Антивирусные меры для бизнеса: труд на карантине

LIGA.net публікує серію колонок про те, як бізнесу протистояти коронавірусу та працювати в умовах жорсткого карантину, слабкої договірної дисципліни, кризи довіри, нерозвиненого електронного документообігу, відсутності цифрового нотаріату та електронного суду.

Колонку про те, як в умовах карантину налагодити електронний документообіг та договірні правовідносини, читайте тут. Про ефективне управління компанією, командою та процесами з дому - тут. Про зміну законодавства в період карантину - тут. Про карантин, як форс-мажор, та як організувати роботу своїх працівників з дому - тут. 

У цій статті розглянемо обов’язки роботодавців і працівників, дистанційна роботу і гнучкий режим, віддалене підписання кадрових документів та вимірювання температури працівників.

Карантин – тест на гнучкість роботодавців. Доводиться балансувати між інтересами бізнесу і трудовими правами, стабільністю роботи і виконанням законів, які зараз часто змінюються. Розглянемо, які правила допоможуть у цьому.

Keep calm and carry on with your duties

Звичні обов’язки роботодавців під час карантину набувають нового змісту. Наприклад, забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці (ст. 153 КЗпП) для захисту від COVID-19 тепер означає посилену гігієну робочих місць, очищення поверхонь, забезпечення антисептиком, засобами індивідуального захисту тощо.

Слід продовжувати медичні огляди тих працівників, для яких вони обов’язкові (ст. 169 КЗпП, ст. 21 ЗУ "Про захист населення від інфекційних хвороб"). Осіб, які відмовляються/ухиляються від цього, відсторонювати від роботи (ст. 46 КЗпП), притягати до дисциплінарної відповідальності (ст. 26 ЗУ "Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення").

Нагадайте працівникам про їхні обов’язки

На запобігання COVID-19 варто спрямувати і звичні обов’язки працівників:

• співробітничати з роботодавцем у справі організації безпечних та нешкідливих умов праці;
• повідомляти про небезпеку керівника чи посадову особу (ст. 159 КЗпП);
• піклуватися про здоров'я своє та колег, брати участь у проведенні санітарних і протиепідемічних заходів, проходити обов'язкові медичні огляди (ст. 5 ЗУ "Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення").

Виконуючи рекомендації ВООЗ і МОЗ (миття рук, дистанція, звернення до лікарів за потреби тощо), а також повідомляючи про ознаки хвороби, працівники робитимуть внесок у безпеку.

Вимірюйте температуру з дотриманням законодавства

Компанії, які працюють під час карантину, прагнуть убезпечити персонал від зараження, тому вимірюють температуру працівників. Це слід робити, спираючись на правове регулювання. Але воно неоднозначне.

Існує консервативна позиція не на користь роботодавця: вимірювання температури охоплюється поняттям "медичний огляд", який можна проводити лише щодо визначених категорій працівників. Огляд решти формально не відповідає ст. 169 КЗпП і може призвести до спорів та штрафів за порушення трудового законодавства.  

Але, на нашу думку, системне тлумачення КЗпП, ЗУ "Про захист населення від інфекційних хвороб", нових "антивірусних" актів узгоджується із проведенням таких вимірів. Варто видати наказ, яким організувати добровільне вимірювання температури з посиланням на вимоги законів та обов’язки роботодавця щодо безпеки.

Відмова може вважатися недотриманням правил внутрішнього розпорядку і тягнути за собою роз’яснення наслідків, а за наявності підстав – повідомлення медиків або виклик швидкої.

Це узгоджується і з Постановою КМУ №255, згідно з якою якщо особа має ознаки захворювання на COVID-19, вона підлягає обов’язковому медичному огляду, за результатами якого може бути направлена на самоізоляцію.

При цьому підвищена температура або відмова її виміряти не є підставами для відсторонення від роботи. Такими підставами є, зокрема, відмова від проходження обов’язкових медоглядів або захворювання на особливо небезпечну інфекційну хворобу (COVID-19 є такою). Ці підстави підходять лише для працівників, які підлягають обов’язковим медичним оглядам або надали висновок лікаря про хворобу.

Відсторонення на підставах, не передбачених законом, може призвести до спору з працівником, штрафу і виплати працівнику середнього заробітку за час вимушеного відгулу.

