Отказаться от офиса или перейти в коворкинг: как вернуть людей из дома в офисы

В марте 2020 года наша компания, как и многие компании мира, столкнулась с пандемией и работой удаленно. Все произошло быстро, никто не был готов. Компании надеялись, что карантин продлится пару недель – и все будет, как раньше, команды смогут вернуться в офисы. Но нет. Вместо этого мы перешли в новую реальность, в которой многие предпочли работать удаленно.

И, как показала практика, эффективность не упала, а даже выросла. Благодаря этому, к примеру, нашей компании удалось вырасти в количестве людей за период пандемии почти на 25%. Но в результате, конечно, стал вопрос: "Что делать с офисами: открывать новые или полностью уйти на удаленку?"

С начала карантина до июня 2020 года наши офисы больше напоминали картинки из фильмов о постапокалипсисе: пустые спейсы, небрежно впопыхах оставленные вещи, техника и ощущение, что здесь когда-то были люди. Нам удалось дать вторую жизнь опустевшим офисам и оптимизировать расходы. В этом материале я хочу поделиться опытом трансформации. Надеюсь, он будет полезен в поисках альтернативного развития офисов вашей компании.

В поисках истины мы рассматривали вариант совсем отказаться от офисов. Но после опроса команд выяснили, что  большому кругу из них офис был необходим. 

И мы приняли решение переходить на формат так называемого гибкого офиса. 

В чем же отличие гибкого офиса от всем привычного офиса или от коворкинга

Ключевая разница в том, что у гибкого офиса нет фиксированной привязки к определенному рабочему месту. А значит, каждый его посетитель может занять любое понравившееся место и проработать на нем в течение всего дня. Это оптимальный вариант для частично удаленных, но постоянно растущих команд, которые хотят с умом использовать рабочее пространство. 

Формат чем-то напоминает коворкинг. Более того, часто граница между этими понятиями размывается. 

Чем отличаются коворкинг и гибкий офис

Коворкинг – это помещение, общая зона с рабочими местами, открытыми пространствами, развитой инфраструктурой для работы, зонами отдыха и приема пищи, переговорными комнатами. По сути, это опенспейс, помещение, куда можно приходить поработать.

А гибкий офис – это офис с сервисом и более комфортными условиями.  Он легко трансформируется под потребности посетителей, а также включает в себя дополнительный сервис, которым не может похвастаться коворкинг. 

В нем предоставляются различного рода услуги: интернет, охрана, клининг, HR- и офис-менеджеры, бухгалтеры, техника (принтеры, сканеры, экраны), мягкие рабочие места и так далее. Поэтому такой формат еще называют сервисным офисом. К тому же люди, работающие в гибком офисе, могут также влиять на обстановку и оборудование в помещении. 

Значит гибкий офис – это более широкое понятие, чем коворкинг, он дает своим резидентам огромный спектр услуг для комфортной работы, офис "под ключ".

Обычными офисами сейчас никого не удивить. К тому же компания планировала активный прирост в людях, а гибкий офис на 100 посадочных мест с форматом рассадки hot desking (свободная рассадка и отсутствие зафиксированных рабочих мест) может покрывать потребность в посещении для 300 человек. Поэтому мы решили остановиться на этом варианте и частично внедрить его у себя. 

Решение было принято, но как его имплементировать, никто не знал. Поэтому разберем каждый шаг поэтапно.

1. Трансформация рабочего пространства

Для начала определите список команд, которым необходимы фиксированные рабочие места. 

Например, финансисты, HR-специалисты, сисадмины, юристы и административный персонал. Спейсы этих команд переформатировать в общие было невозможно из-за необходимости держать большое количество документации или шкафы с корпоративными подарками. 

Гибкими или спейсами без фиксированных рабочих мест могли стать те, в которых ранее находились команды, работающие в основном удаленно или исключительно за ноутбуками. 

Этого критерия достаточно, чтобы подобрать несколько тестовых спейсов, с которых можно было бы начать.

