Снимите пижаму и не сидите на диване. Как работать из дома и не срывать дедлайны

Из-за карантина и тотальной борьбы с распространением коронавируса, практически все компании в мире перешли на удаленную работу. Наше агентство не стало исключением - более 250 наших сотрудников уже три недели работают из дома.

Для того, чтобы они могли эффективно организовать работу, мы составили 10 основных рекомендаций, которые помогают не потерять в продуктивности.  

Читайте нас в Telegram: проверенные факты, только важное

1. Планируйте 

Чем раньше вы начнете планировать все: подъем, созвоны, обед, спорт, тем лучше для вас и вашей продуктивности. Не вскакивайте за 10 минут до начала рабочего дня или звонка с клиентом. Удобно планировать рабочий день в Google-календаре: от завтрака/перерывов/обеда до встреч с командой или созвоном с клиентом.  

2. Организуйте рабочее место и "ходите на работу" 

Даже если это место в метре от кровати. Не работайте из кровати или с дивана.  

Как бы это не звучало — одевайтесь, как на работу. Пусть это будет не свитер, а футболка, не туфли, а домашние тапочки, главное —  не пижама. И не важно, запланированы у вас на сегодня онлайн-встречи или нет, это поможет настроиться на рабочий лад и быть продуктивнее.  

3. Если вы живете не одни — согласуйте работу дома с семьей или друзьями.  

Объясните, что вы все так же работаете, хоть и в других условиях. Все должны понимать, что звать вас днем починить кран, развесить стирку, сходить за хлебом — это плохая идея.  

Читайте также - Страх и никакого позитива: как пережить пандемию COVID-19 и не сойти с ума

Сложнее, если вы — родитель и у вас маленькие дети. Ведь объяснить им, что мама/папа дома, но как бы на работе — задача со звездочкой. В этом случае, лучше отвлечься и уделить время ребенку, оценив его машинку из конструктора, чем потом потерять время на разрешение детской истерики.  

4. Не медлите, если в вашей работе появятся проблемы.  

Меняется формат коммуникации (временно нет доступа к личных/быстрым встречам/согласованиям), но вам все также нужно оперативно находить решения. Пишите сразу же менеджеру команды или коллегам из других отделов/команд, по необходимости назначайте короткие онлайн-встречи в удобном для вас сервисе.  

Какой сервис выбрать для проведения онлайн-встреч:

• Skype — предельное количество участников групповых видеозвонков до 50 человек. Skype нужно использовать в том случае, когда на митинге нужно будет показывать экран.

• Hangouts —  предельное количество участников групповых видеозвонков до 10 чел. В Hangouts тоже можно шерить экран при необходимости. Минус — сервис закроется в конце 2020 года.

Читайте также - Армагеддец отменяется: сохранять спокойствие в сложное время можно. Вот как

• Google meet — можно использовать, если у вас есть доступ к платному аккаунту.

• Zoom — один из самых популярных сервисов в США, в связи с карантином создатели сервиса сняли ограничение на длительность звонка в 40 минут.

5. Мобильный всегда должен быть рядом 

Нужно включить виброзвонок или звук. При этом важно отключить все уведомления из приложений и рабочих чатов (если у вас все это установлено на компьютере), чтобы от каждого загорания экрана телефона вы не отвлекались. Ведь каждый сталкивался с тем, что взял телефон, чтобы проверить почту, и вот вы уже пишете комментарий в Facebook или отправляете реакцию на сторис коллеги в Instagram.  

Читайте также - Работа из дома: как, вместо написания отчета, случайно не сварить борщ 

В идеале — просто отключите Wi-fi на телефоне. Так он и разряжаться не будет, и вы сможете быть на связи, при этом оставаться продуктивным в выполнении рабочих задач. 

6. Используйте правило 10 сообщений

Если письменное обсуждение вопроса с коллегой или клиентов затянулось (больше 10 сообщений) — созвонитесь онлайн или по мобильному, решите голосом, зафиксируйте все договоренности письменно, в задаче или отправив письмо на почту.  

Как подготовиться к созвону с коллегами или клиентами:

Отнеситесь очень внимательно к тому, что находится позади вас, а также к тому, что лежит на вашем столе. Уберите все лишнее со своего рабочего стола.

• Позаботьтесь о том, чтобы за вашей спиной не ходили люди. 

• Выключите звук на мобильном.

• Уберите с клавиатуры кота и постарайся сделать так, чтобы никто не мешал разговору. 

• Проверьте, включена ли камера. Визуальный контакт очень важен, особенно в период работы удаленно..

• Включите режим "Mute". 

• Проверьте скорость работы интернета, работоспособность камеры, микрофона и наушников. Для нормальной видеосвязи нужно от 128 Кбит/с (лучше —  300). Для четкой связи в высоком качестве нужно от 400 Кбит/с (разработчики рекомендуют 500). Если вы хотите общаться в HD-формате, вам потребуется от 1,2 Мбит/с (а еще лучше — полтора).

• Не опаздывайте! Всегда начинайте созвон вовремя. Если вы опаздываете, предупредите участников встречи, даже если на три-пять минут.

7. Проводите ежедневные онлайн-встречи с коллегами 

Такие встречи в IT-тусовке называют "дэйли" и проводят их для того, чтобы все участники команды поделились результатами своей работы за вчера, о сложностях с которыми столкнулись и задали вопросы по своим задачам, в выполнении которых возникли трудности.

Читайте также - Пережить карантин и не превратить работу из дома в мучение. Советы психолога

Одним словом — для синхрона команды. Рекомендуем ограничить длительность встреч 15 минутами. На ежедневном собрании должны быть все. Чтобы поставить этот процесс на поток, создайте в Google-календаре ежедневную повторяющуюся встречу на всех членов вашей команды.  

8. Прием пищи - в определенное время 

Определите сами для себя врем, во сколько вы должны начать работать, во сколько уйдете на обед, и когда закончите рабочий день. Это поможет:

• планировать рабочие встречи и звонки с клиентами; 

• коллеги будут понимать в какое время вы на работе, до которого часу можно писать вам и звонить для обсуждения задач;

• домашние будут точно знать, когда вы заняты и что во время работы отвлекать вас нельзя; 

• понимая свой распорядок дня, вам будет удобно планировать другие активности вне работы: поход в супермаркет, прогулку с собакой и детьми, участие в образовательный вебинарах и онлайн-курсах. 

9. В обед желательно разгрузиться и отвлечься от работы 

Для этого отлично подойдут любые домашние дела (развесить стирку или сделать заготовку на ужин), посмотреть серию любимого сериала, позвонить родителям или провести время за лепкой из пластилина с детьми.  

Читайте также - Что на самом деле забрал у нас карантин

Делайте, что хотите, главное — не работаете. Проверять рабочую почту и чаты — тоже работа. Поэтому на обеде поставьте телефон заряжаться и уйдите от него подальше (только если не говорите с родителями).

10. Физические нагрузки 

Настоятельно рекомендуем делать разминку и физические упражнения минимум два раза в день. Не нужно превращать квартиру в площадку для кроссфита, но несколько подходов приседать или отжиманий отлично помогают "обнулиться". Например, у нас в Netpeak одна из команд, после проведения дейли-митинга, стоит в планке три-четыре минуты под музыку. Так ребята делали и в офисе, а теперь удаленно, подключаясь через Zoom, продолжают этот ежедневный ритуал. 

Сохранение баланса работы и личной жизни в условиях удаленки превращается в отличный челлендж — чем лучше вы с ним справитесь, тем больше шансов не потерять в продуктивности.