Допомагати тим, хто допомагає іншим: Впровадження CRM для благодійного фонду "Клуб Добродіїв"

Повномасштабна війна активізувала роботу благодійних фондів та організацій, а разом з тим з'явились і нові виклики. Величезний запит на допомогу та надшвидкі темпи роботи спонукали такі організації до пошуку інструментів, які б дозволили оптимізувати процеси та прискорити забезпечення допомогою.

Потребу в автоматизації цілої ланки процесів відчув і "Клуб Добродіїв" – всеукраїнська благодійна організація, яка з 2016 року стала опорою для дітей, що потребують допомоги у складних життєвих обставинах. Так вже у перші місяці повномасштабного вторгнення до фонду надійшло понад 10 000 перших запитів на допомогу, опрацювання яких потребувало системного рішення – тож фонд звернувся до компанії SMART business із запитом на впровадження спеціалізованої CRM-системи.

Передумови впровадження CRM

Якщо з початку війни "Клуб Добродіїв" направляв допомогу шелтерам, куди масово пересувались сім’ї з неповнолітніми дітьми, рятуючись від бойових дій, то вже з травня 2022 року фонд відчув великий попит на допомогу від окремих родин. Такі запити почали масово надходити у соціальні мережі фонду – їх було багато і всі вони потребували систематизації.

"На той час у нас було чітке усвідомлення, що ми дуже потрібні дітям у маленьких містечках і селищах. І що нам потрібно діяти, при тому негайно."
Марія Тодорчук
засновниця і керівниця "Клубу Добродіїв"

Тож щоб систематизувати запити на допомогу, які вже почали "губитись" в соціальних мережах фонду, було створено форму на основі Google Forms. І вже під час першого запуску реєстрації "Клуб Добродіїв" отримав понад 10 000 заявок на допомогу.

Такий крок дозволив вирішити перше й основне завдання фонду – зібрати всі запити про допомогу в одному місці. Та вже із запуском наступних анкет проявилась і слабкі місця такого рішення:

Автоматизація процесів завдяки рішенню від SMART business

У пошуку ефективного інструмента для автоматизації процесів, фонд звернувся до компанії SMART business, яка запропонувала CRM-систему, розроблену на одній з кращих Low-code/No-code платформ Microsoft Power Platform. Рішення було розроблене й адаптоване під унікальні потреби "Клубу Добродіїв", що одразу дозволило впорядкувати купу важливих процесів, серед яких:

• інтеграція CRM-системи з сайтом фонду, яка дозволила вибудувати зручний процес реєстрації для охочих отримати допомогу;
• централізоване ведення персональних карток тих, хто реєструється на допомогу, дозволило "відсіювати" надходження повторних запитів до фонду;
• надходження необхідних документів для отримання допомоги до персональних карток благоотримувачів спростило роботу волонтерів, які займаються верифікацією заявок;
• процес звітування перед донорами фонду став швидшим завдяки централізованій та впорядкованій системі даних;
• впровадження CRM-системи допомогло вибудувати системну комунікацію з благоотримувачем щодо кожного етапу оброблення заявки;
• інтеграція CRM-системи в кабінет поштового оператора дозволила актуалізувати статус відправленої посилки за кожним окремим благоотримувачем.

Одним із наступних напрямків роботи зі SMART business "Клуб Добродіїв" визначає розбудову служби підтримки, яку функціонально підсилять інcтрументи на базі технологій Microsoft. Це надасть змогу забезпечувати найкращий сервіс протягом усього шляху благоотримувача фонду: від моменту подання заявки й до отримання зворотного зв'язку від благоотримувача.

Так, рухаючись в напрямку автоматизації роботи відділу термінової допомоги, за півтора року повномасштабної війни "Клуб Добродіїв" зміг підтримати вже понад 90 000 дітей, передавши близько 200 тонн продуктів для сімей з неповнолітніми дітьми, що опинилися у складному становищі.

Не забуває фонд й про соціоемоційну підтримку дітей. Спеціальні заняття з творчості та арттерапії, проведені фондом, допомагають малечі повернути прості радощі дитинства, не зважаючи на складні обставини.

На початкових етапах до роботи верифікаційного центру було залучено понад 20 волонтерів, які перевіряли наявність та відповідність документів, телефонували до кожної родини та уточнювали інформацію. Наразі, процеси більш ефективні – значно прискорилась верифікація та обробка анкет, а процес подачі заявки став зручним для людей.

"Коли запустили інтеграцію анкети із формою сайту – дійсно відчули істотне покращення. Адже попередні запуски могли зайняти в нас до 3-х днів з усіма звірками, вивантаженнями і підготовкою списків для розсилок SMS-повідомлень. Цього разу ми впорались за одну добу і з мінімальною витратою людського ресурсу!"
Тетяна Ейсмонт
Керівниця верифікаційного центру "Клубу Добродіїв"

Допомога такого масштабу потребує злагодженості та чіткості на всіх етапах процесу. А отже, безперервне поліпшення наявних систем роботи – обов'язкова умова для розвитку такого рівня благодійної організації.

Про Клуб Добродіїв
Клуб Добродіїв – всеукраїнська благодійна організація, яка допомагає дітям з 2016 року. Під час війни "Клуб Добродіїв" працює за двома напрямками: термінова допомога родинам із дітьми та соціоемоційна підтримка дітей та підлітків через творчість та освітні активності.

Про SMART business
SMART business — міжнародна компанія з головним офісом у Києві, що розробляє рішення для автоматизації сучасних бізнес-процесів та надає послуги з впровадження всієї лінійки продуктів Microsoft. Протягом 14 років допомагає клієнтам у побудові IT-екосистеми та реалізації їхніх цілей шляхом впровадження ERP-, CRM-, HRM-cистем та сервісів на базі ШІ та предиктивної аналітики.

Шукаєте CRM, яка підходить для вирішення ваших бізнес-задач? Залиште ваш запит та отримайте персональну консультацію.