть готовым к сопротивлению отягченных плохим предыдущим опытом людей.

Хороший контроль это:

- наличие понятно и грамотно письменно сформулированных задач;
- наличие скоординированных расписаний;
- соблюдение расписаний обеими сторонами и всеми участниками;
- выполнение данных обещаний;
- поддержка при возникновении трудностей и проблем.

Руководитель, внедривший хороший контроль, всегда выигрывает вместе со своими подчиненными. Не стоит опасаться удаленной работы, просто возьмите ситуацию под свой хороший контроль.