Виртуальный офис: как не видеть коллег больше двух раз в год

В прошлом году украинские предприятия, у которых часть сотрудников работают удаленно, сэкономили около 1,7 млрд грн. В Украине уже довольно много таких компаний - 21% от общего числа. По расчетам совместного исследования Gfk Украина и Битрикс24, если бы треть сотрудников всех украинских предприятий работали дистанционно, в целом они могли бы экономить более 8 млрд грн в год.

А что если все сотрудники будут работать дистанционно - в виртуальном офисе?

В исследовании говорится, что одним из недостатков удаленной работы предприниматели считают сложность контроля рабочего времени подчинённых. В этом уверены 51% бизнесменов, которые совсем не используют дистанционную занятость. Однако опытные предприниматели говорят, что избежать такого риска в физическом офисе тоже сложно. Если сотрудник захочет проводить время в соцсетях вместо работы, он это сделает.

LIGA.net пообщалась с представителями компаний, которые полностью работают в виртуальном офисе, и выяснила, как им это удается, и насколько это выгодно.

Реальная компания в виртуальном офисе

Бывший киевлянин Денис Довгаль уже три года развивает видео-продакшн студию doodlevideo.me, в которой работает 20 человек. У нее никогда не было офиса. А все сотрудники разбросаны по миру и трудятся удаленно. Они уже успели реализовать 200 проектов для компаний из 17 стран. Как Довгалю удалось организовать эффективную работу вместе с людьми, с которыми он видится всего пару раз в год?

Денис Довгаль

"Для создания и успешного развития бизнеса физический офис не требуется. Чтобы все работало, мы используем ряд инструментов, которые обеспечивают эффективное взаимодействие внутри компании", - говорит Денис Довгаль.

Он рассказал, что перепробовал много сервисов, но остановился на самых базовых:

- G Suite (почта, облачное хранилище, Google Документы, календарь, Hangouts для общения с командой);

- Teamwork (для постановки задач и учета времени, коммуникации);

- Pipedrive (CRM-система для работы с потенциальными клиентами и отслеживания сделок);

- Skype и Slack (корпоративный мессенджер).

Предприниматель добавляет, что лучше использовать минимум инструментов, чтобы не путаться. К тому же, стоит учитывать, что сервисы - платные. "Нужно найти золотую середину между нужным функционалом, стоимостью сервиса, и возможностью масштабировать его на количество своих сотрудников и клиентов", - делится Довгаль. По его словам, выбранные им сервисы обходятся во столько же, как и аренда физического офиса. Но он объяснил, что арендуя офис, предпринимателю все равно придется пользоваться этими инструментами, и платить за них. Получается, Довгаль исключил расходы на аренду помещения для своей компании.

Читайте также: Size matters: сколько квадратных метров нужно для старта бизнеса

Притом, что все сотрудники doodlevideo.me работают удаленно, Довгаль старается нанимать сотрудников на полную занятость. "У нас часть работников в штате - это аккаунт-менеджеры, продажники, иллюстраторы, сценаристы, маркетологи. Часть работает на фрилансе: бухгалтер, юристы под конкретные проекты, дизайнеры. Не важно, в какой стране они находятся. Это большой плюс - ты можешь найти хорошего сотрудника где угодно, не привязываясь только к Киеву, например. Но мы встречаемся раз в один-два квартала, чтобы обсудить наши будущие цели", - добавляет предприниматель.

Денис Довгаль также поделился парой секретов, которые позволяют ему организовать эффективную работу всех этих людей:

- Нужно четко определить область работы для каждого сотрудника. "Многие предприниматели вешают на одного работника кучу задач. Но если он заболеет, то все эти задачи не будут выполнены. В том же маркетинге есть несколько направлений: контент-маркетинг, контекстная реклама, SEO. И под каждое такое направление стоит нанимать отдельного человека", - делится Довгаль.

Читайте также: Автоматизируй это: как CRM-система поможет бизнесу

- Стоит вести внутреннюю базу знаний. "Сотрудники должны четко знать, как им делать свою работу. Для этого создаются чек-листы с описанием алгоритма действий. К примеру, у менеджера по работе с клиентами должен быть шаблон письма, сценарий общения с клиентом по телефону, готовое коммерческое предложение", - добавляет предприниматель. Чтобы научиться составлять чек-листы, Довгаль советует прочесть книгу Сэма Карпентера "Work the system: The Simple Mechanics of Making More and Working Less".

Виртуальная редакция

Украинский интернет-журнал AIN.UA был создан еще в 1999 году, и перезапущен в 2010-м. Все это время редакция работала без физического офиса. Как ей это удавалось?

