Ошибки удаленки: как не проспать дедлайн и не подставить команду

В большинстве компаний, где я работала, практиковался формат work from home по пятницам. Такая возможность несколько раз в месяц давала некую перезагрузку. Мне, как традиционному офисному сотруднику, нравилась работа из офиса со своим графиком, ритуалами и реальным общением с коллегами и партнерами.

Вынужденный карантин этой весной стал для меня новой реальностью. И если ситуация повторится, я уже знаю, как мне и команде избежать ошибок в удаленном формате работы, какие правила и инструменты помогут быть более эффективным. 

Ошибка №1: больше не значит лучше 

Этим страдают ответственные и старательные сотрудники, которые воспринимают "работу дома", как призыв еще более интенсивно исполнять задачи, чтобы не дай Бог не расслабиться. Дом есть дом. А о том, что человек физически не может быть сосредоточенным четко восемь часов без перерывов, мы не думаем. 

Первое, что я делала утром, − открывала свой ноутбук и приступала к повседневной работе. Вместо живых встреч, могла в день проводить до пяти ZOOM-встреч, а потом продолжалась "настоящая работа".

Мой день не заканчивался ни в 19, ни в 20 часов, как раньше в офисе. Вечером я продолжала отвечать на письма, дорабатывать презентации, комментировать макеты, проводить конфколы с коллегами из других стран из-за 10-часовой разницы во времени.

Всегда было что-то срочное и важное, особенно в первое время, когда никто не понимал влияние ситуации на бизнес. В первый месяц мы постоянно пересматривали ранее согласованные маркетинговые и коммуникационные стратегии. 

В итоге, такие 10-12+ часовые рабочие дни привели к недосыпу, снижению концентрации и накоплению неизбежной усталости.

Граница между работой и личной жизнью стирается, это негативно сказывается на общем самочувствии и производительности. Появляется чувство, что моя работа − это все, что у меня есть. 

Выход: избавиться от переутомления.

Для этого пересмотреть свой подход к организации работы в течение дня и об этом заявить команде.

1. Твое утро − залог крутого дня.

Ежедневная рутина подготовки к работе в офисе и сам путь на работу помогал подготовиться морально к новому дню. Поэтому при удаленной работе я начала создавать свои триггеры для включения в день, которые мне сразу давали нужную энергию.

Это было чтение новостей рынка под утренний кофе, визуализация в голове тех результатов, которых хотела достичь за этот месяц. 

2. Кровать − это не рабочее место.

На концентрацию влияет то, где вы сидите, и где стоит ваш ноутбук. Создайте свое рабочее пространство, зону, попадая в которую вы и ваши близкие понимают, что вы уже на работе и вас беспокоить нельзя.

3. План − ничто. Планирование − все.

Список задач всегда будет расширяться, но чтобы избавиться от переутомления, для начала их нужно внести в календарь. Так вы поймете свою реальную загрузку. А еще лучше − внести туда же и перерывы, обед и даже нерабочие дела, которые также требуют планирования.

Приложение Calendar (альтернатива  Google Calendar) дает массу полезных функций: интеграция, синхронизация, простое планирование без обычной переписки по электронной почте, аналитика, автоматические расшифровки собраний.

В удаленной работе график ничем не должен отличаться от офисного, чтобы сохранить баланс и "выжить" по возвращению в традиционный офисный формат.

Ошибка №2: доступность в коммуникации 24/7 

Работа в "домашнем офисе" ошибочно подразумевает всегда быть возле ноутбука и телефона. Встреч нет, перемещения по городу ограничены, а срочных и важных вопросов много − значит, руководитель всегда обязан быть включенным в работу. 

Нет. Когда вы для команды устанавливаете подход к работе на основе календаря − он формирует уважительное отношение к личному времени руководителя и что рабочие вопросы не нужно решать в Telegram в 22.00. При этом, важно и самому соблюдать эти правила.

Кстати, календарь можно отправить и друзьям, и семье, чтобы они понимали ваш график и уважали его. Удаленная работа не означает, что вы все время свободны. 

Корректная коммуникация при удаленной работе − ключевое, над чем стоит сосредоточиться всей команде. Недопонимание может случиться, даже когда все стараются изо всех сил.

Электронная почта иногда неэффективна для обмена информацией − на практике не все сотрудники при удаленной работе отвечали оперативно. Для получения быстрого ответа на вопрос или отправки обновления своей команде, я использую Slack или Whatsapp как достойную альтернативу электронной почте.

Или же эффективнее позвонить человеку, обсудить срочный вопрос и получить максимально быстрый результат. Slack быстро стал корпоративным инструментом для общения и обмена информацией с коллегами во всем мире. Для меня это было особо актуально, так как им пользуются сотрудники и в Лондоне, и в офисах в Польше, и в Сан-Франциско. 

Инсайт: тестируйте приложения для продуктивной удаленной работы 

Из-за множества отвлекающих факторов (помимо соцсетей и мессенджеров) наша команда начала тестировать разные инструменты и приложения для концентрации внимания, управления задачами и своим личным временем. 

Toggl отлично помог отследить, сколько времени каждый сотрудник тратит на различные задачи. В нем есть таймер и подробные отчеты о данных, а также простое планирование для оптимизации производительности. Приложение сравнивает количество времени, потраченное на выполнение задач и отмечает, какие получились быстрее всего. 

Trello привлек своей простотой в виде виртуальной доски задач, где они добавляются и упорядочиваются по статусам "to-do", "going" и "done". Для определенных проектов это было более удобно для отслеживания прогресса. 

Если сравнивать два эти приложения, то мы в итоге перешли на Toggl, как на самое user friendly приложение из-за своего интерфейса. Мне и моему коллеге было важно понимать, сколько времени уходит на задачи по разработке одного стратегического проекта. Он требовал анализа и постоянного вовлечения при подготовке – изучения множества материалов, анализа ситуации и развития сценариев.

В Toggl можно было  задокументировать, сколько времени вы действительно тратите на отдельные задачи, чтобы убедиться в их эффективности. Еще один плюс Toggl, что оно работает практически во всех операционных системах и в интернете. 

Для личной организованности некоторые сотрудники использовали Evernote –  приложение для создания заметок и организации идей в одном месте. В него можно заносить как текстовые файлы, так и фото, аудио, PDF-файлы. Плюс синхронизировать все свои заметки на разных устройствах. Evernote помог систематизировать все идеи и перенести их в плоскость реализации с уровня списка. 

А чтобы не отвлекаться на уведомления в соцсетях или на посещение сайтов, мы экспериментировали с приложением Freedom. Оно блокирует отвлекающие сайты и приложения на определенный период времени и помогает сосредоточиться на текущих задачах (если вы сами не можете себя контролировать). В нем можно настроить свой собственный список сайтов для блокировки.

Благодаря этому приложению, я перестала так часто отвлекаться на социальные сети, и рабочий процесс стал действительно эффективнее. В довольно сжатые сроки я пересмотрела диджитал-стратегию компании во время COVID-19, результатом которой стал рост всех KPI бренда в два раза при самом эффективном бюджете. 

Приложение Habitica для улучшения баланса между работой и личной жизнью понравилось своей геймификацией. Оно помогает вырабатывать привычки вдали от гаджетов.

После ввода ежедневных целей и желаемых привычек можно создать собственный аватар, который получает очки и бонусы за выполнение задач из списка. Чем больше очков – тем сильнее аватар и больше наград открывается. Так, Habitica помогла наладить баланс "работа-семья" и вернуть время на близких. 

Работать удаленно не всем легко, но адаптироваться можно ко всему и всем – просто найдите свои слабые стороны и варианты, как их можно усилить.