KPI или ценности компании: что больше влияет на трудоспособность команды

У кризові часи питання ефективності кожного працівника набуває особливої актуальності. Візьмемо, наприклад, компанію з продажу телефонів. Вона, як і багато інших компаній в різних сферах, переживає зараз кризові часи. Тож щоб новий менеджер з продажу був максимально ефективним, а його роботу можна було б контролювати та відповідно оцінювати, в компанії розробили систему КРІ. Але очікуваних результатів власники не побачили. У чому ж справа — у тому, що обрали не правильні KPI, зробили їх недосяжними, чи у карантині, який вніс зміни у діяльність компанії? Або KPI взагалі не працюють? Давайте розберемося.

Що робити, щоб інструмент працював?

Для того, щоб KPI стали помічниками і мотиваторами, варто звернути увагу на наступне:

1. KPI повинні бути досяжними, але мають ненав'язливо мотивувати людину зробити над собою невеличкі зусилля. Цей принцип добре описаний в книзі Міхай Чіксентміхайі "Потік. Психологія оптимального переживання". У ній автор доводить, що для досягнення стану потоку в своїй діяльності людині важливо бачити мету, яка їй під силу, але при цьому для її досягнення варто трохи подумати і довчитися. Ось це "трохи" породжує цікавість і виштовхує з рутини. А розуміння досяжності мети дає впевненість у своїх силах. Про цей баланс варто пам'ятати під час визначення цілей, показників та їх нормативів. Особливо актуально це стане для представників творчих професій, для який KPI здебільшого варто ставити індивідуально, виходячи з характеру роботи людини, її здібностей і прагнень.

2. Важливе завдання показників ефективності ㅡ фокус співробітників на стратегію компанії.  KPI по суті переводять стратегію на операційний рівень діяльності, даючи кожному співробітнику інструмент, за допомогою якого можна зробити внесок у досягнення корпоративних цілей. Але цілі змінюються, тому важливо їх періодично переглядати і коригувати KPI співробітників. Таким періодом для змін може бути квартал або півроку. В першому випадку корисним може стати метод  OKR (Objectives and Key Results).

Деякі KPI можуть бути все ще актуальними, але з часом дійдуть до автоматизму. Наприклад, менеджер з продажу за 3 місяці навчиться віртуозно обдзвонювати 2500 клієнтів на місяць. У довгостроковій перспективі ви ризикуєте перетворити менеджера на робота з продзвонів, який втратить інтерес до роботи (як наслідок впаде і його ефективність). Формально працівник буде виконувати свої обов’язки, але не буде розвиватися. В результаті будуть втрачені додаткові можливості для бізнесу. Виходом може бути перегляд KPI ㅡ збільшення норми холодних дзвінків, встановлення норми по офлайн спілкуванню з лідами на різних майданчиках, кількість продажів в нових для компанії індустріях тощо.

3. KPI ㅡ це тільки інструмент. Для правильного використання кожного інструменту необхідна компетентна людина. KPI здатні допомогти в управлінні людьми та компанією, але тільки за умови, що є фахівець, який зможе ефективно їх використовувати, прояснювати, адаптувати. А головне ㅡ давати зворотний зв'язок співробітникам на підставі отриманих завдяки KPI даним.

З юридичної точки зору систему КРІ потрібно зробити гнучкою та прозорою  для працівників. Коли компанія затверджує показники ефективності, її керівництво та юристи повинні розуміти, що так вони впливають на трудові відносини з працівниками.

KPI фактично стають посадовими обов’язками працівників. Так само змінюються і умови оплати праці. Хто хоч раз мав відношення до трудового права, розуміє, що про зміну істотних умов праці (наприклад, посадових обов’язків) роботодавець зобов’язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці.

А якщо вам потрібно змінювати KPI? Чи потрібно повідомляти працівників за два місяці? Тут все залежить від документів, які ви прийняли на затвердження KPI. Якщо ви передбачили, наприклад, в посадових інструкціях працівників, що вони мають виконувати показники ефективності, які затверджуються наказом керівника, то все добре. Щоб змінити KPI, вам достатньо оформити відповідний наказ і ознайомити з ним працівників. Якщо такого положення не буде, то щоразу потрібно буде повідомляти працівників про відповідні зміни за два місяці.

Це ж відбувається і з оплатою праці. Якщо не передбачити формули і умови нарахування частини заробітної плати за виконання KPI, працівники зможуть оскаржувати зменшення заробітної плати. Обгрунтування просте: їх не попереджали про погіршення умов оплати праці, як того вимагає ст. 103 КЗпП України. Якщо ж у вас буде окреме положення про оплату праці, де будуть враховані всі моменти застосування KPI у роботі, таких проблем вже не буде.

Наша рекомендація: не вважайте КРІ єдиним та самодостатнім інструментом управління працівниками. Вони повинні стати доповненням більш глобальної системи управління компанії, побудованої на високому рівні корпоративної культури, місії та цінностей компанії.

Колонка написана у співавторстві з Олексієм Головіним, юристом ILF, експертом з трудового консалтингу