Як оптимізувати перевезення за місяць: досвід "Баядера Логістик" в управлінні логістичними послугами

З мережею з 26 логістичних центрів, розташованих у всіх регіонах країни, компанія забезпечує безперебійну дистрибуцію товарів своїм клієнтам.

Модель бізнесу не передбачає власного транспорту, а в умовах постійних блокувань кордонів, обмежень в авіа та морських сполученнях, компанії надважливо мати якісних перевізників для вчасних поставок. В інтерв'ю Дмитро Вангородський, директор з логістики поділиться своїм досвідом оптимізації логістичних процесів та використання платформи Е-Тендер.

"…Головне завдання – забезпечення безперебійних поставок за ринковими цінами в 35 000 торгових точок України…"

Дистрибуційна мережа "Баядера Логістик" здійснює прямі поставки в 35 000 торгових точок країни, це забезпечує представленість брендів холдингу в абсолютній більшості торгових точок.

Транспортне переміщення в рамках України – це десь 500-800 машин на місяць, що переміщуються між складами. Якщо мова йде про імпорт та експорт, то це понад 150 авто на місяць. В моєму підпорядкуванні керівники всіх напрямків, головним завданням яких являється забезпечення безперебійних поставок за ринковими цінами.

"…Транспортна сфера є висококонкурентною, і всі перевізники активно борються за клієнтів. В результаті вартість перевезень досить часто стала формуватися на суб'єктивній оцінці менеджера …"

Система логістики компанії побудована таким чином, що тарифікація допустимих цін на перевезення формувалась централізовано. Але кожна філія має свого логіста, який працює віддалено і самостійно винаймає транспорт.

Поступово зростала тенденція до завищення тарифів і незацікавленості в тому, щоб регіонально домовлятися із перевізниками на меншу ставку. Транспортна сфера є висококонкурентною, і всі перевізники активно борються за клієнтів. Якщо навіть мені надходили пропозиції, щоб "домовитися", то я розумію, що на місцях такі ситуації могли відбуватися частіше.

В результаті, вартість перевезень стала часто формуватися на суб'єктивній оцінці менеджера. Оскільки ми працюємо з витратами компанії, виникла потреба в незалежній оцінці ринку та стимулювання зацікавленості наших співробітників до оптимізації витрат на перевезення.

"…Потрібно було рішення, яке б дозволило у прозорий спосіб шукати перевізників. Ми вирішували, чи розробляти власну систему, чи обрати готове рішення"

Нам потрібно було рішення, яке б дозволило у прозорий спосіб шукати перевізників. Наші запити мають ряд специфічних вимог, тобто нам треба було місце, де ми б змогли оприлюднювати всі умови, потім збирати комерційні заявки, серед яких обирати кращі. Ми вирішували, чи розробляти власну систему, чи обрати готове рішення.

Спочатку нам надійшла пропозиція розробити систему під наші запити, за яку треба було б звісно заплатити, а потім ще платити за підтримку і майбутні доопрацювання. Самі розумієте це суттєві інвестиції.

Фахівці ж компанії E-Tender запропонували уже готове рішення, і ми запустили закупівлю вже через два тижні після першого знайомства. За цей час був сформований план розвитку проєкту, налаштований бізнес-процес закупівлі послуг з перевезень, проведені навчання для команд та відсегментовані наші діючі перевізники.

За підсумками першого місяця ми отримали в середньому економію 12% від загальних витрат на логістику в одному з напрямків. Тепер ми маємо інструмент, що дозволяє управляти базою існуючих перевізників з привʼязкою до маршрутів та проводити швидкі торги для розуміння ринкової вартості.

"... Перевізників ми обираємо по ряду критеріїв. Проводимо публічні моніторинги ринку, в яких всі охочі можуть взяти участь..."

Ми здебільшого зараз оголошуємо на платформі закриті процедури між верифікованим пулом перевізників на імпорт та експорт, адже там в динаміці тарифи частіше змінюються.

Перевізників ми обираємо по ряду критеріїв, які підтверджують спроможність виконати наші замовлення та об'єднуємо їх в пул. А коли нам треба його розширити, ми проводимо публічні моніторинги ринку, в яких всі охочі можуть взяти участь. До речі, через платформу вже неодноразово приходили нові перевізники, з якими ми раніше не працювали.

"…Мотивація логістів буде сильнішою, якщо віддавати їм частину економії, яку буде досягнено за підсумками тендеру…"

Генеральний директор підтримує інноваційні підходи і доводить цю стратегію всім директорам департаментів. Тому впровадження рішень щодо автоматизації процесів там, де це доцільно, завжди вітаються.

Однак, серед працівників ми зустріли невеликий опір та вагання: логісти вже давно знайомі з ринком і процесами відбору перевізників, їхні поточні методи працюють "добре".

Через деякий час знайшовся новий шлях: мотивація логістів буде сильнішою, якщо віддавати їм частину економії, яку буде досягнено за підсумками тендеру, як бонус.

Крім того, команда E-Tender сприяла формуванню внутрішніх KPI. Тобто використання платформи дозволило нам оцінити роботу працівників, хто закриває 5 машин, а хто – 100 на місяць. Це внесло свої корективи в модель роботи зі штатом логістів.

Досвід оптимізації логістичних процесів в "Баядера Логістик" став важливим кроком у напрямку ефективного управління витратами компанії та пошуком якісних перевізників. Важливо розуміти, що у світі, де диджиталізація стала невід'ємною складовою бізнесу, старі підходи можуть виявитися недостатньо ефективними. Тому для досягнення успіху важливо активно впроваджувати технологічні рішення, спрямовані на покращення бізнес-результатів компанії.