"Нам нужно поговорить": как разговаривать с сотрудниками на сложные темы. Пять правил

Керівники будь-якого рівня так чи інакше стикаються з так званими "складними" розмовами. І це зовсім не обов’язково бесіда, де потрібно попрощатися зі співробітником. Частіше за все, — це зворотний зв’язок, коли потрібно вказати на помилки або обговорити, наприклад, чому клієнт незадоволений. Словом, тем вистачає. Але як говорити, коли розумієш, що розмова навряд чи буде дуже веселою, та, що скоріше за все, співрозмовник засмутиться?

По-перше, не боятися. Це невід’ємна частина робочого процесу, тож уникаючи подібних розмов, ви тільки робити гірше. По-друге, у вас має бути чіткий план та алгоритм дій. Ось які пункти є в моєму. 

Спокійне та безпечне середовище

Такі розмови і так додають напруження, тож добре, якщо навколо буде менше факторів, які можуть роздратувати чи відполікти. Не сідайте навпроти, краще сісти поряд, щоб співробітник розумів — ви на його боці. Будьте чесними та уважними до деталей. Також не ставте наступні зустрічі впритул до цієї, бо вони будуть давити та підгоняти. Також дізнайтеся, чи немає у співробітника, з яким планується розмова, справ, що "палають" та потребують негайного вирішення. Або ж краще перенести зустріч на інший день, коли буде можливість поговорити у більш спокійній атмосфері.

Можливі сценарії розмови

Про них варто подумати заздалегідь, щоб це не стало сюрпризом на самій зустрічі. Наприклад, спланувати, що ви будете робити, якщо співробітник скаже, що звільняється чи почне погрожувати або ставити провокативні запитання? Коли ви непідготовлені до таких варіантів розвитку подій, то можете запанікувати та зреагувати не так, як потрібно. Якщо у вас подібна розмова буде вперше, то краще звернутися до більш досвідчених колег та розпитати про їхній досвід. І, звісно, орієнтуватися на самого співробітника. Яка саме це людина, що за характер у неї, як реагували на стресові ситуації до цього, тощо. Це допоможе краще прорахувати, на що саме слід чекати. 

Аргументи і факти

За понад 10 років на керівних посадах я провела чимало подібних розмов. Проте бували такі, де я кажу співробітнику про якусь помилку чи недопустиму поведінку, а йому байдуже. Трапляється, що люди не розуміють, чому щось не треба робити, вони впевнені, що це "ок", і варто пояснити детальніше і програти ситуацію. Тому для себе я завжди готую приклади та аргументи стосовно того, про що казатиму. 

Юридична база

Це стосується, в першу чергу, розмов, пов’язаних зі звільненням чи вимушеною відпусткою. Можна запросити на зустріч когось із юридичного відділу, проте я б радила робити так тільки у крайньому випадку. Бо так ви будете розмовляти не один-на-один, а двоє на одного. Тож співробітник, скоріше за все, відчуватиме додатковий тиск та почуватиметься некомфортно. Тому краще проконсультуватися з юристом заздалегідь, щоб знати до яких законодавчих аспектів ви можете апелювати чи використати у разі необхідності. 

Бесіда після бесіди

Насправді, наскільки б добре, як вам здається, не пройшла розмова, обов’язково дайте людині час все обміркувати і поговоріть знов. Це не повинна бути така ж довготривала зустріч, але дізнатися, як себе почуває співробітник та наскільки він зрозумів ваш посил — необхідно. Ми всі дуже різні і, відповідно, реагуємо на стресові (а така бесіда — це 100% стрес) ситуації — по-різному. До того ж, завжди краще звірятися, наскільки добре співрозмовник зрозумів, що ви хотіли сказати. 

Будь-який керівник, в першу чергу, людина, і у всіх нас є емоції. Проте досвід допоможе краще реагувати та контролювати себе, а також доносити свою думку й розуміти співрозмовника. Готуйтеся до таких розмов, щоб співробітники відчували, що ви "в одній команді" і вам не байдуже.