Главред журнала Илья Кабачинский говорит, что работать удаленно с небольшим коллективом - не сложно. Команда всего ресурса - 14 человек.. Из них четверо - журналисты. Для работы и коммуникации сотрудники AIN.UA пользуются следующими инструментами:

- Корпоративный мессенджер Slack. "Через него проходит почти вся работа. Это очень удобно, потому что когда получаешь уведомление в Slack, ты точно знаешь, что это по работе. А в том же Telegram есть разные каналы. Это отвлекает", - говорит Кабачинский.

Читайте также: Выбирай из трех: как организовать совместную работу в онлайне

- Веб-приложение для управления проектами Trello. Главред AIN.UA рассказал, что у каждого сотрудника в этом приложении есть доска, куда вносятся темы для больших материалов. "Сотрудник указывает, что у него назначено интервью на 1-е сентября, к примеру. Далее он отмечает дату каждого этапа: взял интервью, расшифровал его, утверждает. А я слежу, кто над чем работает, какой прогресс", - объясняет Кабачинский.

- G Suite для корпоративной почты. "С помощью почты и Facebook Messenger я общаюсь с внештатными авторами. Вообще, стараюсь не плодить мессенджеры, а общаться со всеми в одном месте", - добавляет главред.

Илья Кабачинский. Фото: AIN.UA

Кабачинский говорит, что компания не сильно проигрывает в работе без офиса. "К тому же, сотрудникам удобнее работать дома. Над тобой не висит задача добраться в офис к 10 утра по киевским пробкам", - говорит он. А отслеживать эффективность работы своих подчиненных Кабачинскому удается и на расстоянии - с помощью установленных KPI (показатель достижения успеха. Например, количество просмотров публикации, - Ред.). "Если я вижу, что кто-то проседает, я могу с ним поговорить. KPI доступны для всех журналистов, они сами видят свои показатели. Коллектив ответственный, все работают на результат и видят, где нужно подтянуть, если это необходимо", - подытожил главред.

Реальные цены

Команда проекта У пошуках Made in Ukraine уже пятый год занимается поиском и продвижением украинских малых и средних предприятий, помогает им расти. Около 20 человек работает над проектом удаленно. Но причиной является не удобство, а высокие цены на недвижимость в Киеве. "Мы ищем офис уже порядка года, так как команда выросла и в перспективе удобнее работать в одном помещении. Однако цены на недвижимость в Киеве вынуждают нас продолжать работать из дому, и они не релевантны качеству помещений, которые сдаются", - сетует идеолог и основательница проекта Юлия Савостина.

Юлия Савостина

Она говорит, что при таком раскладе разумнее потратить 100-120 тыс. грн, необходимые для содержания офиса, на что-то более полезное для проекта: на сайт или экспедицию по регионам в поисках информации о местных предприятиях, например.

Хотя в офисе сотрудникам проекта было бы удобнее, они сумели наладить слаженную удаленную работу. Для этого они используют довольно популярные инструменты:

- Почту Gmail;

- Google Drive и Dropbox для для хранения и передачи информации.

- Google Календарь для планирования встреч и дедлайнов для разных участков работы с общим доступом;

- Мессенджер Viber для оперативного общения.

Читайте также: Команда из самых нужных: что можно отдать на аутсорсинг

"Этого вполне хватает, чтобы эффективно работала постоянная команда проекта, а также сотрудники, которые работают проектно. К тому же, эти сервисы очень удобны, открываются и хорошо работают с любой операционной системы или гаджета и не нужно обучать новоприбывших сотрудников новой программе", - объясняет Савостина.

Она добавляет, что главное в удаленной работе - сотрудники. Если им нравится их работа, они мотивированы, умеют самостоятельно принимать решения и реагировать на внешние условия, грамотно планировать свое время - все получится, считает Савостина. "Без этих качеств работать в формате "работаем из дому и встречаемся на совещание раз в неделю" может быть сложно", - говорит она.

Подытожим: виртуальный офис не всегда означает бесплатный офис. За сервисы, позволяющие хорошо отстроить виртуальную работу, тоже придется заплатить. Успех виртуального офиса во многом зависит от его грамотной организации, распределения обязанностей и контроля выполнения задач сотрудниками. Коллективу часто удобнее работать дома и не ездить каждое утро на работу. Но если люди не будут иметь достаточной мотивации, удаленная работа обречена на провал.

Подписывайтесь на аккаунт LIGA.net в Twitter, Facebook и Google+: в одной ленте - все, что стоит знать о политике, экономике, бизнесе и финансах.