Следующий вопрос – если рабочие столы остаются без фиксированных владельцев, нужно решить вопрос, где команды могут держать личные вещи. 

Эту проблему легко решают персональные ячеечные шкафы на замках. Каждый сможет держать в них вещи, которые нужны в офисе ежедневно, не боясь за их сохранность. А на утро, выбрав понравившееся рабочее место: будь то стол или кресло-мешок, достать из шкафчика все необходимое.

Для освобождения столов и перемещения личных вещей в нашем случае командам было достаточно месяца. Еще месяц ушел на учет каждого предмета техники, определение их необходимости и бронирование, например, резервных экранов. 

Конечно, были ребята, которые по разным причинам не смогли самостоятельно забрать свои вещи. Тогда с этим помогли офис-менеджеры: сложили и отправили вещи доставкой или спрятали на сохранение, если в этом была необходимость. 

Следующий этап – как избежать "пробок" и убедиться, что каждому желающему поработать из офиса найдется место. На этом этапе мы рассматривали приобретение приложения для бронирования рабочих мест, однако отказались от этого варианта. Такое приложение, пусть и удобное, однако очень дорогостоящее и сложное в интеграции во все офисные системы. Поэтому мы решили использовать вариант проще. Если человек хочет поработать из офиса, а закрепленного рабочего стола у него нет, он отправляет заявку на специальный электронный адрес, администрируют который офис-менеджеры.

С помощью простой механики можно забронировать место в излюбленном спейсе, попросить дополнительный экран в любую точку офиса, а если обращается новичок, даже получить экскурсию. В перспективе мы планируем автоматизировать схожий алгоритм с помощью Jira и Slack.

2. Трансформация досуга

Для дополнительного комфорта можно наполнить офис различными вариантами для отдыха. Например, Play Station и лаундж-зоны со снеками, спортзал с душевой, настольным футболом, теннисом, боксерским манекеном.

Но это оказалось всего лишь 20% успеха.

Главной задачей была работа с коллективом.

3. Трансформация отношения

Главной сложностью и важным этапом изменений должна быть работа с людьми, которые ранее ходили в офис, а с началом пандемии перешли на удаленную работу.

Когда у нас появилась идея трансформации, не каждый специалист горел желанием поделиться своим рабочим местом с другими. Они были привязаны к своим столам и еще боялись удаленной работы. 

Мы решили с этим работать. Как?

4. Конструктивный фидбек

Впервые мы заговорили об идее трансформации с командами летом 2020 года. Тогда идея была воспринята в штыки, зато это позволило нам собрать опасения команд, отработать потребности и предложить продуманный вариант обстановки офиса для комфорта каждого. 

В результате, когда мы пришли с конкретными предложениями в январе 2021 года, команды были положительно настроены, они не боялись сложностей адаптации, поэтому и изменения прошли легко.

Соответственно, главный совет – необходимо давать длительный период для адаптации.

5. Общение с менеджерами

У нас были индивидуальные анонсы:

- для тимлидов команд, располагающихся в спейсах, которые подходили для гибкого формата, с объяснением, как и когда необходимо забрать свои вещи и технику, где находятся шкафчики, к кому обращаться в случае трудностей;
- для всей компании о предстоящих изменениях.

6. Постепенные изменения

Как и говорили ранее, на безболезненное освобождение спейсов у нас ушло более двух месяцев. Можно, конечно, реализовать это быстрее, но важно, чтобы люди могли подстроить свой график и чувствовали себя максимально комфортно с переездом. Чем дольше срок, тем проще свыкнуться с изменениями. По нашему опыту двух месяцев оказалось достаточно для моральной подготовки.

Больше трудностей на пути к старту гибкого офиса у нас не возникло. 

Эти несложные шаги позволили успешно перейти на новый формат работы в пяти спейсах с перспективой дальнейших изменений во всех офисах компании. А в результате средняя регулярная посещаемость офисов выросла почти в три раза по сравнению с январем 2021 года и, несмотря на это, компания может позволить себе расти без необходимости расширения помещения.