Ивент своими силами: как провести мероприятие без накладок

Успех мероприятия на 90% зависит от подготовки. Какие основные этапы организации ивента? Как не просто провести мероприятие, а достичь с его помощью цели компании?

Определяем цель

Начинать подготовку мероприятия, как и все в жизни, нужно с постановки цели. Когда понятна цель, все остальное складывается волшебным образом, ведь если знаешь куда идти, то как - вопрос вторичный.

У большинства мероприятий нет цели. Часто ивент проводится ради самого ивента: собираются люди, им что-то рассказывают и показывают, поят кофе, обязательный момент - удивить и впечатлить слушателей. В таких случаях, предлагаю не начинать до тех пор, пока не ответите на вопрос: чего вы хотите достичь мероприятием?

Например, проинформировать сотрудников, партнеров, повысить репутацию, донести новые смыслы, месседжи, рассказать о планах, заявить о новом курсе компании эффективнее всего с помощью формата конференции. Они бывают внутренние - для сотрудников, и внешние - для партнеров, клиентов, потенциальных сотрудников, журналистов, блогеров и т.д.

Нужно также заложить в KPI то, как вы будете измерять эффективность мероприятия. Это может быть количество людей, публикаций, упоминаний, шерингов, обратная связь, продажи. Если, например, это конференция, направленная на привлечение новых сотрудников, эффективность измеряем по резюме, которые прислали после ивента.

Изучаем аудиторию

Когда вы знаете цель, нужно проанализировать целевую аудиторию. Важно знать, кого именно вы хотите видеть, возраст аудитории, какие позиции занимают эти люди, сколько они зарабатывают, в какие страны ездят и ездят ли вообще. Чем глубже анализ, тем эффективнее будут решения по логистике, наполнению, креативу.

Также хорошо владеть информацией по предыдущим подобным мероприятиям: статистику продаж билетов, посещаемость отдельных зон, как рекламировался ивент, что сработало, что нет, что понравилось и не понравилось гостям. 

Чтобы понять поведенческую модель нужных людей, эффективно будет изучить условное ядро этой аудитории. Если мероприятие большое, стоит провести личные встречи. Например, одна известная технологическая компания раз в году проводит большой Форум о технологиях для бизнеса.

Чтобы понять ДНК своей целевой аудитории, они сделали портрет среднестатистического посетителя их мероприятия: технический директор компании, работает в ней 10 лет, зарплата такая, интересы такие и так далее. И они выбрали реального человека, одного из 5000 участников, который соответствовал этому описанию. Скажем, его звали Джон Смит. Изучить интересы и "боли" одного человека не сложно, но на основе этого они построили весь ивент: от маркетинговых ходов до наполнения. Этот портрет они каждый год корректируют и дают людям именно то, что они ожидают.

Готовим наполнение

Следующий компонент - контент. Нужно составить программу мероприятия, зная, что и как нужно доносить аудитории.

Нужно решить, какие темы поднимать, под каким соусом их подавать, каких спикеров привлечь, кого позвать на панельную дискуссию. Если организатор не в курсе темы, хорошо бы нанять программного менеджера, который будет отвечать за приглашение спикеров, логистику, наполнение. Когда мы работали над Украинским домом в Давосе, у нас было несколько человек, которые отвечали за работу со спикерами: они согласовывали темы, координировали экспертов, контролировали выступления, составляли интересные комбинации на панельных дискуссиях. 

Выбираем даты и локацию

Зная цели и аудиторию, мы можем выбрать дату и место. Нужно учитывать контекст: что происходит в эти даты в городе, что будет проходить параллельно. Например, ежегодные события, важные для целевой аудитории. Если вы знаете, что в конкретный день каждый год проходит большой форум Х, лучше выбрать дату как минимум не на той же неделе.

Если приглашаете топ-менеджмент, нужна площадка бизнес-класса. Если упор будет на обучение, выбираем помещение с необходимыми возможностями. Все зависит от цели мероприятия.

На конференциях, как правило, озвучивается много новой информации, поэтому лучше выбирать утро, когда способность ее воспринимать выше. Мероприятие может длиться целый день или полдня, можно миксовать форматы, делать параллельные сессии и потоки.

Готовим спикеров

В Украине очень слабая работа со спикерами. Когда меня приглашают выступать на мероприятия в качестве спикера, почти никто не проверяет мои тезисы, презентацию, видео. Но это важная задача организаторов - проверить контент презентации, ключевые месседжи должны совпадать с общим вектором ивента.

Важно узнать максимум информации о эксперте, посмотреть видео с ним, чтобы понять, как он держится перед аудиторией, обсудить с ним тему и тезисы, изучить презентацию, пообщаться лично. Зная всю информацию о выступлениях, можно редактировать программу: поменять спикеров местами, сместить акценты.

Команда

Для того, чтобы качественно провести большое мероприятие, нужно собрать команду. В идеальном варианте в нее должны войти:

- программный менеджер - отвечает за контент и работу со спикерами;
- менеджер по локации - отвечает за аренду, все необходимые документы, входную зону, техническое обеспечение, а также кейтеринг;
- модератор или ведущий - координирует то, что происходит на сцене;

Если мероприятие большое и сложное, стоит нанять также:

- технического директора - он будет контролировать техническую составляющую: свет, звук, микрофоны, онлайн трансляции, вывод контента на экран, координировать технических подрядчиков;
- менеджера по кейтерингу;
- менеджера по персоналу - отвечает за зону регистрации, хостесс, охрану;
- менеджера по маркетингу - координирует запуск рекламы, наполнение социальных сетей до, во время и после мероприятия.

Составляем план действий

После подготовки по всем вышеперечисленным пунктам, нужно просчитать бюджет, утвердить проект и начать организацию. Пропишите план действий: что будете делать помесячно, понедельно, ежедневно, чтобы в нужную дату состоялось мероприятие.

Произведите вау-эффект

Если вы хотите, чтобы мероприятие запомнилось, а гости активно делились впечатлениями в социальных сетях, - дайте им больше, чем они ожидают.

Это может быть нестандартный пригласительный, именной блокнот с ручкой на входе, неожиданная фишка в подаче кейтеринга. Во время самого мероприятия можно использовать несложные технологии, которые упростят коммуникацию. Например, многие люди стесняются озвучивать свои вопросы. Дайте им возможность задавать их,  например, через один из мессенджеров или специальные приложения.