17.03.2020, 19:08

Карантин загнал всех на удаленку. Как правильно наладить процесс работы

Карантин загнал всех на удаленку. Как правильно наладить процесс работы

владелец компании БогушТайм

Удаленная работа требует дополнительных усилий как от работников, так и от работодателей. Для эффективного процесса нужен правильный контроль

Счастье наступило - коронавирус вынудил работодателей серьезно рассмотреть для своих сотрудников возможность удаленной работы. Но насколько это "счастье" действительно эффективно и как же правильно все организовать?

Историческая справка

На удаленную работу украинский персонал засматривается давно, завидуя американцам, для которых это почти нормально. Да, в США это нормально, потому что к удаленной работе/обучению американцы привыкают с детства. Скажу больше - они с детства привыкают и к работе, уже с пяти лет американский ребенок может продавать на улице (под присмотром мамы, конечно) печенье и лимонад собственного производства. С 11 лет он может зарабатывать деньги, присматривая за соседскими детьми, а с 14 работать официантом. Так что, в дополнительной внешней мотивации американский персонал особо не нуждается.

Удаленная работа была инициирована в Калифорнии еще в 1972 году и поддержана государством, как способ решения транспортных проблем. Поддержана настолько, что вы можете задекларировать часть своего жилья как офис и снизить тем самым налоговую нагрузку.

С развитием интернета интерес к удаленной работе возрос, а в период эпидемии коронавируса стал очень актуальным. Какие же проблемы должны быть решены и какие правила нужно ввести?

Рекомендации для человека, работающего удаленно

Находясь на удаленной работе, вам нужно помнить о соблазнах и домашних привычках.

Если вы не фрилансер, который полностью зависит только от себя и потому уже научился сам себя дисциплинировать и "построил" близких, то для вас "удаленка" = "релакс", и это фактически записано на уровне тела, как физиологическая потребность.

Читайте также - Шесть плюсов и шесть минусов в работе удаленной команды

Тело постоянно будет хотеть "немножечко отдохнуть", "немножечко перекусить", немножечко еще чего-нибудь. Ведь оно привыкло использовать пребывание дома как время для души,  а не для работы. Вы можете сравнить это с сахарной зависимостью, это почти наркотическое состояние. Но есть и хорошая новость: вы можете это пережить и оно само пройдет. Немного терпения и дисциплины - и через две недели пижамное состояние закончится. Но себя нужно поддержать.

Несколько советов:

1. Организуйте себе рабочее пространство и рабочий график, график можно вывесить перед собой, чтобы был ориентир перед глазами. А иногда и укор. Одевайтесь так, словно вы в офисе: никаких халатов, пижам и спортивных костюмов. Одежда должна быть такой, чтобы в ней было неудобно "прилечь на минуточку". Макияж тоже не помешает.

2. Жестко введите тайм-менеджмент: составляйте списки задач и ведите расписание. Каждый день. На каждую неделю. И на несколько недель вперед.

3. Максимально взаимодействуйте с другими людьми, лучше по телефону, не почтой - вам нужны обязательства, вам нужно живое общение и эмоциональная поддержка.

4. Договаривайтесь вперед на несколько дней о голосовых встречах или он-лайн встречах с видео трансляцией. Заодно и костюмчик выгуляете.

5. Используйте появившееся время (экономию на дороге) для своего обучения, не для развлечения, и лучше брать обучение платное, чтобы не соскакивать.

6. Введите квоты в часах: определите свои проекты и дайте им оценку по времени, а потом выставьте себе нормы.

7. Кстати, если вы вывесите рабочее расписание на всеобщее обозрение (для этого отлично подходит самый важный домашний девайс - холодильник), чтобы близкие вас не отвлекали, это будет замечательно. А заодно сразу же утвердите домашние правила, когда вас можно отвлекать и как это делать правильно. Поверьте, через какое-то время вы почувствуете, что семьи стало как-то слишком много - предупредите проблему до этого.

Рекомендации для руководителя, управляющего удаленно работающим персоналом

Помните, что как онлайн-обучение, так и удаленная работа требуют высокого уровня личной мотивации сотрудника, а так же высокого уровня дисциплины и самоорганизованности, то есть, тайм-менеджмент выходит на передний план. И если до этого вы не уделяли внимания тайм-менеджменту сотрудников, потому что всегда могли вмешаться лично, теперь вам придется больше сил вкладывать именно в координированную, слаженную работу команды.

