Каждая минута на счету: пять правил тайм-менеджмента

Темп жизни постоянно растет, а идеальные картинки в Facebook и Instagram создают ощущение, что все вокруг успешнее, чем вы. Чтобы побороть это ощущение, достаточно перестать оглядываться на других. Вместо этого попробуйте стать лучшей версией себя, каждый день - немного продуктивнее и счастливее, чем вчера. Для начала пересмотрите свои отношения со временем, ориентируясь на пять проверенных принципов тайм-менеджмента.

Eat the frog

Совет "съесть лягушку" - классика тайм-менеджмента. Это отсылка к знаменитой фразе Марка Твена: "Если вам нужно съесть лягушку, лучше сделать это с утра. Если вам нужно съесть двух лягушек, лучше начать с той, которая больше". Подразумевается, что самое сложное и страшное дело нужно выполнять утром, в первую очередь, не откладывая.

Если таких дел несколько, начинайте с худшего на ваш взгляд. Сначала очень сложно заставить себя выполнять подобную работу, но постепенно вы, что называется, втянетесь и станете эффективнее. Кроме того, сами дела покажутся проще и уже не будут так пугать.

Дедлайн и тайминг

У любой задачи должен быть четкий дедлайн. Если дедлайна нет, вы будете постоянно откладывать дело, а оно тем временем будет обрастать новыми сложностями. Если дел много, сроки стоит проставить вплоть до часов и минут: К 14:00 закончить отчет, к 16:30 написать план на следующую неделю, к 17:00 составить задание для подрядчика и так далее.

Читайте также - Подбор кадров: свой HR-специалист или рекрутинговая компания?

Чтобы точно рассчитывать сроки, нужно понимать, сколько времени уходит на каждый тип задач. Есть только один способ это определить: отслеживать время.

Треккеров в сети много: RescueTime, Toggle, TopTracker, Timely, Hours - выбрать можно любой. Устанавливайте и следите за тем, как вы распоряжаетесь временем. Примерно через месяц, кроме прочего, станет понятно, на что тратится слишком много часов и какие задачи стоит оптимизировать.

Правило двух минут

В тайм-менеджменте есть популярное правило: "Если дело требует менее чем двух минут - сделай его сейчас". Отличный совет для домашних дел. Джинсы на спинке стула не делают помещение уютнее. Убрать их в шкаф можно и за минуту, а в комнате будет ощутимо комфортнее.

А вот для работы такой подход не советую. Двухминутные дела часто оказываются рутиной, в которой можно надолго зависнуть. Если отвлекаться на каждое входящее сообщение (две минуты же!), можно никогда не закончить работу над приоритетной задачей. Лучше выделить час-другой для общения с коллегами, а в остальное время сосредоточиться на своих делах.

Срочное или важное?

Стивен Кови говорил, что для оценки дел есть две шкалы: "срочное - несрочное" и "важное - неважное". С категорией "важные и срочные" все просто: если в комнате прорвало трубу, это действительно важно и срочно. "Несрочные и неважные" - это таймкиллеры: социальные сети, телевизор, бесполезные обсуждения чужой жизни.

Самая сложная категория - "срочное, но не важное". Срочность сбивает с толку и заставляет выполнять неважные дела. Например, сообщение в мессенджере (а тем более телефонный звонок) воспринимается как срочное дело, но зачастую не имеет никакой важности. Кстати, именно по этой причине звонки без уважительной причины многих раздражают: сообщение можно отложить до удобного момента, а на звонок приходится отвлекаться. Отключайте звук на телефоне, когда заняты важным делом. Кому надо будет - перезвонит.

Читайте также - Код успеха: как из Junior стать Senior разработчиком

"Важное, но не срочное" - не горит, но в перспективе сделает жизнь лучше. Таких задач должно быть больше всего. Заниматься спортом важно: вы станете энергичнее и сильнее. У вас повысится иммунитет, снизится риск возрастных заболеваний. Срочности в этом деле нет, поэтому на начальных этапах придется себя заставлять. Четко планируйте спорт, обучение и другие полезные активности. Не надейтесь, что они случатся как-нибудь "сами собой", в свободное время. Не случатся, вы снова просидите весь вечер в Facebook.

Время - деньги

Выражение "время - деньги" советую воспринимать буквально: посчитайте, сколько стоит час вашего времени. Эта цифра поможет оценить рациональность любой покупки. Например, есть зарплата в 10 000 грн и посудомоечная машина за такую же цену. Сходу и не скажешь, стоит ли ее покупать. Но посчитайте стоимость часа. При стандартном графике это около 56 грн. Посудомойка экономит, скажем, 1 час в день. За год вы сбережете 365 часов. 365 часов вашего времени стоят больше 20 000 грн. Теперь понятно, что покупка более чем разумна. Тем более что через год посудомоечная машина не исчезнет. За этот год вы сможете получить новые навыки и повысить уровень дохода. То же самое с уборкой, приготовлением еды и другими задачами.

Читайте также - Четыре сигнала о том, что вам пора бежать из компании

Время - самый ценный ресурс, который у нас есть, потому что он не восстанавливается. Хуже всего то, что многие понимают это слишком поздно. Если вы относились к своему времени без должного уважения, начинать новую жизнь нужно прямо сейчас. Все получится.

Дмитрий Волошин, сооснователь и СТО онлайн-маркетплейса Preply

Подписывайтесь на аккаунт LIGA.net в Twitter, Facebook и Google+: в одной ленте - все, что стоит знать о политике, экономике, бизнесе и финансах.