Користуйтеся старими інструментами – вахти, відпустки, неповний робочий час, простій

Вирішіть, хто з працівників потрібен в офісі чи на виробництві. Для тих, хто забезпечує критичні функції, розгляньте вахтовий метод роботи – він може знизити ризик захворювання.

Щодо решти є такі опції:

1. Відпустка оплачувана і неоплачувана (ст. 84 КЗпП) за згодою працівника. За законом №530, строк неоплачуваної відпустки на період карантину не враховується в загальний (до 15 днів на рік).

2. Неповний або скорочений робочий час. За заявою працівника його можна встановити з будь-якого моменту, а з ініціативи роботодавця – лише якщо повідомити за два місяці. Сподіваємось, будуть підстави скасувати карантин раніше. Тому, якщо ця опція влаштовує обидві сторони, оформіть її (як зробити це дистанційно – див. нижче).

Закон №540 ввів допомогу по частковому безробіттю при вимушеному зупиненні (скороченні) виробництва та тривалості робочого часу працівників. Але лише працівникам компаній, які вживають заходи щодо профілактики та запобігання поширенню епідемії на виконання відповідного рішення місцевої державної адміністрації.

3. Простій (на всьому підприємстві чи в окремих підрозділах) – для цього не потрібна згода працівника, бо з 2 квітня карантин став однією з законних підстав для введення простою (Закон №540). Простій через карантин оплачується в розмірі мінімум 2/3 окладу. Якщо бізнес хоче під час простою підтримати особливо важливі категорії працівників у більшому розмірі, закон цього не забороняє.

Не нехтуйте новими інструментами – гнучкий робочий час, дистанційна робота

Закон №540 додав (чи точніше нарешті формалізував) два нові інструменти: гнучкий робочий час і дистанційну роботу. Це прогресивні практики, які ринок (зокрема, наша компанія) застосовує доволі давно. Але до карантину вони базувалися на неформальній довірі.

За гнучкого робочого режиму працівник виконує норму тривалості робочого часу. Він сам вирішує, коли працювати, а коли перерва на обід. Частина часу може бути фіксована, тоді потрібно бути присутнім на робочому місці.

Дистанційна робота нарешті отримала визначення: вона виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою IT технологій, але поза приміщенням роботодавця. Тим самим додано новий зміст до обв’язку роботодавця забезпечити працівника необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП).

Тепер до таких засобів відноситься також корпоративна IT-інфраструктура, яка має відповідати потребам дистанційних працівників.

На дистанційних працівників не поширюється режим трудового розпорядку – вони розподіляють робочий час на свій розсуд.

Обидва режими можна застосувати одночасно. Щоб перейти на один чи обидва з них під час карантину, достатньо наказу роботодавця. В інший час потрібно оформлювати зміни до трудового договору.

Але навіть під час карантину змінити строки та розміри оплати праці можна лише за письмовою домовленістю з працівником.

Ведіть кадрову документацію дистанційно

Карантин вивів "у топ" тему переводу трудового документообігу в цифру. Раніше про його діджиталізацію лише говорили. Але під час карантину доводиться обирати між безпекою працівників і дотриманням адмінобмежень, з одного боку, та подорожжю в офіс задля підпису на рутинному документі, з другого.

Якщо обираєте безпеку, треба негайно впроваджувати дистанційний документообіг. Пошта чи кур’єр підійдуть хіба що для особливих та термінових завдань – строки, такі небажані сьогодні додаткові витрати, сумнівна гігієна процесу.

Обмін документами слід проводити в електронному вигляді:

• заяву або договір, написані чи підписані від руки, можна відсканувати або сфотографувати;
• підтвердити ознайомлення з наказами можна з робочої електронної пошти (ідентифікація в корпоративній мережі може важити більше, ніж власноручний підпис);
• підтвердити виконання нових домовленостей та правил можна за допомогою відео чи інших фактичних дій (з обов’язковим відтворенням всіх юридичних фактів на папері, коли це стане можливо – тобто одразу після карантину).

Накази Мінюсту щодо діловодства та архівування хоч і не дають нам поки що повністю відірватися від кадрового паперу, але, на нашу думку, за умови чіткої та творчої формалізації нових дистанційний процедур все можливо.

Люди важливіші за застарілі правила діловодства, а державі варто невідкладно працювати над новими.

Стаття написана у співавторстві з Дмитром Павленком, директором податково-юридичного департаменту Делойт в Україні, адвокатом, к.ю.н.