Як Superhumans автоматизували процеси підтримки ветеранів за допомогою NetHunt CRM

Проєкт "Ветерани в агро" – це ініціатива Superhumans (за підтримки Mercy Corps), яка допомагає українським ветеранам знайти роботу в агросекторі або розпочати власний фермерський бізнес. Через кар’єрні консультації, професійну орієнтацію та навчальні курси команда проєкту сприяє адаптації ветеранів до цивільного життя. 

Для ефективної роботи з першого дня проєкту команда впровадила CRM-систему NetHunt CRM, щоб забезпечити прозорість процесів, контроль всіх звернень ветеранів та швидке формування звітності для донорів. Розглянемо, з якими викликами зіткнувся проєкт і як саме NetHunt CRM допомогла їх вирішити. Цей кейс буде особливо корисний тим, хто долучений до команди схожої ініціативи або організації. 

Виклики та потреби проєкту

"Ветерани в агро" стартував як грантовий проєкт за підтримки міжнародних донорів. Тож з самого початку у команди була потреба у систематизації роботи та прозорому звітуванні. Обробка запитів з різних каналів і ручне зведення десятків таблиць і документів лише збільшували ризик помилок та виснажували команду.

Щоб об’єднати всі ці процеси в одній платформі, було вирішено впровадити CRM-систему. Завдяки цьому команда могла повністю сфокусуватися на роботі з ветеранами, а не на рутині. 

Рішення: CRM для автоматизації роботи зі зверненнями та партнерами

Впровадження NetHunt CRM дозволило команді "Ветерани в агро" збудувати єдину екосистему для роботи з бенефіціарами та партнерами. CRM-система стала центром управління всіма запитами, взаємодіями та даними про проєкт. 

Збір звернень з сайту та розподіл по воронці

Одним із перших завдань стало налаштування автоматичного прийому звернень від ветеранів, які потребують консультацій. На вебсайті Superhumans було розміщено анкету, інтегровану з NetHunt CRM. Відтак, коли ветеран заповнює форму онлайн:

• Миттєво створюється картка ветерана в CRM з усіма даними (ім’я, контакти, тип запиту тощо).

• Координатор проєкту отримує сповіщення про нове звернення на email та завдання на опрацювання. 

• Звернення додається до спеціальної воронки в CRM, що відображає етапи опрацювання кожного запиту. 

Після цього координатор вручну призначає консультанта, залежно від їх географічного розміщення та навантаження. Жодне звернення не лишається без уваги, а робота команди стає чітко скоординованою.

Економія часу завдяки автоматизації

Іноді складно розрахувати наскільки багато часу ми витрачаємо на маленькі рутинні дії: заповнити таблицю, знайти потрібну переписку, додати інфо в документ тощо. Проте саме такі процеси крадуть наш час та розпорошують увагу, впливаючи на ефективність. Разом з NetHunt CRM "Ветерани в агро" змогли автоматизувати:

• заповнення полів у записах про надані послуги. Система автоматично копіює дані ветерана з основної картки під час додавання нової консультації чи менторської сесії.

• розрахунок віку. Консультант вказує лише рік народження, а система обчислює вік за формулою.

• форму зворотного зв’язку після консультацій. Інтеграція форми з NetHunt CRM дозволяє автоматично збирати всі відповіді у окремій папці "Відгуки".

Формування звітності для донорів у кілька кліків

Одним із ключових обов’язків команди є надання прозорої й деталізованої звітності для організації-донора. У CRM налаштовані шаблони звітів відповідно до вимог грантодавців, тож потрібну статистику можна вивантажити в кілька кліків.

"Іноді донори просять: покажіть, скільки у вас ветеранів із Житомирщини, чи, наприклад,  скільки з тих, кому ви допомогли розробити резюме  — жінки? Ми можемо швидко цю інформацію скачувати у формі таблиць — бо всі ці поля вже є в CRM."

— Вікторія Калинюк, керівниця проєкту "Ветерани в агро"

Результати за перші 12 місяців:

• понад 1300 консультацій;

• більше 500 ветеранів отримали підтримку;

• уся історія взаємодії, статуси, послуги та задачі збережені в одному місці; 

• жодне звернення не втрачено.

Підтримка українських ГО від NetHunt CRM

Розуміючи, що сильне громадянське суспільство – основа майбутнього країни, компанія NetHunt прагне посилити ГО сучасними інструментами. У межах програми підтримки українські громадські ініціативи можуть отримати:

• 6 місяців безкоштовного користування NetHunt CRM.

• Знижку 50% на подальше користування.

• Безкоштовну допомогу з впровадженням та адаптацією системи під потреби організації.

Таким чином, NetHunt CRM стає надійною опорою в роботі з партнерами, донорами, волонтерами і бенефіціарами для багатьох неприбуткових проєктів, медіа або ж ветеранських ініціатив. Подати заявку на участь у програмі підтримки можна через посилання.