Читайте также - Карантин: что делать работодателю

Предупреждение! Не ожидайте от сотрудников сознательности. Если бы сотрудник был достаточно дисциплинирован и организован для бесконтрольной работы, он уже давно был бы фрилансером. И я сейчас не пропагандирую тотальный контроль и недоверие, я просто предупреждаю возможные неприятности и расстройства от несбывшихся ожиданий. Сотрудники на удаленке - руководителю головной боли больше.

Несколько советов:

1. Введите ежедневные утренние координации, причем групповые, чтобы люди все время чувствовали себя частью команды - скрам-встречи. Используйте аудио и видео трансляции. Коротко: отчет и план на день. 15 минут максимум.

2. Установите квоты на неделю и разверните их в ежедневные статистики для каждого сотрудника.

3. Внедрите ежедневный план и отчет, утро и вечер. Добивайтесь, чтобы и план и отчет вы получали в назначенное время, словно сотрудник находится в офисе. Это дисциплинирует и создает систему.

4. Максимально визуализируйте личные результаты человека для всех остальных, сделайте систему единой графической визуальной отчетности.

5. Если у вас есть какие-то подозрения о снижении уровня вовлеченности или энергии, не пропускайте, доверьтесь своей интуиции и поговорите с сотрудником, применяя технику коучинга. Это делайте лично, без свидетелей.

6. Внедрите регулярные личные беседы с каждым, чтобы держать руку на пульсе и отслеживать состояние людей, узнавайте о личной жизни, ведь теперь сотрудник уже не отрывается надолго от своих близких и все, что его может рестимулировать, теперь его окружает круглосуточно.

7. Увеличьте частоту вдохновляющих мотивационных встреч, в он-лайн ваше влияние уменьшается пропорционально временному разрыву в вашем общении.

Немного о контроле

Подводя итог тому, что должно быть внедрено при удаленной работе офисного сотрудника, я могу подчеркнуть только одно слово: КОНТРОЛЬ.

Контроль за наличием задач и расписаний.

Контроль за выполнением задач и соблюдением расписаний.

Контроль за тем, чтобы скорость движения к целям не снижалась, а наращивалась.

Поскольку в нашей культуре слово "контроль" часто носит негативный оттенок и люди не хотят быть подконтрольными, должна сделать для вас небольшое, важное различение.

Определение слова "контроль" в толковом словаре означает надзор за тем, чтобы что-то происходило правильно. Получается, что сначала вы должны создать картину того, как что-то должно происходить, затем оповестить об этом других и добиваться, чтобы они следовали намеченной идее.

Контроль бывает двух типов: плохой и хороший.

Когда вы управляете автомобилем аккуратно, едете в нужном направлении и соблюдаете правила дорожного движения - это хороший контроль. А когда вы нарушаете правила и "рвете двигатель", заодно направляя машину в пропасть - это плохой контроль.

Сотрудники нуждаются в контроле. Так происходит везде. Если бы люди сами выполняли ту работу, на которую они нанимаются, руководители были бы не нужны, правда? Но руководители есть во всем мире, просто в разных соотношениях. Поэтому руководитель не должен бояться контролировать, но он должен уметь это делать грамотно и быть готовым к сопротивлению отягченных плохим предыдущим опытом людей.

Хороший контроль это:

- наличие понятно и грамотно письменно сформулированных задач;
- наличие скоординированных расписаний;
- соблюдение расписаний обеими сторонами и всеми участниками;
- выполнение данных обещаний;
- поддержка при возникновении трудностей и проблем.

Руководитель, внедривший хороший контроль, всегда выигрывает вместе со своими подчиненными. Не стоит опасаться удаленной работы, просто возьмите ситуацию под свой хороший контроль.

Статьи, публикуемые в разделе "Мнения", отражают точку зрения автора и могут не совпадать с позицией редакции LIGA.net
Если Вы заметили орфографическую ошибку, выделите её мышью и нажмите Ctrl+Enter.
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
Загрузка...