Работа над ошибками: 8 шагов к эффективному удаленному офису

Twitter оголосив про повний перехід на віддалену роботу, Facebook та Google зробили відповідну заяву щодо планів на 2021 рік, Morgan Stanley, JPMorgan Chase, Nielsen переходять у переважно віддалений формат роботи і заявили про значне скорочення офісних приміщень. На сьогодні ми маємо ситуацію, коли більшість тих, хто мав можливість перейти до формату віддаленої роботи, цей крок зробили.

COVID-19, звичайно, не змінить офісне життя на 100%, але він значно вплинув на зміну парадигми "офіс - осередок бізнесу". Підприємці стали відкритішими до ідеї "remote office". Виявилося, що бар'єри містилися у площині психологічного страху втрати контролю.

Усвідомивши переваги "remote mode", такі як підвищення ефективності праці, лояльність, скорочення витрат на офіс, мотиваційні програми, хедхантинг і т.п., багато ІТ-компаній вже замислилися над тим, щоб повністю або частково перейти до нових форм офісної концепції. 

Читайте также - Суровая реальность 2020 - драматический поворот, в который вы должны вписаться

А деякі компанії, навпаки, зіткнувшись із складністю переходу, втратою звичних форматів комунікацій та традиційних способів контролю, зневірилися у цій ідеї.

Істина, як завжди, десь посередині. Не варто повністю відмовлятися від офісів, надихнувшись першими позитивними результатами. Наприклад, значне підвищення ефективності у співробітників при переході до формату remote, на жаль, часто недовготривале. На основі перших результатів оптимістично планувати те, як чудовим чином скоротяться витрати на офіс, а працівники почнуть працювати вдвічі ефективніше за менший кошт, я б не радила.

Також я би і не радила повністю відмовлятися від можливості отримати вищеперераховані переваги через те, що з першого разу не вдалося їх швидко отримати.

Вже більше 10 років я працюю у віддаленому, гібридному та вільному режимах. Маю досвід керування віддаленими та розподіленими командами у семи часових поясах.

Ось що я можу порадити тим, хто зараз вимушено чи заплановано зробив перехід, проте не досяг позитивних результатів і намагається підвищити ефективність remote office.

1. Не копіпастіть!

Перша помилка при переході - це простий copy-paste свого офісу в онлайн. Так, по суті, віддалений офіс нічим не відрізняється від звичайного офісу. Проте, якщо задачею є створення ефективного віддаленого офісу, то переносити в Zoom і Slack традицію чайка-менеджменту та тотального контролю не варто. Філософія тут інша.

2. Готуйтеся до змін

Усвідомлення помилок і готовність змінитися заради результату - це вже на 50% ефективний віддалений офіс. Змінюватись важко, але на кону занадто багато, щоб відмовлятися.

3. У фокусі вади управління

Найнеприємніше у переході те, що формат remote безжально викриває всі помилки управління, планування, мотивації, стратегії, структури та розподілу ролей. Те, що можна було згладити розмовою за обідом тепер неприкрито заважає. Немає значення, чи цей крок ретельно планувався, чи перехід був вимушеним, те неприємне, що ви побачили, треба негайно фіксити. Незалежно від формату роботи, воно знищує основи вашого бізнесу.

Читайте также - Бренд работодателя в кризис: с чего начать и как измерять эффективность

4. Плануйте ретельніше!

Плануйте все: коротко- і довгострокову діяльність бізнесу, графіки, зустрічі, обговорення, роботу творчу, яку не можна переривати, зміни. Плануйте, розповідайте про свої плани та обговорюйте їх.

5. Забезпечте доступ до інформації

Прозорість інформації, рівний доступ та своєчасний апдейт, можливість передачі досвіду - важливі засади ефективної роботи віддаленого офісу. Раджу розпочати з кроків першої необхідності: своєчасної передачі інформації про прийняті рішення та єдиної платформи, де цю інформацію всі зможуть знайти. Постійно оновлюйте свій новостворений центр знань.

6. Комунікація важлива

Щоб не заплутатися у порадах, як будувати комунікацію у віддаленому офісі, зосередьтеся на таких питаннях: 1) Як часто потрібно робити апдейт по задачах в команді? 2) Як часто потрібно робити апдейт планів? Власне, з апдейту задач і планів я б радила починати будувати графіки чатів під час колів в компанії.

7. Ловіть ритм

Так, є речі які важко виміряти, але які є дуже важливими у віддалених та гібридних моделях, а саме: атмосфера, культура та ритм. Саме вони дозволять вам побудувати true office, який порадує вас не тільки високою продуктивністю, але й задоволенням від робочого процесу. Доречі, ритм - це не просто фіксація пульсу компанії, це достатньо керований фактор, який дозволяє підвищувати ефективність компанії.

8. Не занадто захоплюйтеся тулзами

Вкрай важливо не заміняти попередні пункти вибором нової тулзи. Інструмент має відповідати вимогам бізнесу, а не навпаки.

Не можу не радіти з того, що традиційний підхід до офісної життєдіяльності нарешті, розширює свої межі, адже це значить, що скоро ми зможемо винайти більш досконалі форми.